5 passos para fazer o arquivamento correto dos documentos da sua empresa

Estabelecer uma rotina de excelência é imprescindível para toda e qualquer empresa, e para isso é necessário que seus documentos sejam armazenados de maneira inteligente e inovadora. O que isso quer dizer? Quer dizer que você deve ficar atento a algumas dicas para efetuar o arquivamento correto dos documentos de sua empresa.

No momento de fazer o arquivamento, é imprescindível que os documentos sejam guardados de forma correta. Existem inúmeras de maneiras de poder arquivar os documentos de uma empresa, como armários, gavetas e caixas – ou, claro, em arquivos nos computadores de sua empresa.

Seja qual for a maneira escolhida, o mais importante é que os arquivos sejam sempre alocados com identificações, para que seja mais fácil manuseá-los e mais rápido localizá-los

Caso o seu escritório esteja sempre muito bagunçado, e você tenha se deparado com grandes dificuldades no momento de encontrar um determinado documento, esse artigo foi feito para você. Confira os 5 passos para efetuar o arquivamento correto dos documentos de sua empresa.

Ter um local específico para ser feito o arquivamento correto dos documentos

Para se fazer o arquivamento dos documentos de maneira correta, é preciso ter um local separado especialmente para alocar os documentos e arquivos que são essenciais para sua empresa. A dica é destinar um espaço físico somente para poder guardar os documentos que serão mais importantes e que de fato precisam ser arquivados. Dessa maneira, você poderá evitar que se percam alguns documentos, e certamente conseguirá ampliar o local que antes os documentos ocupavam de maneira desorganizada.

Sempre classifique os seus documentos

Ao fazer a classificação de seus documentos, você irá separar cada um deles por assuntos, departamentos e segmentos. É exatamente o ponto alto para se realizar um arquivamento correto. Será o grande diferencial para auxiliar o momento de efetuar alguma consulta.

Tabelas de temporalidades

Atualmente, a maioria das empresas já utiliza tabelas de temporalidades. São elas que determinam os prazos mais importantes para que determinados documentos se mantenham arquivados.
Através desta prática, sua empresa irá evitar que sejam jogados fora documentos importantes e realmente necessários.

Digitalizando os documentos de sua empresa

Você conhece alguém ou empresa que não tenha perdido, ao menos uma vez, algum documento importante? É extremamente comum ver empresas que acabam perdendo documentos, dos quais possam ser extremamente prejudiciais para o andamento da mesma.

Não se esqueça: existem leis que exigem a apresentação de determinados documentos, como, por exemplo, notas fiscais. Caso não as possua, pode ficar sujeito a multas – em alguns casos, com valores bem “salgados”. Por isso é extremamente recomendado que empresas digitalizem documentos que são muito consultados, evitando assim alguns inconvenientes como o citado acima.

Existem inúmeras opções de GED com armazenamento em nuvem, como também microfilmagem e muitas outras maneiras que podem atender a sua empresa da maneira que ela realmente necessita.

Como posso fazer a digitalização dos documentos de sua empresa

O processo de digitalização dos documentos de sua empresa precisa ser feito com extremo cuidado. E nada melhor do que ter uma empresa que possa auxiliar nesse momento.

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