Por que as imobiliárias precisam de um software de gestão eletrônica de documentos?

Qualquer empresa precisa ter uma boa gestão de documentos para que possa trabalhar sem enfrentar problemas. Quando falamos sobre imobiliárias essa necessidade se torna ainda maior. Afinal, é um setor que trabalha com uma extensa lista de documentação.
Considerando o tamanho da responsabilidade de resguardar tais arquivos, a gerência adequada dos mesmos demonstra profissionalismo para clientes e parceiros. Além disso, também é uma forma de aprimorar a rotina de trabalho da imobiliária e se destacar no mercado. Para entender melhor a utilidade dessa ferramenta, separamos os principais motivos pelos quais as imobiliárias precisam de um software de gestão eletrônica de documentos. Confira!

Possibilita ter organização

Organização é a palavra de ordem em uma imobiliária. Não é possível trabalhar adequadamente quando os documentos estão misturados e, consequentemente, todas as suas tarefas também estão. Em um cenário como esse não seria inimaginável perder prazos, esquecer reuniões ou esquecer detalhes. Um sistema gerencial de documentos garante que tudo esteja em plena ordem.
É possível, por exemplo, agrupar documentos conforme desejar. Deixar todos os arquivos de um contrato unidos, como documentos do imóvel, antigo e novo dono, seguradora, entre outros. Também pode organizar o todo, como separar contratos por ordem alfabética, imóveis por bairros, etc.

Facilita localização de arquivos

Quando é necessário manter documentações por longos períodos de tempo, ter uma forma de localizá-los rapidamente, conforme a necessidade, é essencial. Afinal, não é incomum que imobiliárias passem por mudanças internas e os arquivos iniciais mudem de lugar. E isso vale tanto para documentos físicos quanto digitais. Com um software de gestão de documentos, no entanto, essa localização fica mais fácil. Afinal, todos ficarão em um único lugar e basta uma pesquisa no programa pelos termos do documento que o encontrará em segundos.

Auxilia a administração de contratos

Contratos são vitais para o funcionamento de uma imobiliária. Os clientes confiam que a empresa guardará toda a documentação relacionada ao seu imóvel de forma eficiente para que todo o procedimento ocorra da forma adequada. Afinal, é uma negociação formal que requer profissionalismo e qualquer problema que seja gerado por falhas nos contratos pode causar um impasse. Assim, garantir que os contratos estejam completos e sejam bem administrados durante todo o processo legislativo da negociação com um GED (software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é vital para a imobiliária.

Garante segurança de dados

Por trabalhar com documentos e contratos legais, mantê-los em segurança é parte importante do trabalho de uma imobiliária. Arquivos mal administrados correm risco de perder-se ou ser danificados por alguém mal-intencionado, atrasando as tarefas da empresa. Outro problema possível são erros causados pela má gestão, como perder prazos ou cobrar por algum documento que já está com a imobiliária, mas não foi encontrado. Documentação é um assunto sério e merece o devido cuidado.

Otimiza tempo de trabalho

Por fim, um software de gestão de documentos permite que seus funcionários otimizem seu tempo de trabalho no dia a dia. Com a pressão para entregar resultados e conseguir mais clientes para conseguir crescer no mercado, é essencial aproveitar cada momento do dia do trabalho. Quando se tem um sistema com acesso organizado e facilitado a todos os documentos necessários para realizar suas tarefas com exatidão, é mais fácil realizar um bom trabalho. Assim se pode poupar tempo, aprimorando seu dia de trabalho e aumentando sua produtividade.

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