GED Acadêmico: Como a gestão eletrônica de documentos pode ajudar as IES?

A Portaria do MEC n°1.224/2013 deixou de existir antes mesmo de certas instituições de concluírem os trabalhos que haviam dado início sobre ela. No final de 2017, foram divulgadas novas normas para as Instituições de Ensino Superior (IES). Foi então que, entre Portarias e Decreto, o tema digitalização de documentação acadêmica entrou em pauta.
Com suas regras entrando em atividade no mesmo dia de sua divulgação, em 15 de dezembro de 2017, o Ministério da Educação passou a qualificar as instituições de Ensino Superior com base nos métodos do Decreto n° 9.235 e das Portarias que o completam.

O que diz a nova legislação?

A ideia da nova legislação em relação ao acervo acadêmico tem como objetivo incentivar o investimento das instituições de ensino superior em projetos de gestão eletrônica de documentos, com processos que assegurem a veracidade e integridade de todos os dados presentes nas documentações originais.

A organização e armazenamento de documentos

Há um bom tempo este assunto tem se mostrado um dos principais desafios para as IES. O grande aumento no número de alunos, professores e cursos gerou o crescimento do volume de arquivos e documentos a serem organizados e armazenados.
Segundo um levantamento do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), durante o período de 2006 a 2016, houve um crescimento de aproximadamente 62% na quantidade de ingressantes em cursos de nível superior.
As IES são encarregadas pelo registro e armazenamento de todos os documentos dos alunos ao longo de seu trajeto acadêmico. Isso inclui documentos relativos ao cadastro no processo seletivo, matrículas, histórico escolar e financeiro, provas, atestados, entre outros.
Agora com a portaria n°315/2018 do MEC, as instituições de Ensino Superior têm como prazo o ano de 2020 para transpor seus arquivos acadêmicos para o meio digital. Com isso, muitas IES têm buscado por soluções de gestão documental, não somente para estar de acordo com a nova legislação, mas também para elevar a segurança das informações, facilitar a acessibilidade aos dados e conceber ganhos na produção.

Como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar as IES?

As soluções com base em Gestão Eletrônica de Documentos (GED) contam com uma série de recursos para gerenciamento, captura, manuseio e extração de arquivos em formato digital. Asseguram rápido acesso, confiabilidade, integridade e rastreamento presentes em cada arquivo. Além do mais, o sistema GED Acadêmico possibilita a conexão entre bancos de dados e controles de processos.

As principais dificuldades enfrentadas pelas IES e qual a relação com o GED Acadêmico

Além do prazo para a migração dos arquivos acadêmicos para o meio digital ser relativamente curto, muitas instituições de ensino ainda contam com outras dificuldades. Dificuldades estas que podem ser solucionadas com o sistema GED Acadêmico. São elas:

1. Realização da matrícula e rematrícula:

Trata-se de um dos primeiros contatos que o estudante tem com a universidade. O longo tempo de espera, uma série de documentos em mãos, filas grandes e o atendimento complicado são um dos fatores que comprometem o serviço.
Com a implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, o estudante pode efetuar sua matrícula (ou rematrícula) online pelo site ou aplicativo da universidade, anexando a documentação necessária através de fotos e fazer a assinatura eletrônica.

2. Atendimento às solicitações dos estudantes:

Quando um aluno precisa fazer uma solicitação à instituição, geralmente a documentação encontra-se em seu formato original, no papel. Como a universidade conseguirá atender rapidamente à solicitação se o documento está armazenado de forma inapropriada? Isso leva a uma busca frenética do arquivo, que pode durar minutos, dias ou até mesmo semanas. Também existe a possibilidade remota de o documento nem existir mais.
Com o Sistema GED Acadêmico, os documentos são localizados com rapidez, bastando o funcionário digitar a numeração de matrícula do estudante. É neste número que estarão todos os seus registros e documentos; tornando fácil o atendimento.

3. Serviços:

Ao longo da trajetória acadêmica, o aluno precisará de serviços tais como atestado de matrícula, histórico escolar e assinatura para o termo de estágio. A dificuldade das IES com este tipo de serviço é que elas não costumam disponibilizá-lo online, fazendo com que o aluno solicite na central de atendimento a versão impressa, atrasando todo o processo.
Com o GED Acadêmico, estes documentos terão uma versão digital e assim os alunos podem fazer a solicitação online, fazendo a sua assinatura digital.

Como se pode ver, a migração do acervo acadêmico para o meio digital é o principal desafio das IES. Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com o Grupo Gerenciar para conhecer nossas soluções em GED. Acesse: www.grupogerenciar.com.br

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