Quais documentos você deve arquivar?

Às vezes parece difícil definir quais documentos devem ser arquivados e quais deles devem ser descartados. Embora muita gente faça isso de maneira indiscriminada, é preciso ter atenção.

Os documentos têm validade e devem ser mantidos com cuidado para garantir que estejam a disposição se necessário. Eles podem ter validade de 2 a 30 anos – isso dependerá de qual documento estamos falando.

Mas, naturalmente essa não é uma informação amplamente difundida. Na maioria das vezes o arquivamento é feito de maneira indiscriminada, e muitos documentos valiosos são descartados enquanto outros que não têm serventia são guardados.

Vamos descobrir agora quais são os documentos que precisam ser arquivados e quais deles você pode simplesmente descartar. Conheça o “Prazo de validade” de cada um.

Documentos e suas validades: veja por quanto tempo deve arquivar cada um

Documentos pessoais e empresariais são muito importantes. Eles acabam comprovando muita coisa sobre a sua atuação, rendimento e pagamento de taxas e tributos, e podem ser solicitados nas mais diversas ocasiões.

No entanto, quando lhe solicitam um documento você pode se encontrar em uma das duas situações:

• Ou não encontra o que precisa porque tem mania de guardar absolutamente tudo;
• Ou não encontra o que precisa porque simplesmente joga fora todos os documentos,

Podemos adiantar que nenhum dos dois extremos é bom ou eficiente. Jogar documentos fora sem qualquer critério é um grande erro, mas arquivá-los de maneira inacessível e desorganizada também não é muito eficiente.

Quais documentos preciso arquivar?

Alguns documentos devem ser arquivados por no mínimo 2 anos. Outros deles precisam ser mantidos por três décadas. Isso mesmo! Existem documentos cuja validade pode chegar a 30 anos.

Esse é o caso de papeis como Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – o FGTS, Guia recolhimento e informações à Previdência Social, Guia de recolhimento do FGTS após rescisão e da contribuição social precisam ser arquivados.

Em seguida vêm os documentos com durabilidade de 10 anos, que são os holerites, dados trabalhistas e dados previdenciários.

Os próximos da lista são os documentos que devem ser mantidos por 5 anos. É uma lista extensa, mas podemos citar rapidamente alguns dos mais importantes, tais como:

• Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social;
• Documentos do Simples Nacional;
• PIS – Programa de Integração Social;
• Notas fiscais de entrada e de saída;
• Recibos e comprovantes de lançamentos;
• Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
• Declaração Simples Nacional (DASN);
• Recibos de pagamento de férias, 13º salário;
• Controle de ponto;

Por fim, os de menor duração são aqueles que são arquivados por pelo menos 2 anos, como é o caso de rescisão de contrato de trabalho, documentos de Pedido de demissão ou aviso prévio.

Como manter toda essa papelada organizada?

Como você pode ver, manter esses papeis organizados não é tarefa fácil. Sobretudo quando você considera que o tempo de arquivamento acaba se cruzando, e fazendo com que o acúmulo se torne ainda maior e insustentável.

• Qual é a solução?

A solução para manter tantos documentos arquivados de maneira segura e organizada é utilizando a tecnologia como sua aliada. Nesse caso você deve se valer de um software GED, que é próprio para gestão de registros.

Esse sistema permite você arquivar e organizar todos os documentos de maneira simples, mantendo-os sempre acessíveis quando necessário.

Além disso, com um GED você pode acessar os registros de forma remota, controlar quem tem acesso a eles, e manter os dados de sua empresa em plena segurança – como deveria ser sempre.

Administrar não é mesmo uma tarefa simples. Mas, você deve se esforçar para que os dados de sua empresa, clientes e funcionários sejam seguros e arquivados de maneira correta.

Conheça o GED Gerenciar e tenha todas as ferramentas que a sua empresa precisa para arquivar os documentos com total segurança, de forma simples e eficiente.

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