O que esperar do futuro do gerenciamento da informação e a gestão de documentos?

Muitas empresas do Século 21 recebem, compartilham, processam e armazenam informações diariamente. Elas confiam nas informações contidas nestes documentos, para que seus negócios funcionem.

Por isso, as soluções de gestão de documentos precisam estar sempre se atualizando e criando novas possibilidades para agilizar e facilitar o acesso a essas informações, ao mesmo tempo em que torna esse processo cada vez mais seguro.

No artigo a seguir, você vai conhecer algumas das tendências futuras do gerenciamento de informações e vai descobrir como o avanço da tecnologia vai afetar a dinâmica da gestão de documentos.

Boa leitura!

Os problemas do presente e as soluções do futuro

O cenário tecnológico atual está transformando os sistemas corporativos em todos os setores. Sistemas de gerenciamento de documentos não são exceção.

Empresas de diversos setores econômicos tem experimentado ameaças cada vez mais sofisticadas, especialmente aqueles que lidam com informações sensíveis, como as empresas jurídicas, contábeis e de saúde.

Assim, as necessidades de segurança são o principal motor de progresso para as tecnologias de gestão documental, como você confere a seguir.

Mudar para sistemas em nuvem

A nuvem está mudando a maneira como os sistemas de gerenciamento de documentos funcionam. A utilização de um sistema baseado em nuvem oferece muitos benefícios para as empresas, incluindo maior acessibilidade a partir de vários dispositivos, recursos de segurança nativos e soluções aprimoradas de recuperação em caso de desastres.

Novas soluções de segurança

Manter a segurança é um processo interminável em qualquer setor de TI, afinal, as informações em uma empresa são alguns dos seus ativos mais importantes. Além disso, os clientes exigem que as organizações garantam que seus sistemas e conteúdos estejam seguros.

Estabelecer políticas fortes que regulem quais usuários têm permissão para acessar e editar arquivos é crítico. Assim, a adesão à governança de segurança de documentos e o uso de barreiras de informações — como o chinese wall — estão se tornando cada vez mais difundidos entre as soluções de gestão de documentos.

Machine learning

O monitoramento das atividades de acesso usando ferramentas equipadas com recursos de machine learning (um modelo de análise de dados constrói modelos analíticos automaticamente) é uma maneira mais avançada de proteger documentos e informações confidenciais.

Essa abordagem pode gerar um alerta se um usuário estiver acessando informações fora de seu fluxo de trabalho normal, o que pode ajudar a detectar um ataque enquanto ele está acontecendo.

Incorporando Inteligência Artificial

Avanços nas tecnologias de inteligência artificial (IA) expandiram suas capacidades e reduziram seus custos de implementação.

Com a promessa de tornar os sistemas mais eficientes e intuitivos, os sistemas de gerenciamento de documentos estão incorporando a IA em suas estruturas. Isso faz com que os processos de busca, localização, organização e utilização dos conteúdos seja feita de maneira mais rápida e eficiente.

Essa tecnologia pode ser usada para agilizar os fluxos de trabalho de revisão de documentos, aprimorar a análise de contratos e conduzir pesquisas melhores, por exemplo. Com o tempo, os sistemas podem aprender as relações entre pessoas, entidades e informações e fazer sugestões para melhorar a qualidade e eficiência da documentação de uma empresa.

Ged Gerenciar e as inovações tecnológicas

A tecnologia do futuro e as mais modernas práticas em gestão de documentos já estão à sua disposição: o GED Gerenciar é a solução que conta com uma equipe de desenvolvimento sempre atenta às inovações tecnológicas do mercado.

O Grupo Gerenciar tem se dedicado em aprimorar suas soluções continuamente, desenvolvendo ferramentas tecnológicas de gestão de documentos que atendam às necessidades particulares dos seus clientes, com foco na segurança e eficiência em cada etapa da Gestão Documental.

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