Gerenciamento de Notas Fiscais Eletrônicas: saiba como fazer isso com eficiência

A gestão de documentos em uma empresa é sempre um processo que demanda muita atenção. Tanto mais quando falamos de elementos que têm valor de registro e comprovação de atividades financeiras. A nota fiscal é um bom exemplo disso. O grande volume e a necessidade de organização constante, no entanto, tendem a tornar o gerenciamento de notas fiscais burocrático.

Com isso o processo é tido por muitos empreendedores como algo maçante e que toma muito do seu tempo. Um recurso que atenua muito esta situação é a nota fiscal eletrônica (NF-e). Afinal, o armazenamento virtual por si só já resolve problemas de espaço e acessibilidade.

Apesar dos benefícios este é apenas um dos caminhos que ajudam a melhorar o manuseio de documentos na sua empresa. Para auxiliar neste percurso reunimos algumas dicas para gerenciar melhor as suas notas fiscais. Continue a leitura para descobrir como fazer isso com mais eficiência.

Rotina e organização

Estabelecer a rotina a ser adotada na emissão e recebimento de notas fiscais é prioridade. Independentemente do volume com o qual a sua empresa terá de lidar, esta medida evita problemas futuros. Dentre eles o acúmulo de documentos que devem ser organizados.

No que diz respeito às notas e demais registros financeiros, a falta de um tratamento sistematizado favorece erros. Portanto, organize os seus documentos assim que chegarem e categorize as notas por mês e ano de emissão/recebimento. Desta forma elas poderão ser facilmente encontradas pelos seus colaboradores.

Uma prática que pode ser interessante é manter um arquivo físico para notas de entrada e outro digital para as de saída. Neste tocante há ainda mais um fator a ser lembrado. Até a pouco tempo as empresas que possuíam registros anteriores às notas fiscais eletrônicas precisavam recorrer ao arquivamento em pastas-catálogo. Hoje a digitalização ou microfilmagem de documentos são alternativas para uma gestão mais eficiente destes itens.

Não deixe de conferir a autenticidade das notas

Este processo vai evitar que a sua organização tenha problemas futuros com a Receita Federal. A despeito das relações previamente estabelecidas com os fornecedores, a checagem não pode ser negligenciada. Para conferir se um documento é autêntico visite o site da Fazenda. Basta procurar pela opção “Consultar NF-e completa” e informar a Chave de Acesso registrada no DANFE.

Atenção à segurança dos arquivos digitais

No que diz respeito ao gerenciamento de notas fiscais eletrônicas especificamente, toda atenção à segurança é pouco. O primeiro cuidado a se ter em mente aqui são os backups. Afinal, arquivos presentes em uma única máquina podem ser perdidos. Seja por danos, formatação ou até mesmo roubo. Para evitar este problema, sistemas de gestão e servidores em nuvem são a melhor alternativa. Lembre-se, contudo, de sempre atualizar os backups quando forem adicionados novos documentos ao arquivo.

Converse sempre com o seu contador

O contador da sua empresa precisa estar bem informado com relação à rotina de processos adotada para gerenciar notas fiscais. Assim, cuide de manter atualizado este profissional responsável pelas contas do seu negócio e aproveite as conversas para tirar dúvidas. Quaisquer mudanças legais e implementos tecnológicos podem ser conhecidos através dele.

Esclareça sempre as questões que surgirem no tocante à emissão e armazenamento de notas fiscais. A informação trocada poderá contribuir para uma colocação qualificada da sua empresa no mercado. Em outras palavras, uma atuação tendo em vista as melhores práticas e estratégias financeiras. Também se evitam com isso os erros por falta de informação.

Experimente um software para o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas

Se a NF-e já facilita muito a vida dos gestores, por que não explorar outras possibilidades trazidas pela tecnologia? Os softwares para gerenciamento permitem que a sua empresa opere com maior agilidade e segurança. Isso acontece porque com os programas disponíveis a sua organização poderá armazenar e emitir notas fiscais com facilidade.

Outros recursos possíveis incluem acompanhamento de prazos de vencimento e até mesmo lembretes sobre pagamentos e status dos documentos. Em geral estes programas podem ser acessados de diferentes lugares, o que dá certa mobilidade para o gestor. Por fim, a economia de tempo é considerável e enviar a documentação relevante para seu contador será muito mais fácil.

Embora muitas medidas listadas sejam simples, o seu efeito para tornar o gerenciamento de notas fiscais mais eficiente é considerável. Completar estes cuidados com investimento em tecnologia e métodos modernos de organização e preservação de documentos é o mais recomendável.

Você gestor está procurando o melhor caminho para lidar com os seus documentos? Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.