Como Funciona O Processo De Digitalização De Arquivos?

O processo de digitalização de arquivos é a nova tendência entre as empresas, principalmente as de grande porte e que lidam com grandes volumes de documentos (mas não se faz menos importante em empresas pequenas).

A digitalização de documentos é recomendada para qualquer tipo de empreendimento que esteja buscando investir em gestão e, consequentemente, em otimização de processos.

Isso é a garantia para o sucesso, ainda mais considerando que, hoje, são as empresas que investem em diferencial que conseguem se destacar perante todos os seus concorrentes.

Como é feito o processo de digitalização de arquivos

Mas, afinal, o que é o processo de digitalização de arquivos? É, assim como o nome sugere, digitalizar arquivos. Ou seja, fazer passar documentos físicos para os meios digitais.

De uma forma bem simples, é o ato de scanear documentos antigos e armazená-los em algum servidor. Hoje existem técnicas que garantem a integridade dos documentos, fazendo com que a cópia digital capture todos os detalhes.

Além disso, muitos documentos físicos conseguem ficar mais visíveis quando são passados para o formato digital, já que é possível trabalhar questões como nitidez, brilho e outras configurações.

Empresas que possuem um acervo muito grande de documentos físicos irá se beneficiar de diversas formas ao optar pelo processo de digitalização de arquivos.

Quais são as vantagens do processo de digitalização de arquivos?

E quais são as vantagens de se optar pela gestão documental em sua forma digital? São diversas, incluindo:

  • Armazenamento seguro

Quando os documentos são armazenados em sua forma física há diversos acidentes que podem comprometer os papéis. Incêndio, enchentes, goteiras, umidade ou até mesmo a simples perda do papel.

Há muitos documentos originais e únicos, quando ocorre algum acidente todos os dados são perdidos para sempre e isso causa um dano inestimável às empresas.

Quando o empreendimento resolve optar pelo processo de digitalização de arquivos isso nunca irá acontecer. Os documentos não ficam armazenados em um computador, mas, sim, em uma rede.

Ou seja, não há dano físico que faça esses documentos se perderem. E se ocorrer algum erro no sistema? Bem, nessas ocasiões é possível recuperar os documentos, pois eles são arquivados em nuvem.

  • Otimização de tempo

Quando tempo é necessário até ir ao acervo e encontrar, dentre tantas informações, aquela que você deseja? Quando tudo está no meio digital é possível encontrar qualquer arquivo com apenas alguns cliques.

  • Configuração de acesso

Com o processo de digitalização de arquivos é possível definir quem serão as pessoas que terão efetivamente o acesso às informações. É possível personalizar o acesso às pastas dentro do sistema.

  • Segurança de dados

Hoje em dia existem plataformas altamente seguras que inviabilizam qualquer vazamento de informações. Empresas que lidam com dados sigilosos sabem o quanto é importante as informações se manterem seguras.

  • Economia de espaço

Quantas salas são destinadas ao acervo? Documentos que ficam armazenados em grandes armários e pastas podem ficar concentrados em um servidor, sem ocupar espaço algum.

Conheça o Grupo Gerenciar

Entendendo a importância do processo de digitalização de arquivos resta saber como fazer isso. É aí que entram os serviços do Grupo Gerenciar, a melhor empresa de gestão documental presente no mercado.

Além da digitalização de documentos há vários outros serviços prestados que, de forma integrada, criam um sistema altamente automatizado. Isso faz toda a diferença no fluxo de trabalho dentro de uma companhia.

Para saber mais como funciona o processo de digitalização de arquivos e como o Grupo Gerenciar pode ajudar o empreendimento a otimizar processos e economizar dinheiro, entre em contato com a equipe.

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