5 dicas de como manusear melhor os documentos da minha empresa

Depois de um dia intenso de trabalho, olhar para a mesa e perceber a quantidade de documentos e pastas desordenadas causa certa angústia para a maioria dos profissionais. A dificuldade de encontrar um documento importante, ou perder algo que não deveria ser perdido, pode ser um verdadeiro pesadelo. A organização e a indexação dos documentos para a empresa devem ser prioridade para que haja o bom fluxo de trabalho.

Pensando em melhorar o dia a dia dos profissionais e a maneira como eles se relacionam com os papeis, vamos dar dicas de como manusear os documentos. Confira!

1. Organize os documentos, deixe junto o que tem que estar junto, e separado o que deve está separado

Gerenciar documentos vai muito além de guardá-los em uma pasta, gaveta ou armário. Esta ação é a última diante de todas as outras etapas importantes dentro deste processo. A palavra organização deve ser a primeira a nortear a maneira como sua empresa se relaciona com os documentos.

Todos os documentos produzidos seguem um tema e um propósito, e estas informações são essenciais para que a organização seja lógica e de fácil manuseio quando for preciso. Portanto, todos os memorandos, relatórios, ofícios, avaliações e demais demandas precisam ser separadas segundo os seus assuntos gerais. Este é um dos princípios mais básicos da arquivologia.

2. Coloque uma regra de procura, Data, Tipo Documental e urgência

Uma vez que os documentos estão separados seguindo seus temas correlatos, o passo seguinte é organizar por critérios específicos. O tipo de padrão que será adotado deve estar de acordo com as necessidades da empresa, por isso, conhecer bem o fluxo de trabalho ajuda a separar melhor. Então, propõe-se que, de uma maneira lógica, haja regras segundo o tipo de documento, urgência, data ou qualquer outro parâmetro facilitador para o seu trabalho.

3. Limpe os documentos, nada de sujeira ou poeira, e armazene em uma pasta ou saquinho plástico

Não dê chance para que as traças, cupins e outros insetos destruam os seus documentos, uma vez que trabalhos inteiros podem ser perdidos, sem chances de recuperação. E não são somente os vetores que colocam em risco a integridades dos documentos: o mau manuseio também é um grande vilão. Aqueles que têm o hábito de fazer refeições diante dos documentos correm sempre o risco de vê-los respingados e danificados.

Antes de guardar, é necessário se certificar que eles estão limpos e em perfeito estado. Esta é uma responsabilidade que não pode ser tida por menos. Deste modo, o ideal é armazenar em pastas resistentes ou mesmo dentro de saquinhos plásticos. Assim, a integridade do documento pode ser mantida.

4. Use o sistema Ged Gerenciar

Para não se perder ou para não perder um documento importante em meio a tantas caixas e pastas, opte por utilizar um sistema de gestão especializado. O Ged Gerenciar proporciona facilidade e eficiência na busca de documentos da empresa, além de ganho de tempo, agilidade e aproveitamento do espaço físico. Portanto, se é possível contar com um auxílio profissional nesta etapa, não se pode incorrer na negligência e na falta de responsabilidade com o arquivamento dos documentos.

5. Armazene em pastas separadas, da mesma forma que separou o documento físico

Os princípios e critérios de organização dos documentos em ferramentas digitais seguem os mesmos daqueles abordados nos documentos físicos. Una os documentos semelhantes. Além disso, tenha regras lógicas e personalizadas para a empresa segundo a procura, proximidade de data, tipos de documentos e urgências. Mesmo em pastas separadas virtuais, a organização permanece sendo o principal norteador da gestão de documentos.

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