Guardar documentos em Uberlândia não é uma mera consequência de outras atividades, é uma atividade extremante importante. O armazenamento dos arquivos combinado a gestão dos documentos, influenciará diretamente a eficiência da gestão de uma empresa ou instituição como um todo.
Ao guardar documentos com o Grupo Gerenciar o usuário tem maior agilidade na localização de arquivos.
Quando tudo está devidamente organizado, há uma resposta praticamente instantânea da produtividade.
Manter a integridade dos documentos é essencial, ao realizar a guarda de documentos de forma gerenciada você garante todos os devidos cuidados aos arquivos físicos com maior organização e segurança.
Uma empresa ou uma instituição, mesmo que nova, possuem muitos documentos e é fundamental que eles também sejam armazenados corretamente seja em meio físico ou digital. Hoje, há tecnologias como o GED que digitalizam os documentos físicos de maneira perfeita.
E como funciona a guarda de documentos?
Os documentos físicos são transferidos para o galpão do Grupo Gerenciar, onde serão trabalhados conforme a necessidade de cada cliente, podendo ser organizados, indexados e digitalizados no GED. Os documentos selecionados para a guarda física são armazenados em estruturas apropriadas e seguras para a guarda dos arquivos. E os digitalizados já ficam disponíveis para a consulta online.
Existem documentos que não podem ser expurgados por questões jurídicas e outros fatores, estes então devem ser armazenados em um espaço físico adequado para o arquivamento destes documentos.
O que é o armazenamento inteligente de documento?
Quando falamos de armazenamento inteligente é procurar uma empresa que tenha todo know how em gestão de documentos, que seja capaz de atender a guarda dos documentos com estrutura física apropriada, que possua soluções tecnológicas de ponta para tornar a sua empresa mais digital, metodologias de acordo com a necessidade do cliente e que esteja atualizada com as novas leis de proteção de dados e de digitalização de documentos. Tudo isso faz do Grupo Gerenciar uma empresa inteligente de armazenamento de documentos.
Quanto melhor for o armazenamento desses documentos, melhor será a acessibilidade. Mesmo quem não sabe exatamente onde encontrá-los conseguirá fazê-lo rapidamente. Além disso, concentrar as informações em uma única plataforma é muito mais democrático e todos os usuários autorizados podem ter acesso simultaneamente.
Ainda há um receio com o fato de guardar documentos em Uberlândia, seja em meio físico ou digital, principalmente por parte de empresas tradicionais. Isso porque há medo de vazar informações.
O Grupo Gerenciar é uma empresa que possui toda a segurança, para o armazenamento dos documentos: estantes e galpão apropriado, estruturas metálicas, câmeras de segurança e alarmes, além de uma política restrita de sigilo. O GED é totalmente seguro, com níveis de permissão de acesso, os dados ficam armazenados em servidores de alto nível, com rotinas de backup e redundância. Tudo para garantir a segurança, autenticidade, integridade e rastreabilidade para os documentos físicos e digitais.
A terceirização da guarda de documentos propicia a conservação dos documentos de uma empresa ou instituição, uma vez que estes serão armazenados e gerenciados em um ambiente adequado, livre de umidade, fungos, insetos, manuseio inadequado e outros possíveis fatores que aceleram a deterioração do acervo ou até mesmo o extravio ou perda de documentos.
Através do sistema online GED Gerenciar, seus documentos serão organizados e armazenados em nosso galpão, por meio de ferramentas voltadas para o cadastro, digitalização e monitoramento do acervo, de acordo com normas técnicas e procedimentos arquivísticos, definidos por profissionais capacitados e com expertise em gestão documental, garantindo o controle e a eficiência no atendimento às solicitações e rapidez na entrega.
A solução de gerenciamento e guarda de documentos da Gerenciar, revoluciona o ambiente de trabalho das empresas, reduz os custos operacionais, libera espaço físico no ambiente corporativo, otimiza o tempo dos colaboradores que antes eram desperdiçado na busca e no manuseio de documentos, garante o acesso e o compartilhamento rápido e seguro às informações, que é fundamental para as tomadas de decisão.
