Descubra como o GED otimiza facilita a recuperação de documentos da sua empresa
Grupo GerenciarNada mais temerário no dia a dia de uma empresa, independente do tamanho ou segmento, do que ter um contrato, nota, relatório ou qualquer outro documento de relevância perdido. A Gestão Eletrônica de Documentos – GED é o melhor caminho para manter a organização, armazenamento e segurança destes registros. Ela pode ser um grande auxílio na recuperação das informações de documentos corrompidos, danificados ou perdidos.
Estes registros podem ter diversas origens, desde materiais como imagens, papéis e filmes, como também formatos em sons, planilhas eletrônicas ou arquivos de texto. O importante é ter como apoio uma empresa que preste este serviço de GED de maneira eficiente e profissional, que tenha experiência na recuperação destes documentos. Note que é imprescindível que sejam implantados procedimentos que garantam o arquivamento físico e eletrônico, o acesso, a recuperação da informação e a conservação adequada dos arquivos da empresa.
Avaliação dos documentos antes de seus respectivos armazenamentos
Para ajudar em um possível processo de recuperação de documentos, primeiro, ainda na fase de indexação e armazenamento, deve-se ter cuidados especiais. A começar na consideração da natureza daquele registro, como na avaliação da sua importância e futuras necessidades de consulta daquele arquivo. Isso garante a agilidade na hora de manuseá-los e a segurança e eficiência no armazenamento.
A escolha adequada do local de armazenamento dos arquivos digitais, pode evitar possíveis infecções, perdas e danos
Pensando ainda em otimização da recuperação de documentos perdidos ou danificados, o sistema GED também deve estar ancorado em segurança. Em um ambiente virtual, o local de armazenamento é um fator importante para a segurança e garantia dos dados resguardados. Seja em sistemas, HDs externos, servidores, nuvens virtuais e outros tipos de equipamento, o backup deve ser algo feito com extrema responsabilidade e zelo. Ter um documento em ótimo estado depende dele.
Muito se perde também por causa da má administração do espaço eletrônico. O bom armazenamento faz com que a empresa poupe espaço e evite o acúmulo de arquivos não relacionados às atividades da empresa. Um exemplo: documentos importantes não podem estar guardados em um HD externo que também contenha arquivos de outras naturezas, como músicas, filmes e etc. Estes materiais são muito mais propensos a vírus, o que colocaria em risco a integridade dos seus documentos.
Promover um controle de acessibilidade impede que documentos sejam perdidos
O GED é a solução ideal, porque foi desenvolvido especialmente, para organizar, gerenciar e armazenar documentos em agrupamentos coerentes e eficientes, sem riscos. O controle de acessibilidade a eles também evita com que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações. Desta forma, previne-se exclusões ou corrupção por falta de conhecimento de uso dos meios eletrônicos ou de importância do documento.
Por fim, deve-se ainda ressaltar que, a favor da recuperação de documentos, o sistema GED ainda acrescenta a possibilidade de ganhos estratégicos de localização. Quando se aluga um servidor remoto ou se utiliza um serviço de nuvem virtual para o armazenamento destes documentos, diminuem-se as chances de perdas por simplesmente não saber localizar determinado documento.
Pode parecer algo simples, mas ainda é muito comum dentro das empresas, por causa do dia a dia acelerado de trabalho ou mesmo por erros manuais. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.
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