Como Economizar Espaço Na Empresa Com O Paperless

O acúmulo de papeis sempre foi um problema principalmente para pequenas empresas pelo espaço que ocupam e os gastos que geram. E agora é possível economizar espaço na empresa com o paperless – um sistema de troca de documentos em versão física por documentos digitais.

As vantagens do paperless – Empresa Com O Paperless

Quando os administradores de empresas adotam uma política de não uso de papel para documentos, a economia mais óbvia é nos custos das impressões que não serão feitas, já que não haverá mais a necessidade de comprar papel e tinta – ou gastar com o conserto de impressoras. Porém, utilizar menos espaço reduzindo o uso de papel pode trazer também diversos benefícios para startups e empresas com espaço limitado.

Veja como fazer seguindo essas dicas básicas:

  • Comece pelo presente

O primeiro passo para reduzir o uso de papel é focar no que será feito a partir do momento da mudança da política, e não pela papelada já acumulada – cuide dela mais pra frente.
Trabalhar em arquivos retroativos pode ser estressante e, por consequência, te atrapalhar mais do que ajudar. À vista disso, foque inicialmente em não aumentar o acúmulo.

  • Insira estas 5 soluções em sua rotina

Há 5 tipos de aplicativos ou serviços que te auxiliarão a trabalhar sem o uso de papel:

1. Aplicativos de anotação: substituirá o uso do post-it;
2. Aplicativo de escaneamento: para transformar documentos físicos em digitais;
3. Um aplicativo de armazenamento em nuvem: para armazenar arquivos digitalmente sem a necessidade de um banco de dados físico;
4. Aplicativo de assinatura eletrônica: para assinar documento sem a necessidade de impressão;
5. Um serviço de impressão e entrega de documento: para envio de documentos oficiais sem precisar sem os imprimir na própria empresa.

  • Escolha um aplicativo de armazenamento em nuvem

Por ser uma questão mais complicada que as outras, o terceiro app será discutido nesse tópico em específico. Este será o local onde os seus documentos virtuais estarão.

Idealmente, busque um serviço que lhe permita acessar documentos de qualquer lugar e que ofereça backup. Opções comuns são o Dropbox e o Microsoft OneDrive.

Outra opção é usar serviços especializados em atender empresas com política paperless, como o Neat e o FileThis. Esses possuem ferramentas especiais para empresas que reduzem a utilização de papel, como separar documentos por categoria através de tags. O FileThis tem também uma ferramenta que salva automaticamente documentos importantes encontrados nas contas de e-mail associadas.

  • Ative faturas digitais e débito automático

Você pode substituir o uso de boletos físicos por digitais, além do uso de cheques por transferências online. Se você tem parceria com terceiros que ainda não aderiram a esses serviços, busque convencê-los a aderir à melhoria ou, em caso negativo, busque novas parcerias com aqueles que oferecem.

  • Digitalize e triture

Imponha a conduta de digitalizar e triturar imediatamente após o recebimento de um documento físico, pois a procrastinação pode te levar a gerar uma nova pilha de papeis que podem te arrastar de volta ao velho hábito de acúmulo.

Com a possibilidade de digitalizar documentos e enviar rapidamente para sua nuvem de arquivos usando um smartphone, essa tarefa se torna bastante simples e não há motivo para deixa-la para depois.

  • Desenvolva outros workflows

À medida que o passo anterior for se tornando habitual, provavelmente será o momento de desenvolver novos hábitos para lidar com outras situações.

Por exemplo: quando um novo equipamento chegar, você pode digitalizar o manual de instruções, nota fiscal, garantia, número de série e outras informações importantes.

Estas são algumas dicas que auxiliarão a economizar espaço na Empresa Com O Paperless. Com elas já será possível perceber as diferenças no dia-a-dia e, principalmente, as economias que trarão. Além disso, há também benefícios ecológicos – e o planeta agradece!

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