Por Quanto Tempo Devo Guardar Nota Fiscal?

Com o passar dos anos a sua empresa vai acumulando cada vez mais documentos. E aí pode surgir aquela dúvida: por quanto tempo devo guardar nota fiscal? Será que ela precisa ser arquivada?

Muitas vezes os documentos trazem informações e dados importantes, e por isso precisam ser arquivados com cuidado. As notas, por sua vez, são também comprovantes fundamentais em diversas ocasiões.

Mas, muitas pessoas se queixam por não disporem de espaço suficiente para arquivar notas fiscais de maneira indiscriminada. E isso acaba se tornando um problema – como escolher o que ficar e o que descartar?

Por Quanto Tempo Devo Guardar Nota Fiscal

Quando Descartar E Por Quanto Tempo Devo Guardar Nota Fiscal?

Guardar nota fiscal é importante pois esse é um documento fiscal que tem utilidade em diversas ocasiões, por exemplo para troca/ evolução de produto, comprovação fiscal, tributos etc.

Ter o devido cuidado e saber quanto tempo deve guardar nota fiscal é importantíssimo. Afinal o não arquivamento pode causar problemas caso o documento venha a ser solicitado em algum momento.

  • Notas tem validade de 5 anos:

Um prazo bom para se guardar nora fiscal é 5 anos após a sua emissão. Durante esse período pode ser que você venha a precisar dela, mas decorrido esse tempo a nota poderá ser descartada.

Essa informação está disposta na Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173. Existe ainda uma informação sobre a nota fiscal de saída, que tem o prazo de 10 anos de arquivamento segundo consta em Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46.

São prazos razoavelmente longos. Não seria nenhum problema guardar nota fiscal por esse tempo se não fosse uma questão: a sua empresa vai continuar gerando papelada durante todo o período.

Ao final de 5 anos você provavelmente terá uma quantidade enorme de notas. Além disso, como é possível manter o controle sobre o que ainda precisa ser arquivado e o que já pode ser descartado?

Dicas Para Armazenar E Cuidar Das Notas

Bom, se você quer guardar nota fiscal de maneira correta e não sabe como fazer isso, a melhor sugestão é que adote o chamado Software de Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Esse é um programa destinado especificamente para o arquivamento, compartilhamento e organização de documentos.

  • Segurança para suas notas:

Esse é o meio mais eficaz de manter todos os dados de sua empresa em plena segurança. Assim não corre risco de perder informações fundamentais para comprovações e tomadas de decisão.

Além disso, você pode criar métodos de organização que façam sentido para o seu negócio, e pode controlar melhor o prazo de cada nota fiscal. Com o GED fica a seu critério descartar a nota depois de 5 anos ou não.

Afinal de contas, você não terá mais o problema de espaço – já que todas estarão no computador – nem de desorganização.

Torne A Sua Empresa Mais Sustentável!

Ao optar por guardar nota fiscal através de uma GED você terá outro benefício que é tornar a sua empresa mais sustentável, livrando-se do excesso de papeis.

Isso automaticamente gerará uma economia para o seu bolso, já que você verá o consumo de papel cair bastante em sua empresa, o que automaticamente diminui os gastos.

Também é uma forma de tornar seu negócio mais sustentável, o que é outro fator competitivo importantíssimo. Muitas pessoas hoje em dia preferem consumir de empresas que demonstrem alguma consciência ambiental.

Guardar nota fiscal é importante e necessário por um período. Porém, você pode manter esses arquivos a salvo durante um bom tempo se o fizer de maneira digitalizada, sem ocupar tempo e espaço em sua empresa.

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