Entenda como um WorkFlow pode otimizar a gestão dos seu negócio

Tudo o que se realiza em uma empresa é através de processos. Afinal, em qualquer ambiente, uma etapa deve ser concluída para que a subsequente possa se iniciar. Nessa era, onde as comunicações se dão em alta velocidade, cada procedimento deve ser finalizado com o melhor aproveitamento de tempo. Através dos métodos de organização e otimização da gestão, surgiu a técnica chamada de workflow.

Para que a maior produtividade seja atingida, é necessário planejamento e tomadas estratégicas de decisão. Confira neste artigo como fluxo de trabalho pode otimizar a gestão dos seus negócios, e quais são os benefícios para a companhia.

Redução de etapas

Muitos problemas podem surgir na gestão de um negócio. Isso é inevitável. O workflow, ou fluxo de trabalho, é uma maneira de sistematizar todos os processos realizados. Tal metodologia não envolve apenas softwares, mas também pessoas.

Funciona da seguinte maneira. Você elabora o ponto em que quer chegar com o seu negócio, traça os caminhos possíveis na forma de um fluxograma de processos, e compartilha com os seus colegas de trabalho. Como um mapa que irá guiá-los durante toda a linha produtiva.

É claro que isso não está restrito à parte propriamente produtiva da empresa. Na verdade, ele se expande para toda a companhia, e dá ao gestor total controle sobre o que está acontecendo, onde melhorias podem ser feitas, e o que já está dando certo.

Dessa maneira é possível encontrar processos disfuncionais, ou que atrapalham o andamento das atividades, e reformulá-los ou até mesmo eliminá-los de vez. O que aumenta a produtividade e reduz o número de etapas necessárias para se atingir o objetivo.

Menos erros cometidos

Todo dono de um negócio conhece o trabalho que há em treinar um novo colaborador, mas às vezes não percebe que essa atividade deve ser contínua. É dever do gestor alinhar os funcionários às tendências de mercado e ao plano de ação que é atualizado de acordo com as necessidades.

O workflow é justamente isso. É uma maneira de guiar seus parceiros de modo sintético e sem perder tempo. Quando eles sabem exatamente o que lhes é esperado e quais metas devem ser atingidas, irão rumar para esse objetivo em comum.

Definindo um fluxo de trabalho, é possível seguir um caminho já percorrido, com a maior parte dos erros previstos e com soluções preparadas caso tornem a ocorrer. Tal fato dá uma vantagem competitiva enorme à empresa, uma vez que prejuízos podem ser evitados; e melhores planos de ação, elaborados.

Mais facilidade de administrar

Assim como o seu colaborador sabe o que lhe é esperado, o gestor define exatamente quais pontos avaliar. Seja no desempenho do funcionário, sua produtividade, lucros gerais da empresa, ou até maneiras de melhorar o fluxo de trabalho.

Pode se criar um workflow próprio para administrar o negócio, como se fosse um checklist em que cada área, setor ou departamento é avaliado individualmente. Dessa forma, melhorias são feitas de maneira pontual.

É possível manter na ponta do lápis os prazos a serem cumpridos, pedidos a serem entregues e recebimentos previstos. Tudo isso confere à equipe administrativa armas para combater os gastos excessivos e manter o controle do fluxo de caixa.

O workflow é uma maneira de ficar de olho em todos os aspectos da empresa, e pode ser valioso para otimizar a gestão dos seus negócios. A sua implantação tende a apenas trazer vantagens.

Há no mercado sistemas que facilitam a implementação desse modelo. O GED Gerenciar, por exemplo, possui um módulo workflow que permite automatizar todo o fluxo da informação da sua empresa. Tudo de maneira mais organizada, segura e confiável.

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