Confira A Importância Da Automação Da Gestão Documental

A automação da gestão documental está diretamente relacionada com a produtividade de uma empresa, independente do ramo. “Gestão” é a palavra-chave para o sucesso e o conceito deve ser aplicado em diversos setores.

Muito se fala sobre gestão empresarial, gestão financeira ou gestão contábil, mas a gestão documental também é um dos pilares de um empreendimento e deve ser algo considerado.

A organização de documentos se faz importante para qualquer empreendimento ou instituição. Entretanto, se torna ainda mais essencial quando estamos falando de empresas/instituições antigas e de grande porte.

Isso porque são anos e anos de desordem documental acumulada. As consequências de não haver uma gestão de documentos eficiente são muitas – e nenhuma delas positiva, obviamente.

O que é a automação da gestão documental

Já dizemos de antemão que a automação da gestão documental é a solução. A organização pode se dar de diversas formas, mas quando estamos falando de documentos, a automação é essencial para manter a ordem.

Mas o que seria a automação dos documentos? É, basicamente, realizar o arquivamento de todos os documentos, dados e informações de forma digital. A metodologia tradicional de organizar todos os documentos físicos em armários não é tão eficiente assim.

Ainda mais considerando que, hoje, grande parte dos documentos é emitida somente em sua forma digital. Para haver o controle total de todos os arquivos é interessante que eles estejam na mesma plataforma.

O processo de automação da gestão documental é relativamente simples, mas, na prática, deve ser feito por uma empresa de consultoria arquivística, pois envolve os seguintes processos:

• Digitalização

O primeiro passo é a digitalização de todos os documentos da empresa ou instituição. Isso deve ser feito com muito cuidado, pois todos os dados e informações devem estar legíveis.

Hoje, há tecnologias que permitem o scaner perfeito dos documentos, digitalizando-os na íntegra.

• Armazenamento

Os documentos devem ser armazenados depois de digitalizados. Entretanto, não é somente passar todos os arquivos pra um computador ou semelhante, é necessário que haja o arquivamento inteligente de todos os dados.

O objetivo é armazená-los de forma que qualquer documento seja encontrado de forma fácil e rápida.

• Acesso ao sistema

A automação de documentos envolve uma plataforma onde estes fiquem armazenados. É interessante que esta seja online, pois o acesso pode ser feito de qualquer lugar e sem equipamento específico.

Quais são os benefícios da automação da gestão documental

Os benefícios de optar pela automação da gestão documental são diversos, sendo os principais deles:

• Agilidade no acesso de qualquer tipo de informação
• Maior organização
• Não há a necessidade de armazenar cópias físicas, economizando espaço de armazenamento
• Possibilidade de restrição de acesso para determinadas pastas (interessante para documentos que não estejam abertos a todos os funcionários)
• Armazenamento em nuvem. Mesmo se houver algum problema no servidor os documentos podem ser recuperados
• Aumento de produtividade de todos os setores envolvidos com a busca de documentos e informações
• Maior segurança de informações, inclusive das sigilosas

Conheça o Grupo Gerenciar

A automação da gestão de documentos traz todos os benefícios intrínsecos de uma boa organização. Uma empresa ou instituição que não mantém os seus documentos em ordem estão falhando em conceitos básicos.

Como dito anteriormente, é fundamental que haja uma empresa de consultoria arquivística por trás de todo esse processo. Dentre as diversas possibilidades do mercado, o Grupo Gerenciar se destaca.

A empresa tem experiência em automação da gestão documental usa das melhores ferramentas e tecnologias disponíveis para organizar de forma inteligente e personalizada todos os documentos e arquivos.