Guia prático de como manusear documentos contaminados

Muito se sabe, hoje em dia, sobre a importância da organização e indexação dos documentos físicos. Porém, outro cuidado que deve ser levado em consideração, é o manuseio adequado de documentos a fim de evitar contaminações.

Para lidar com isso, é importante saber sobre a gestão de documentos contaminados, seja qual for a origem dessa contaminação. Para isso, preparamos um guia prático. Confira, abaixo!

Por que é importante saber como lidar com documentos sujos?

Os arquivos físicos de papel são partes essenciais de um empreendimento. Eles levam informações de extrema importância sobre os mais diversos setores, desde o RH até o jurídico. Por isso, cuidar desse patrimônio é vital para a saúde de uma empresa.

Gerir sem cuidado os documentos faz com que perdas, inclusive financeiras, possam ocorrer. E quando uma empresa não olha com a atenção necessária para o assunto, os resultados podem ser bastante problemáticos.

Como as contaminações de documentos ocorrem?

O nível mais básico de deterioração do papel são sujidades e amassados. Contudo, os documentos estão expostos a: poeiras, gordura, manchas, ferrugem, amarelecimento, descoloração, fungos e muito mais.

Em alto grau, estes tipos de deterioração podem gerar graves problemas, como o aparecimento de animais como roedores e insetos. Isso é explicado porque o acúmulo de dejetos atrai as chamadas pragas urbanas, como baratas, moscas, ratos e pombos. Nesses casos extremos pode chegar até ao nível da disseminação de doenças.

Em outros casos em que o empreendimento está próximo de mananciais ou rios, a falta de limpeza pode até gerar contaminação da água. E o descarte do lixo também é importante, já que ele pode causar, por exemplo, entupimento das vias de drenagem e bueiros.

Dicas para a conservação dos documentos

Entre as ações que podem evitar contaminações, estão atitudes como:

• Higienizar os documentos antes da consulta
• Sempre prezar por um pincel de pelos macios;
• Manter os arquivos sempre secos (bolores e fungos podem surgir em objetos úmidos);
• Salientar aos funcionários que eles devem comer somente na cozinha ou refeitório;
• Manter a dedetização e controle de pragas em dia;
• Manter tudo organizado e indexado, para facilitar a localização dos documentos e evitar o manuseio dos documentos para encontrar o que precisa.

Como manusear documentos com sujeira?

Caso haja a contaminação a partir de restos de alimentos, mesma que básica, é importante informar aos funcionários que o manuseio deve ser feito de maneira diferenciada.

Para que a saúde dos colaboradores seja preservada, é importante tomar cuidados como a utilização dos equipamentos de proteção individual – EPIs, como as luvas de algodão ou do tipo cirúrgica, máscaras contra a poeira, aventais descartáveis (manga longa) e touca para o cabelo. Eles evitam que pessoas alérgicas possam entrar em contato com a poeira e os demais agentes patogênicos.

As pessoas manuseiam os documentos contaminados são chamadas de “agentes de higienização”. Elas devem passar por um treinamento para que saibam, entre outras coisas, o valor dos documentos e identificação dos agentes nocivos.

Os cuidados valem a pena

Esse tipo de procedimento, com certeza, fará a diferença na administração de qualquer empreendimento. O cuidado com a limpeza e manuseio correto dos documentos pode afetar até mesmo a saúde financeira de um negócio.

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