3 dicas para organizar seus arquivos digitais de forma estratégica

Com a possibilidade de guardar arquivos de forma digital, tornou-se muito mais fácil armazenar documentos e outros tipos de conteúdos em um computador. Além disso, o armazenamento dos arquivos digitais por meio de sistemas eletrônicos oferece mais segurança ao proprietário dos documentos, pois evita que esse material seja extraviado e danificado.

Uma vez com um sistema digital que proporciona a Gestão Eletrônica de Documentos, é preciso guardar esses materiais de forma organizada para que o acesso se torne mais fácil e prático para a utilização dos arquivos.

Hoje iremos conferir algumas dicas para você organizar arquivos digitais de forma estratégica, otimizando processos.

Crie divisões eficientes

O primeiro passo para organizar arquivos de forma estratégica é criar divisões entre eles, para que os documentos relacionados entre si e que normalmente são utilizados com a mesma finalidade nos processos estejam no mesmo local. Para efetuar essas divisões, pense em como você dividiria esses documentos impressos em pastas: a organização digital pode seguir os mesmos preceitos.

A vantagem dos arquivos digitais, no entanto, é de que dentro das pastas é possível criar quantas subdivisões forem necessárias para que os documentos fiquem ainda mais organizados. Assim, você pode dividir os documentos por tipo, depois por data ou por qualquer ou tipo de critério que julgue interessante.

Padronize o nome dos arquivos

Para não se perder mesmo com as divisões e subdivisões, os arquivos devem trazer nomes que possam facilitar na sua identificação. Por esse motivo, padronize o nome dos documentos de uma forma que você possa identificá-los individualmente e não tenha que perder tempo procurando em toda a pasta o arquivo necessário. Com essa medida, você organizar arquivos digitais de forma mais estratégica para uso cotidiano.

Uma dica para tornar essa padronização mais simples é usar “tags”, ou seja, abreviações de palavras que podem auxiliar a identificar um tipo de documento. Por exemplo, se você está salvando folhas de pagamentos, não é necessário utilizar a palavra inteira para salvar o arquivo. Neste caso, a tag “fol” ou “pag” já pode ajudar a identificar o material e deixá-los mais organizados para serem utilizados no futuro.

Não deixe que a pressa o faça quebrar as regras

As vezes precisamos salvar arquivos rapidamente e, muitas vezes, não utilizamos as regras estabelecidas para a organização estratégica dos arquivos digitais. Dessa forma, muitos documentos acabam parando em pastas erradas e sem a denominação adequada.

Em situações de urgência, é normal que isso aconteça e não há porque se preocupar. Porém, caso o hábito se torne constante, a organização poderá ser perdida e demandará de muito tempo para ser reestabelecida. Portanto, sempre que salvar um documento no sistema, respeite as divisões e regras para a nomeação do arquivo.

Caso você não tenha tempo de seguir todas as normas estabelecidas para a organização estratégica, busque adequar os arquivos salvos de forma errada quando puder. Dessa forma, você não deixa que a pressa faça com que o seu esforço pela organização seja em vão.

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