Gerenciador de arquivos: Descubra as vantagens de um sistema GED

Todo gestor sabe que os documentos são uma parte indissociável do bom funcionamento de uma organização, não apenas por questões de sustentabilidade das atividades, mas também para evitar problemas tributários e legais. Tampouco devemos negligenciar o fato de que o crescimento de uma organização aumenta a complexidade da gestão de documentos. Diante disso, um gerenciador de arquivos é uma solução para evitar que as tarefas fujam ao controle da gestão.

Um sistema GED organiza de forma automatizada e simples os documentos, de modo que eles não se tornem um problema. Além disso, trabalha no controle e localização dos arquivos físicos. Exemplificando os transtornos evitados, você sabia que em 2017 a Receita Federal aumentou em 68,5% a quantidade de multas aplicadas? A maioria das irregularidades estava relacionada às notas fiscais eletrônicas. Seja pela falta de um método para baixar e armazenar os arquivos XML ou por desrespeito à temporalidade documental.

Ambas as causas mencionadas são evitadas a partir da implantação de um software para gestão documental. Resumindo os benefícios desta ferramenta, há três atividades onde a sua utilização tem efeitos mais imediatos. Em primeiro lugar, temos o tempo que se leva para localizar um documento na empresa. Depois vem a preservação dos arquivos e a segurança para o armazenamento e transmissão dos registros digitais.

Cada um destes tópicos, por sua vez, trará uma cadeia de benefícios para a organização – de forma direta, ou indireta. A simplicidade e rapidez nas atividades cotidianas é um dos ganhos mais conhecidos entre as empresas que investem nestes sistemas. Os efeitos da gestão eletrônica de documentos também são percebidos no bolso dos empreendedores. Se você ainda não sabe exatamente como funciona este sistema, elaboramos um resumo a seguir.

O que é o GED e como ele funciona?

O GED nada mais é do que o Gerenciamento eletrônico de documentos. Esta gestão de arquivos acontece através de programas de computador, que podem até mesmo funcionar a partir da nuvem. Estas soluções têm um desenvolvimento que prioriza a organização dos registros de uma empresa – ainda que outras funções possam ser agregadas. O objetivo é tornar o acesso às informações simples, rápido e seguro. É, portanto, um elemento capaz de proporcionar operações eficientes e confiáveis no trato da empresa com a sua documentação, sobretudo por conta do controle de usuários proporcionado.

O gerenciador de arquivos é também uma fonte de informação que pode ser utilizada de modo estratégico pelo negócio. Afinal, entre os arquivos há componentes tributários e fiscais, que ao serem analisados podem apontar para oportunidades de economia. Trata-se apenas de um dos exemplos que podemos dar para ilustrar como o GED pode impulsionar aspectos competitivos da empresa.

O processo que permite o funcionamento do sistema começa com a captura/digitalização dos registros, que pode ser feita no próprio GED. Os arquivos digitais que serão armazenados no programa podem estar em diversos formatos. Atualmente PDF e XML são os formatos de arquivos mais utilizados devido à facilidade de leitura e universalidade no uso. Nada impede que estas soluções possam trabalhar ainda com outras extensões, como áudios e vídeos, se for pertinente.

Uma vez que os documentos estejam armazenados no sistema, eles passam por um processo de indexação. Os softwares de gestão de documentos apresentam diversos parâmetros de organização, como data de emissão e dados de clientes – CPF, número de contato, etc. Todas as soluções deste gênero apresentam também funcionalidades avançadas de busca. É através desta função que o acesso aos documentos ocorrerá de forma abrangente e rápida. Por fim, a gestão de documentos através dos GEDs comporta diferentes níveis de acesso para os usuários, aumentando a segurança.

Gerenciador de arquivos: algumas vantagens de implantar esta solução

As vantagens de um sistema GED começam no aprimoramento que ocorre na organização de documentos em uma empresa. Os arquivos são categorizados por setor, assunto, data e outros parâmetros na organização virtual e podem ser rapidamente acessados. Quando é feita a produção de documentos originais digitalmente, a necessidade de aumentar o espaço para armazenamento físico é reduzida.

Neste tocante, não se pode perder de vista o fato de que a necessidade de armazenamento de documentos é exponencial. Isso quer dizer que há uma curva crescente de acúmulo, que aumenta a demanda por locais para armazenamento. Não raro a situação leva as empresas a incorrerem em gastos cada vez maiores apenas com este fim. Um gerenciador de arquivos, por outro lado, permite que metros quadrados sejam trocados por medidas digitais, como teras e gigabytes. Para tanto, basta que a nova documentação passe a ser gerada digitalmente.

Este ganho em espaço pode inclusive estar relacionado à infraestrutura de TI do negócio. Pois em muitos casos o GED funcionará por meio da computação em nuvem. Como resultado, até mesmo o espaço físico ocupado por PCs e servidores vai sofrer redução. O aproveitamento do local de trabalho pode ser transformado em sentidos produtivos e qualitativos por conta desta mudança. Portanto, economizar espaço resulta em diversas oportunidades de ganhos para a empresa. Tanto pela redução de gastos, quanto por questões de melhor aproveitamento do ambiente.

Naturalmente, ao dispensar os locais para armazenar os documentos a organização ganha muito em rapidez na hora de encontrar um determinado arquivo. Nos moldes tradicionais seria necessário que um funcionário se deslocasse até o arquivo e então fizesse buscas manuais. Um processo que de nenhuma forma poderia ser rápido. Para as atividades cotidianas isto representa um mês inteiro perdido atrás de documentos. Um dado que nos é fornecido pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD).

Economizando com o GED

O acesso aos documentos é mais rápido, o espaço é melhor utilizado, os extravios são reduzidos e o manuseio indevido é evitado. Consequentemente, a eficiência aumenta. Com tudo isto, o próximo benefício só poderia ser a redução nos gastos da empresa. Para colocar na prática o que resulta de instalar um software de gestão de documentos, pensemos em algumas tarefas básicas. Se há um GED no local, três grandes cortes de despesas vão acontecer de forma imediata.

O compartilhamento de arquivos em papel diminui devido a versões digitais, que podem ser transmitidas na rede interna da companhia. Assim cortamos o que antes seria destinado à compra de papel e tinta para impressoras. Por sinal, estes últimos periféricos, além de ser um gasto na aquisição, podem necessitar eventualmente de manutenção.

Outra economia que vem a reboque das citadas é aquela relativa ao espaço. Se havia um aluguel crescente de local para armazenamento, com o GED isto deixa de ser necessário. Mesmo em casos onde é utilizado espaço dentro da empresa pode haver diminuição de custos. Afinal, material para armazenamento não precisará mais ser comprado com a mesma frequência. Além disso, o que antes servia apenas para arquivamento pode passar a ser um espaço destinado a outras atividades da empresa.

Em suma, gastos que eram fixos e crescentes na empresa são reduzidos, e em parte, substituídos pelo valor do software. A tudo isto precisamos somar também os documentos perdidos – um a cada 12 segundos de acordo com a ABGD – e os erros que rendem multas. Convenhamos: não são poucos os caminhos tortuosos pelos quais uma empresa pode perder dinheiro na gestão tradicional de documentos.

Trabalhando mais e melhor

Já pensou em reduzir a duração de uma tarefa de 1 hora para dois minutos ou até menos? É uma possibilidade prática destes sistemas. Quem já teve de lidar diretamente com processos burocráticos sabe bem o quanto eles podem atrapalhar a produtividade. Dependendo do tamanho da empresa, estes processos podem diminuir a sustentabilidade do negócio. É por isso que empreendimentos competitivos buscam eliminar ao máximo qualquer tarefa que resulte em perda de produtividade.

Como em todos os casos anteriores, o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos é uma grande ajuda para mitigar este problema. Basta uma solução destas funcionando para que o tempo gasto à procura de documentos seja uma realidade passada. Não é por acaso que a máxima popular diz que “tempo é dinheiro”. A ferramenta garante que você consiga fazer o aforismo em questão funcionar ao seu favor.

O fato é que não são poucos os pontos críticos influenciados por esta solução informacional. Recapitulando tudo o que foi dito, temos que as vantagens de um sistema GED incluem:

• Melhor organização dos registros, gerando alta rastreabilidade de informações;
• Acesso rápido e facilitado aos documentos;
• Redução nos espaços físicos que precisariam ser destinados ao armazenamento;
• Diminuição considerável nos custos. Seja por conta de impressões, ou pelo próprio espaço de armazenamento que pode ser reduzido;
• Aumento na produtividade da empresa. Gestores e colaboradores veem-se livres para trabalhar em atividades produtivas ao invés de perder tempo com burocracias.

A isso acrescentamos ainda:

• Realização do fluxo de trabalho
• Segurança da informação através do controle de usuários

O GED é mais do que um gerenciador de arquivos: conheça as soluções do Grupo Gerenciar

O que todo este controle fornecido pelo gerenciador de arquivos permite é, sintetizando, uma empresa mais competitiva e enxuta. De quebra, há grandes oportunidades para que o planejamento estratégico da organização evolua. Quem procura crescer no mercado, tem de investir uma hora ou outra em soluções tecnológicas de gestão. É importante notar que o GED é muito mais do que um simples gerenciador de arquivos. Basta conferir as informações deste artigo para entender o porquê.

O melhor de tudo é que encontrar um sistema em conta que atenda a todas as suas demandas não é difícil. Você busca por rapidez no acesso às informações, praticidade ao lidar com documentos e segurança nas operações? Então venha conhecer a estrutura operacional que possuímos e também nossos softwares para lidar com documentação. O GED da Gerenciar é uma ferramenta completa, que apresenta as características listadas neste texto e muito mais. Tenha um diferencial na sua empresa: entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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