Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para a digitalização de documentos

Decreto nº 10.278/2020 estabelece requisitos para a digitalização de documentos

Na quinta-feira, 19 de março de 2020, o Governo Federal publicou no Diário Oficial da União o Decreto nº 10.278/2020 que regulamenta a medida disposta no inciso X do caput do art 3º da Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019), e no art 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que possuem os documentos originais. No decreto publicado, consta o âmbito de aplicação aos documentos físicos digitalizados que sejam reproduzidos por pessoas jurídicas de direito público interno, pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais. Além disso, dispõe a não aplicação a documentos nato-digitais (produzidos originalmente em formato digital), documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, documentos audiovisuais, documentos de identificação e documentos de porte obrigatório. Regras gerais de digitalização dispostas no decreto nº 10.278/2020 O decreto apresenta as regras que os métodos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos devem assegurar, como a integridade, a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados. Do mesmo modo, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade (quando aplicável) e a interoperabilidade entre sistemas informatizados. O mesmo informa no Artigo 5º que o documento digitalizado, destinado a se equiparar ao documento físico em caso de efeito ou comprovação legal de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a…

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Documentos

Guarda de Documentos: Conheça as vantagens da terceirização deste serviço

Toda empresa no desenvolvimento de suas atividades diárias produz grandes quantidades de documentos. O acúmulo desses arquivos tende aumentar com o passar dos anos, gerando uma crescente demanda por espaços destinados ao armazenamento de todas essas informações. A guarda atrelada a uma boa gestão documental é essencial. Imagine os desafios de uma empresa com documentos fiscais diante de uma comprovação tributária, quando não há uma preocupação com a organização e armazenamento adequado de seu patrimônio documental. Além disso, é fundamental que as informações armazenadas sejam localizadas de maneira ágil, apresentando a organização do acervo como parte de um processo de guarda de modo seguro, prático e eficiente. Por essa razão é cada vez mais comum que empresas optem pela terceirização de guarda física. Importância A documentação da administração de uma empresa necessita estar arquivadas de forma mais organizada e segura possível, possibilizando o acesso aos documentos de maneira simples sempre que necessário. Gerenciar e armazenar toda essa quantidade de papéis sem os devidos critérios de organização e segurança pode gerar diversos problemas desde o extravio até na dificuldade na tomada de decisões importantes de quem necessita dessas informações. Mesmo com leis que garantem a digitalização e eliminação de documentos como a lei da liberdade econômica, ainda permanece a necessidade de se manter alguns tipos documentais que possuem importância vital para a empresa e não podem ser substituídos e descartados como escrituras, contratos, plantas, projetos entre outros. Por isso é importante contar com um ambiente adequado e seguro para a guarda, sendo assim, existem empresas especializadas em soluções para a guarda e organização de documentos. Benefícios da terceirização – Documentos Entenda os principais benefícios adquiridos ao investir na terceirização da guarda de documentos da sua empresa: Preservação do acervo documental: Ao lidar diariamente dentro de uma empresa é comum ocorrerem situações que…

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Entenda O Que É Workflow

Entenda O Que É Workflow

Você sabe o que é Workflow? Esse termo é muito importante para o universo do empreendedorismo, especialmente para aqueles que desejam garantir sucesso na execução de seus projetos. Um Workflow bem-sucedido é aquele que leva em consideração todo e qualquer projeto feito dentro de uma empresa, desde a criação de uma ideia até a entrega de seu resultado final para o cliente. É preciso que ele seja constante e descomplicado, evitando que problemas tomem conta dos processos e impeçam que os melhores frutos sejam colhidos deles. Sem se importar em manter esse conceito fácil e linear de se compreender por parte dos funcionários e gestores, muitas empresas se perdem em meio a excelentes ideias e são prejudicadas. Para evitar isso, entenda mais sobre o assunto. O que, de fato, é um Workflow? Em tradução livre, Workflow significa fluxo de trabalho ou tarefas. Porém, nem sempre as empresas entendem a importância de contar com um bom fluxo – tanto em termos de informação quanto de execução dos afazeres do dia a dia. Outro erro comum é achar que as empresas só devem se importar com o conceito de fluxo de tarefas no que diz respeito a grandes projetos, mas não no cotidiano. Em suma, apostar em um bom fluxo de trabalho é fundamental para todos os deveres de uma organização. É preciso, porém, saber como fazer isso corretamente. Aumente as etapas de realização de um projeto Um projeto qualquer deve contar com começo, meio e fim. Porém, nem sempre isso deve ser feito em apenas 3 etapas. Quanto mais delimitadas e bem delegadas as tarefas dentro de uma empresa são, maiores as chances delas serem executadas corretamente. Para isso: Entenda o que deve ser entregue ao fim de uma tarefa. Execute os primeiros passos em tarefas ainda menores, visando colocar o…

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Normas Diploma Digital (2)

Quais São As Normas Para Emissão De Diploma Digital

As normas para emissão de diploma digital foram aprimoradas ao decorrer do tempo a fim de sanar quaisquer aberturas para fraudes e enganações. Infelizmente, a falsificação de diplomas acontece no Brasil e no mundo. Apesar de parecer menos seguro do que um papel assinado e autenticado, as opções digitais, hoje, são altamente seguras e as possibilidades de fraudar tais documentos são realmente mínimas – quando estas existem. O diploma é um dos documentos mais importantes e tê-lo em formato digital é de grande vantagem (seja para o próprio portador ou seja para a universidade, que economiza e espaço e dinheiro com as opções digitais). Quais as principais normas para emissão de diploma digital Como já falado anteriormente, não há uma única versão das normas para emissão de diploma digital. A última portaria referente a esse assunto é a Portaria Nº 554, de 11 de março de 2019. As principais exigências técnicas para a emissão do diploma digital no Brasil são as seguintes: O diploma digital deve ser assinado de forma digital com o certificado ICP – Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Além disso, é necessário utilizar o PBA (Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais). Quem assina o diploma deve ser o mesmo que consta no Instituto de Ensino Superior. A assinatura digital deve ter o padrão da ICP-Brasil no tipo de folha A3 (podendo ser superior). Os signatários precisam fazer manualmente as assinaturas digitalizadas. O formatado documento precisa ser em XML. Este deve ter uma versão visual que possibilite o portador do diploma compartilhá-lo. O diploma digital também deverá estar lincado com uma URL de acesso, que direciona para o documento em uma página digital. Quando for gerado o diploma visual, este deve constar o chamado QRCODE, que também permita o direcionamento para a URL de acesso. O Instituto de…

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quem-somos

Entenda o Que é Gestão de Documentos

Você sabe o que é gestão de documentos? É um termo relativamente conhecido, mas ainda geram dúvidas em empresários de pequeno e médio porte. Saber como gerenciar esses processos é um importante diferencial no mercado. Independente da sua área de atuação, é importante saber gerenciar o tempo dos funcionários para que eles possam trabalhar melhor. Fazê-los gastar tempo de trabalho com processos burocráticos diminui sua produtividade e o foco. O objetivo desse artigo é explicá-lo e conscientizá-lo quanto à gestão de documentos. Além de fazer recomendações quanto à melhor forma de produzir, arquivar e utilizar os registros da empresa da melhor forma. O problema do mal gerenciamento Gerenciar os arquivos de uma empresa é um processo custoso. Isso se torna ainda mais complicado se não houver um planejamento de tempo e recursos a serem gastos na operação. Além disso, um arquivamento ruim gera um acesso precário aos arquivos. Documentos de uso frequente devem estar em um local separado dos que estão lá apenas para registro. Porém, essas categorias nem sempre são óbvias. Outro problema que normalmente passa despercebido quando falamos de gestão de documentos é a segurança. É essencial que os funcionários só tenham acesso aos arquivos que sejam necessários para seu trabalho. Isso garante a integridade da operação e evita vazamentos Como ter uma boa gestão de documentos na empresa? Digitalização Sim, existem documentos que precisam estar fisicamente armazenados na empresa. Mas hoje em dia, eles são uma minoria avassaladora. A maioria dos registros das organizações podem ser armazenados digitalmente, sendo a nuvem uma das alternativas mais vantajosas. Isso porque mesmo os arquivos armazenados em um HD dentro da empresa estão sujeitos à corrosão do tempo e possíveis perdas. Armazenando os arquivos em servidores na nuvem, principalmente com empresas especializadas, ajuda a manter sua integridade. Manter os registros necessários…

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O Que é ECM e Para Que Serve?

O Que é ECM e Para Que Serve?

Você sabe o que é ECM? Essa é uma sigla que gera muitas dúvidas no meio de tecnologia da informação. Basicamente, está ligada a uma série de processos e soluções voltados para a coleta, utilização e armazenamento de informações digitalmente. Normalmente, em um primeiro contato com o termo, é comum surgirem dúvidas quanto às tecnologias e serviços que ele engloba e como eles podem beneficiar sua empresa. Principalmente porque ainda há uma desconfiança geral da população sobre serviços online. Neste artigo, você entenderá um pouco melhor o que é ECM e que tipos de serviços são englobados nessa sigla. Também entenderá para que eles servem e como podem ser aplicados na sua realidade empresarial. O que é ECM? ECM é a sigla para Enterprise Content Management, em português, Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. O termo engloba uma série de estratégias e metodologias de gerenciamento de documentos e registros nas organizações. Apesar de ter surgido no meio tecnológico, o termo vai muito além disso. Ela pode se referir a qualquer tipo de técnica para otimizar a coleta e interpretação de informações, geralmente ligada ao ambiente empresarial. A seguir, vamos falar um pouco sobre as serventias que sua implementação pode ter no ambiente empresarial. No final, será discutido se ele é, de fato, a melhor solução para sua empresa. Para que serve o ECM? Um sistema complet Implementar o ECM na sua empresa lhe garante um sistema de gerenciamento de documentos completo. Isso inclui desde a sua produção, quanto a digitalização, a indexação e a utilização destes. Não apenas a parte documental, mas todo tipo de informação e conteúdo gerado pela empresa pode ser interpretado dentro de uma plataforma dessas. Isso facilita muito a comunicação entre os diversos setores da empresa, por exemplo. Além disso, a automação dos processos de produção e armazenamento…

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5 Benefícios de se ter GED Acadêmico

5 Benefícios de se ter GED Acadêmico

Você já ouviu falar de GED acadêmico? Esse é um assunto que entrou em voga em 2018, a partir de um decreto do MEC para que as faculdades brasileiras implementassem um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos. As instituições de ensino superior guardam, em seus sistemas, todo o registro do aluno, do bacharelado à pós-graduação. Pensando nisso, é de se imaginar que o volume de informações gerado por elas sejam muito grande. Neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre o que é GED Acadêmico e porque ele deve ser implementado. Além disso, separamos 5 dos principais benefícios de se adotar o GED na gestão de documentos nas universidades. O decreto do MEC e o prazo para a adequação O decreto nº 9.235 do MEC determinou que as instituições de ensino superior no Brasil devem, obrigatoriamente, migrar seus documentos para o meio digital. As universidades têm, portanto, até abril de 2020 para se adequarem a essa proposta. Apesar do caráter obrigatório da lei, a mudança do acervo acadêmico para o meio digital é, sem dúvida, benéfica. Isso porque é uma das instituições que mais acumula documentos e registros. Portanto, quais os benefícios de se ter GED acadêmico? Benefícios de se ter GED acadêmico Diminuição de custos de armazenamento Um dos maiores problemas de se armazenar um grande número de documentos é o espaço necessário para tal. É comum em grandes centros universitários o uso de salas inteiras para guardar esse tipo de informação. A transferência para o meio digital, portanto, reduz muito os custos de locação. Isso porque as plataformas eletrônicas requerem pouco (ou nenhum) espaço interno na instituição para serem salvas. Dependendo do serviço, os arquivos podem ser armazenados remotamente. Segurança e integridade das informações Arquivos físicos, tal qual os digitais, estão sujeitos à perda. Porém, o meio…

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Fluxo De Caixa Financeiro

Fluxo De Caixa Financeiro

Você sabe do que se trata um fluxo de caixa financeiro? Sua análise e gestão é essencial para a saúde e a sobrevivência das mais diversas empresas no mercado, sendo fundamental saber tudo sobre esse assunto. Que a parte financeira de uma organização é uma das suas principais, não é segredo para ninguém. Porém, mesmo assim, não é todo gestor que sabe como mapear, lidar e otimizar os processos envolvidos nela. Sem isso, não só os líderes das instituições ficam no escuro – sem saber exatamente o que esperar do futuro da empresa, mas os setores também se desorganizam e se estressam, gerando uma bola de neve que podem culminar em desastres. Para evitar isso, saiba o que esperar de um bom fluxo de caixa financeiro e a lidar com ele de forma saudável. O que é um bom fluxo de caixa financeiro? Ainda que a maioria das empresas aspire por um bom fluxo de caixa financeiro, nem todas sabem como garanti-lo. Para isso, contudo, é preciso saber do que ele se trata. Inicialmente, um bom fluxo de caixa financeiro é aquele que funciona com fluidez, organização e de forma mensurável. Em seguida, é aquele que traz bons resultados para a empresa, sendo constantemente otimizado e tendo possíveis erros e gargalos solucionados. Finalmente, um bom fluxo financeiro é aquele que se volta para otimizar os processos da organização, trazendo melhorias exponenciais que, com o tempo, se traduzem em crescimento para a empresa. Sabendo disso, como garantir um bom fluxo de caixa financeiro? Confira boas dicas! Aposte em planejamento Um fluxo de caixa financeiro de qualidade não é algo que simplesmente acontece. Ele deve ser planejado e previsto, podendo cumprir com as necessidades da empresa e evitando imprevistos. Ainda que eles não possam ser completamente evitados, os imprevistos geram grandes problemas…

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Como Mapear O Fluxo Financeiro (3)

Como Mapear O Fluxo Financeiro?

O mapeamento do fluxo financeiro de uma empresa é algo muito importante a ser feito com qualidade e eficiência. Afinal, é ele que permite que os gestores tenham a noção exata do que está acontecendo nesse setor da organização. Sem conhecer os dados referentes ao que entra e sai do caixa, os documentos relacionados a isso e os principais passos a serem tomados para otimizar esse fluxo, as empresas pode deixar de contar com diversos benefícios. O mapeamento de processos é algo que não só evita erros, mas que faz com que as empresas tenham noção exata de onde estão posicionadas e do que deve ser feito para melhorar suas tarefas, garantindo melhores resultados. Sabendo disso, confira dicas para mapear o fluxo financeiro de uma empresa e siga-as em seu dia a dia! O que é o mapeamento de um fluxo financeiro? O mapeamento do fluxo financeiro de uma organização nada mais é do que a análise e mensuração dos dados relacionados às finanças ao longo do tempo. Essa ação permite que gargalos sejam evitados durante o processo, que erro sejam suprimidos e que boas práticas possam ser definidas e se tornem apostas permanentes. Não é uma surpresa para gestores e empreendedores que, com o tempo, muitos processos tendem a se confundir e embolar, especialmente quando estão constantemente sujeitos a mudanças. Sem o mapeamento correto, os líderes e colaboradores ficam no escuro e não entendem o que deve ser feito a fim de melhorar a qualidade de seus serviços. Para garantir um bom mapeamento de fluxo financeiro, confira boas dicas abaixo. Análise dos processos Ainda que pareça intuitivo, é fundamental separar todos os processos envolvidos no fluxo financeiro de uma empresa e analisa-los um a um, separadamente. Afinal, se esses processos não forem vistos de forma individual, é mais que…

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Gerenciamento De Processos De Negócio

Gerenciamento De Processos De Negócio

Você sabe do que se trata o termo gerenciamento de processos de negócio? Advindo do termo em inglês BPM – Business Processo Management, ele é parte fundamental do sucesso das empresas e deve ser uma aposta constante. Não é incomum observar empresas de qualidade terem seus resultados afetados em função de um mau gerenciamento. Porém, ele não está relacionado apenas à função dos gestores; diversos outros pontos são responsáveis por essas falhas. Dentre os principais é possível citar: comunicação interna limitada, excessos de etapas em processos, desconhecimento de dados e informações, público-alvo errado… São diversas as falhas observadas em um gerenciamento de processos de negócio inacabado. Para saber mais sobre elas e, é claro, evita-las, entenda mais sobre o assunto! O que é o gerenciamento de processos de negócio? Que o mercado de todas as áreas e nichos se torna cada vez mais concorrido, todos já sabem. Todos os dias surgem novas empresas com ideias inovadoras e que buscam garantir sua fatia de lucros e sucesso. Com isso, várias organizações se perdem em suas próprias ideias e ficam para trás. Para evitar esse tipo de problema, bons empreendedores passaram a apostar cada vez mais em um gerenciamento de processos de negócio de qualidade, ou seja, em saber tudo sobre BPM. Afinal, o BPM tem como função reunir o melhor de empreendedorismo com tecnologia da informação, trazendo à tona soluções personalizadas e facilmente aplicáveis. Personalização é fundamental Cada empresa atua e funciona de um jeito – e isso é inegável. É por isso que um BPM de qualidade leva em consideração as necessidades pontuais de cada organização e perfil e compila as melhores formas de gerenciá-la. Porém, ainda que seja fundamental investir em gestões personalizadas, um fator em comum – que minimiza amplamente os erros acima citados e que é primordial…

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