5 passos para armazenar documentos da sua empresa

A gestão documental é um dos processos internos mais importantes de uma empresa. Por isso é fundamental contar com sistemas, equipamentos e pessoal especializado para lidar com as instalações do arquivo e armazenar corretamente os documentos.

Esse é um fator que ajuda a empresa a desempenhar suas atividades com eficiência, permitindo o controle do andamento da operação. Para saber como armazenar documentos na prática, continue com a leitura deste texto.

1. Identifique a natureza dos documentos

Em seu cotidiano um negócio produz diversas categorias de documentos que devem ser separados adequadamente para a sua guarda. Os principais tipos encontrados são:

• propostas;
• formulários;
• atas de reunião;
• documentos fiscais;
• ordens de compra e venda.

Desse modo, as versões em papel podem ser organizadas para manter a sua integridade e facilitar a sua consulta sempre que houver necessidade.

2. Organize o espaço do arquivo

Para uma empresa que mantém um arquivo físico é fundamental designar um espaço apropriado para a alocação dos documentos. Por esse motivo, a sua limpeza e organização devem ser planejadas para viabilizar a sua guarda e circulação de pessoas nesse local.

A separação deve ser feita em caixas com a respectiva identificação de quais arquivos estão contidos. A adoção de um critério de rotulação facilita na busca e separação nas prateleiras. Como resultado, o profissional responsável pelo gerenciamento do arquivo obtém a padronização do método de arquivamento e otimiza a consulta.

3. Crie um fluxo de documentos

Também chamado de Workflow, esse termo representa a criação de uma ordem racional pela qual os documentos passam dentro do negócio. Em outras palavras, esse é um processo que busca identificar a melhor forma de desempenhar as atividades com o intuito de ganhar eficiência e produtividade.

Dessa forma, todo o acervo pode ser organizado pensando em viabilizar o compartilhamento de informações relevantes. Além disso, é possível segregar o acesso de acordo com o nível hierárquico mantendo, assim, informações estratégicas restritas aos cargos gerenciais.

4. Siga os prazos obrigatórios para armazenar documentos

Cada tipo de documento produzido por uma empresa possui um prazo específico no qual a sua guarda é obrigatória. Esse é o caso de boletim de notas e frequência de alunos que devem ser mantidos pelas instituições de ensino permanentemente.

Já outras categorias estão restritas a um prazo de 10 anos, como:

• livros contábeis;
• folha de pagamento;
• registros previdenciários.

5. Invista na digitalização de documentos

Com o tempo, os arquivos em papel crescem de forma exponencial, o que aumenta os custos para a sua manutenção. Quando essa situação está ocorrendo, o gestor pode optar por buscar soluções para esse obstáculo.

Esse é um dos cenários em que a automação e a digitalização dos arquivos requerem a implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Existem diversas empresas no mercado que oferecem serviços completas para a gestão de documentos corporativos.

Porém, a adoção de um arquivo digital é a opção mais comum e, ao mesmo tempo, mais econômica. Por isso, avalie as suas opções com cuidado para selecionar o prestador de serviço mais adequado para armazenar os documentos da sua empresa.

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