Gerenciamento De Processos De Negócio

É frustrante vasculhar pilhas de papel apenas para descobrir que o documento procurado foi movido para outro lugar – ou pior – jogado fora. Para evitar isso é hora de mudar as coisas e criar um escritório sem papel. Como fazer isso? Usando o gerenciamento de processos de negócios.

Antes de se aprofundar nos benefícios de uma empresa sem papel é preciso analisar rapidamente o que é o gerenciamento de processos de negócios e por que é tão útil.

O gerenciamento de processos podem abranger desde o processamento de uma fatura, entrada de um funcionário ou a obtenção de itens.  Em outras palavras, qualquer atividade que seja executada esporadicamente ou com certa frequência pode ser transformada em um processo.

Gerenciamento de processos de negócios – documentos

Depois de criar os processos, o gerenciamento permite categorizar e armazenar esses processos de maneira a facilitar o acesso, a atualização e o compartilhamento.

Isso significa que qualquer pessoa que esteja executando tarefas repetíveis terá acesso ao processo relevante a seguir e instruções para cada etapa do processo, por sua vez, permitindo que os funcionários cometam menos erros.

O gerenciamento de processos de negócios não é apenas documentar e armazenar os processos, mas também permitem que os métodos adotados sejam continuamente melhorados para garantir que a equipe esteja com o melhor desempenho possível.

Benefícios do gerenciamento de processos de negócios

1. O erro humano é reduzido

O erro humano é inevitável quando se trabalha com pessoas. Tarefas e detalhes serão esquecidos, instruções ignoradas e complacência podem levar a erros maciços através de erros simples. Oitenta por cento dos acidentes industriais são causados, em parte, por ações humanas.

Ter processos documentados evita isso, fornecendo a todos as instruções definidas a seguir para concluir suas tarefas. Qualquer erro pode ser rastreado até o processo (e rapidamente corrigido).

2. A integração é mais fácil, mais rápida e mais bem-sucedida

Todas as empresas precisam ter novos contratados atualizados rapidamente e sem problemas; é aí que entram os processos.

Claro, isso permitirá que eles entendam suas tarefas e comecem a trabalhar com menos interrupções, mas o valor real está no processo de integração que os funcionários existentes seguem.

Com um processo de integração documentado, é possível garantir que o novo contratado receba tudo o que precisa para ter sucesso.

3. Os erros podem ser rapidamente identificados e solucionados

Em uma equipe com gerenciamento de processos de negócios, deve haver apenas três causas de erros:

• O processo é falho
• Falha no equipamento
• O funcionário não seguiu o processo

A falha no equipamento é fácil de identificar, mas para identificar os outros dois, é preciso conversar com o (s) funcionário (s) envolvido (s). Se eles não seguiram o processo por negligência, é fácil reforçar que eles precisam seguir os processos e ministrar treinamentos.

Se a causa for qualquer outra coisa, como confusão em algumas instruções, falta de direção ou um caso de uso adicional que não seja adequado às etapas regulares, a solução é atualizar o processo para contabilizar esse erro no futuro.

Quanto mais a empresa se empenha em fazer isso menos erros são cometidos, criando um sistema cada vez melhor, onde os erros podem ser rastreados para uma causa específica e / ou seção do processo que podem ser alterados facilmente.

Como a Gerenciar pode ajudar as empresas

Não há como organizar o escritório e atividades de maneira eficaz sem um sistema para documentar, organizar e melhorar os processos. Ficar sem papel não é fácil.

No entanto, sem o gerenciamento de processos de negócios, é quase impossível. A Gerenciar é uma empresa especializada na digitalização, armazenamento e custódia de arquivos e pode ajudar as empresas a melhorarem seus processos e aumentarem a competitividade!

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