Como funciona GED nas nuvens?

O GED nas nuvens é uma solução que é implementada com cada vez mais rapidez nas empresas para otimizar o serviço e aumentar a eficiência do trabalho.

Sabemos que a organização de documentos deve ser uma prioridade em qualquer empresa que trabalha com papéis importantes, notas, documentos e principalmente aquelas que trabalham na área jurídica.

Então, a maioria dessas empresas não pode ter a chance de perder um papel, pois as consequências podem ser graves. Com isso, o GED nas nuvens surge como uma ótima solução para esses problemas que envolvem papeis.

Partindo do conceito paperless, o gerenciamento eletrônico de documentos funciona com softwares que ajudam a eliminar os papéis e trazer tudo para o meio online com total segurança.

Portanto, sabemos que os gastos com papéis em muitos negócios são elevados, sendo contar com outros gastos que envolvem essa opção. Por isso, entenda mais a respeito da importância do GED e como ele funciona.

Por que o GED nas nuvens é importante?

Hoje, a maioria das pessoas armazenam seus documentos em meios digitais, na nuvem e em servidores conectados a uma única rede.

No entanto, a digitalização de documentos em papel não simplificou a tarefa de arquivá-los e armazená-los. Muito pelo contrário: salvar e organizar nossos documentos digitais talvez seja mais complexo do que antes.

Embora os mecanismos de busca de arquivos continuem melhorando, salvar e organizar bem nossa documentação nos dias atuais é uma fonte de vantagem competitiva, porque, no meio do boom da economia digital, tempo é dinheiro.

Por esse motivo, as empresas devem estabelecer sistemas de organização documental que garantam que todas as suas informações sejam ordenadas e atualizadas.

Também, é importante não negligenciar outras características essenciais do gerenciamento eletrônico de documentos, como:

• A capacidade de recuperar facilmente versões antigas de determinados documentos;
• O fato de poder editar remotamente e simultaneamente o mesmo documento por várias pessoas da mesma equipe.

Existem muitos softwares no mercado que otimizam esses processos de gerenciamento de documentos e arquivos e também, muitas empresas que trabalham para melhorar a eficiência de negócios, como o Grupo Gerenciar.

Vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos

Sempre enfatizamos que o gerenciamento de documentos é um investimento e não uma despesa e agora, mais do que nunca, as empresas estão dando uma conta disso.

Portanto, se você ainda estiver avaliando a opção do GED nas nuvens, continue lendo e descubra quais são os 3 principais benefícios que você receberá em troca desse investimento.

1. Todas as informações ao seu alcance

Para continuar trabalhando normalmente, é importante poder acessar toda a documentação e informações da empresa.

Atualmente, com a maioria dos documentos em formato digital, é essencial ter um gerenciamento eletrônico de documentos (GED) que permita estabelecer um pedido e esteja ao alcance dos responsáveis ​​em cada caso.

2. Facilidade de uso e eficiência

O de um negócio pode acessar o documento que quiser por meio do software onde e quando preferir. O acesso é simples e tudo a base da nuvem.

Então, se você precisa fazer uma viagem de negócio, independentemente de onde você estiver, será simples e fácil acessar o que você precisa.

3. Fluxos de Trabalho

Ao trabalhar remotamente, é importante estabelecer fluxos de trabalho que continuem a estabelecer a ordem e o controle da documentação.

Dessa forma, os fluxos de trabalho de um GED permitem controlar o passo a passo de cada operação da sua empresa, sem perder a comunicação com todos os agentes envolvidos.

Portanto, ao entender como funciona o GED nas nuvens, basta contar com uma empresa confiável e de qualidade para realizar a implementação desse sistema em seu negócio – como o Grupo Gerenciar.