Secretaria acadêmica digital para instituições de ensino superior
Grupo GerenciarA Secretaria acadêmica digital pode ser descrita basicamente como conjunto de processos, softwares e hardwares que atuam eliminando a necessidade de documentos físicos, ou seja, arquivos em papel.
Essas ferramentas permitem arquivar e gerenciar de maneira mais eficiente os documentos da instituição, conforme exigido por lei.
Não é raro observar a propaganda de matrícula de instituições de ensino exaltando o uso da tecnologia como ponto de destaque para os alunos.
De fato, laboratórios de última geração, internet, aplicativos para acesso a informação são importantes, mas essa acessibilidade também deve assegurar que o controle da vida escolar seja eficiente, desde o ingresso até a emissão do diploma de cada aluno.
Secretaria acadêmica digital – Vantagens
A Secretaria acadêmica digital pode ser encarregada de cuidar de notas e presenças em aula, emissão histórico e grade curricular entre outros documentos pertinentes ao cotidiano de uma instituição educacional.
Até pouco tempo atrás todas essas atividades geram quantidades imensas de papel, com a digitalização e a tecnologia atual é possível tornar tudo mais simples e prático.
Com a implantação da Secretaria acadêmica digital (SeAD) é garantido o acesso rápido e é possível evitar problemas decorrentes da perda de arquivos ou da limitação de espaço físico para armazenamento. Assim, as vantagens são muitas:
- Redução do tempo realizar análise de documentos
- Menor custo com armazenamento de arquivos
- Facilidade para recuperar dados
- Maior eficiência e disponibilidade de informações
Outro benefício é a rapidez para obter documentos. Com arquivos físicos o tempo para conseguir uma informação pode demorar um ou vários dias, hoje isso leva apenas alguns minutos.
Com a implantação do sistema, de qualquer local da instituição é possível ter acesso às informações necessárias, sem necessitar se deslocar ao espaço de arquivos ou perder tempo se desviando de outras tarefas.
Como implementar a Secretaria acadêmica digital
A primeira das três fases do processo envolve o estudo dos arquivos físicos, sua revisão em conjunto com os profissionais de Tecnologia da Informação e a criação de um fluxo de documentos acadêmicos e de uma lista de documentos a serem guardados, segundo as exigências da legislação brasileira.
Na segunda fase, são instalados os equipamentos necessários à digitalização, como softwares de captura e tratamento automatizado de documentos, de armazenamento e busca. Além disso, há o treinamento dos funcionários e o início da digitalização.
Na terceira e última fase, são realizados treinamentos para que a instituição tenha autonomia na execução desses processos e crie uma rotina de alimentação e manutenção da Secretaria acadêmica digital.
Isso inclui a aplicação da certificação digital e a criação de uma política de segurança para armazenamento dos arquivos eletrônicos.
O processo de implantação leva pouco tempo levando em conta o benefício e a diferença que fará à instituição de ensino.
Não há mais como fugir da realidade virtual dentro das universidades.
Além dos alunos estarem cada vez mais acostumados com essa realidade, a tendência é que todos os processos que dependiam do papel estejam informatizados futuramente.
Como a Gerenciar pode ajudar
A Gerenciar é uma empresa especializada na implantação e soluções voltadas para o gerenciamento de documentos e digitalização de arquivos, podendo ajudar a implantar os benefícios da Secretaria acadêmica digital com eficácia e qualidade!
