Blog do Grupo Gerenciar

Serviço de Digitalização de Documentos: o passo para a transformação digital

Serviço de Digitalização de Documentos: o passo para a transformação digital

A pandemia de Covid-19 mudou essencialmente o modo como vivemos e conduzimos os negócios. Como resultado, as empresas tiveram que adotar medidas para trazer velocidade e agilidade aos negócios, por meio de ferramentas tecnológicas para aumentar a eficiência, melhorar a produtividade e aprimorar a experiência do cliente acelerando assim a transformação digital. Esse processo não é fácil, mas no ritmo em que avança as inovações tecnológicas nos ecossistemas corporativos atualmente, as organizações que atrasam a transformação digital enfrentarão o risco de obsolescência. Os processos de negócios, métodos de comunicação e colaboração e tempos de resposta que considerávamos serem bons alguns anos atrás, agora estão desatualizados. As empresas devem atingir um certo nível de maturidade digital para fornecer produtos e serviços centrados no cliente, proporcionando-lhes uma clara vantagem competitiva. Por isso, as organizações que adotarem tecnologias transformadoras e desenvolverem seus recursos digitais vencerão a corrida, ganhando fatias consideráveis do mercado. Dessa maneira, o serviço de digitalização de documentos é uma das melhores abordagens para tornar os fluxos de trabalho das empresas eficientes, simplificados, convenientes e rápidos. O que é o serviço de digitalização de documentos? A digitalização de documentos refere-se ao processo representação digital de um registro físico, ou seja, reprodução de um documento em papel no ambiente digital. Antigamente, as empresas e negócios eram inundados com um excesso de documentos em papel que exigiam medidas complexas de armazenamento, arquivamento e recuperação. Atualmente, quase nenhum documento é gerado exclusivamente em papel, sem uma cópia digital. Isso permite que os dados e informações mais importantes de um negócio sejam facilmente armazenados, pesquisados e acessados eletronicamente, sem ocupar tanto espaço físico. Contudo, se sua organização necessita manusear documentos em papel do passado, a digitalização de documentos pode ser a solução perfeita. O serviço de digitalização de documentos irá converter seus documentos em papel…

Continue lendo

LER MAIS
Segurança dos documentos: dicas para proteger as informações da sua empresa

Segurança dos documentos: dicas para proteger as informações da sua empresa

A privacidade de dados se tornou uma preocupação de estrema relevância para empresas, funcionários, clientes e partes interessadas. Violações de privacidade podem evidenciar problemas com práticas de gerenciamento de documentos e segurança de documento. Por que é importante garantir a segurança dos documentos da sua empresa? A falha em proteger documentos e informações confidenciais pode causar uma série de complicações para as organizações: • Perda de negócios: quando documentos com informações sigilosas são alvos de exposição indevida, pode criar uma sensação de desconfiança em clientes e parceiros, o que prejudica os resultados financeiros da empresa. • Atividade criminosa: quando informações confidenciais são expostas, podem ser utilizadas indevidamente para cometer atividades criminosas como fraude, manchando a reputação de uma empresa. • Perda de vantagem competitiva: quando planos de negócios, propriedade intelectual ou dados comerciais são divulgados ilegalmente, isso coloca as empresas em risco de perder sua vantagem competitiva. • Moral diminuído: Quando as informações confidenciais de funcionários ou clientes ficam expostas, são compartilhadas ou divulgadas sem consentimento, isso deteriora a confiança e a lealdade do empregador. Exemplos de documentos e informações do local de trabalho que devem ser protegidos: As informações confidenciais do local de trabalho podem ser divididas em cinco categorias: • Informações dos colaboradores: Isso pode incluir a divulgação de informações de identificação confidenciais por parte do empregador, como o número do seguro social de um funcionário, endereço residencial, números de telefone, endereços de e-mail, informações de login e senha, número da carteira de motorista, dados médicos confidenciais e muito mais. • Informações de gestão: podem incluir documentação relativa a questões de relações privadas empregador / empregado ou ações disciplinares, demissões planejadas ou redundâncias, investigações de má conduta de funcionários no local de trabalho, salários e negociações de contrato e outras informações relacionadas ao emprego. • Informações da empresa:…

Continue lendo

LER MAIS
Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua empresa deve evitar

Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua empresa deve evitar

Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os negócios. Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de documentos muito comuns, principalmente porque carecem de ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas atividades. Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as empresas enfrentam desde problemas de comunicação a perda de dados. Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de documentos e veja como evitá-los em sua empresa: 1. Não ter uma política sólida de gestão de documentos Este é um dos erros mais frequentes nas corporações. Primeiramente é necessário que você defina quais documentos devem ser mantidos, por quanto tempo podem ser armazenados e quando é o momento adequado para destruí-los. Deixar de controlar os documentos de maneira padronizada leva à perda de arquivos e pode impactar gravemente a sua posição durante uma auditoria. A criação de uma política sólida de gerenciamento de documentos permite que todos esses procedimentos sejam formalizados e garante que sua empresa esteja em conformidade com todos os requisitos legais e regulamentares relevantes. A formalização de uma política de gerenciamento de documentos é o primeiro passo para medidas eficazes de segurança da informação. Você pode criar sua própria programação de retenção ou atualizar uma programação existente para evitar que esta deficiência se arraste por mais tempo. No entanto, buscar a orientação de uma empresa especializada em gerenciamento de documentos ou de especialistas em arquivos (arquivistas) pode ajudar você a garantir que atenderá a todos os requisitos necessários. 2. Não categorizar os arquivos e documentos A…

Continue lendo

LER MAIS
Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de documentos e veja como evitá-los em sua empresa:

Assinatura Eletrônica e Gerenciamento de Documentos: soluções integradas para revolucionar seus fluxos de trabalho

Qualquer empresa e organização é direcionada por documentos e informações. Na fase inicial de um negócio, o arquivamento manual e o manuseio de documentos podem ser rotinas relativamente fáceis e rápidas, pois o volume de arquivos ainda é mínimo. No entanto, conforme a empresa começa a crescer, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos requisitados nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. O processo de gerenciamento de documentos da empresa pode ser demorado, tedioso e às vezes até improdutivo. Como a gestão documental é parte integrante do desempenho de tarefas essenciais dos negócios, a implementação do uso de ferramentas que venham agilizar e simplificar o processo é crucial. Um bom exemplo é a assinatura eletrônica que está sendo cada vez mais utilizada como uma ferramenta que aprimora o gerenciamento de documentos e melhora o fluxo de trabalho para funcionários, clientes e fornecedores. Pare um pouco e analise, quanto tempo você espera pela devolução de um documento após enviá-lo a um cliente para recolhimento de assinatura? Isso atrasa todo o processo de trabalho, principalmente quando os clientes são difíceis de localizar ou até mesmo quando cometem um erro ao assinar os documentos. Porém, graças ao avanço tecnológico, esse processo de assinatura se tornou algo instantâneo, prático e seguro, permitindo a manutenção da organização com um nível de produtividade superior. O software de gerenciamento eletrônico de documentos também é outra tecnologia revolucionária para as rotinas de trabalho, pois possibilita que dados e arquivos sejam preparados e armazenados em formato digital, criando uma estrutura simplificada para organizar e recuperar com agilidade as informações essenciais para a tomada de decisão e execução das atividades. Além disso, com a solução certa de assinatura eletrônica, todo o seu processo de fluxo de trabalho pode ser ainda mais produtivo, colaborativo e econômico….

Continue lendo

LER MAIS
Digitalização e gerenciamento de documentos: qual a importância para seu negócio?

Digitalização e gerenciamento de documentos: qual a importância para seu negócio?

Com as recentes mudanças na forma de trabalho, causadas pela pandemia, as empresas têm repensado o seu espaço de trabalho e seus processos de negócios, especialmente em relação à digitalização e gerenciamento dos documentos e informações. Existem muitos motivos pelos quais a digitalização e o gerenciamento de documentos são importantes e muitos riscos associados ao não gerenciamento adequado dos arquivos. Encontrar uma maneira descomplicada que potencialize o acesso, armazenamento e proteja os documentos é fundamental para garantir o bom andamento de todos os processos de uma empresa. Se uma empresa não gerencia bem os fluxos de trabalho, os documentos e as informações são processados de maneira ineficiente, reduzindo a agilidade dos funcionários e custando dinheiro à sua empresa. Neste artigo, analisaremos as muitas razões do porque a digitalização e o gerenciamento de documentos são importantes e daremos a você algumas dicas fundamentais para ajuda-lo administrar seus arquivos com maior eficiência. Porque a digitalização e o gerenciamento de documentos são essenciais para os negócios? No ambiente de negócios atual, onde informações adquirem status de poder, o uso exclusivo de documentos físicos pode indicar a ruína. O método de digitalização de documentos elimina a trilha de papel, rompendo as limitações físicas relacionadas ao manuseio e o compartilhamento coletivo dos arquivos e informações. Por meio da digitalização, os colaboradores podem digitalizar os documentos no sistema e tê-los acessíveis para uso sempre que necessário e de qualquer lugar de forma simultânea. Esse é um modo muito mais conveniente de acessar arquivos do que o gerenciamento de informações em papel. Através da captura digital, os arquivos podem ser facilmente rastreados e localizados através de sistemas de pesquisa bem desenvolvidos como o GED (Gerenciamento eletrônico de documentos). O fluxo de documentos se origina nos mais diversos setores de uma empresa e percorrem toda a organização. Operar…

Continue lendo

LER MAIS
Fluxos de trabalho: como otimizá-los com uma ferramenta workflow?

Fluxos de trabalho: como otimizá-los com uma ferramenta workflow?

As atividades de uma empresa podem ser divididas em processos, que por sua vez podem ser subdivididos em tarefas. Essas tarefas, desde as mais simples às mais complexas, contribuem para a realização dos objetivos finais da empresa. Isso significa que, quanto melhor eles forem gerenciados, mais bem-sucedidos serão os resultados do negócio. Infelizmente, muitas empresas ainda cometem o equívoco de limitar a agilidade das tarefas que executam, prendendo-se a processos e fluxos de trabalho manuais e pouco práticos. Como consequência, a organização perde produtividade e eficiência. Para evitar a perda de competitividade, é indispensável que as empresas transformem cada vez mais seus processos de negócios em busca da excelência, é aqui que a otimização do fluxo de trabalho desempenha um papel fundamental. Afinal, o que é um fluxo de trabalho? Um fluxo de trabalho envolve um padrão ou série de tarefas dentro de um processo organizacional, enquanto os processos formam as condições definidas da sequência conectada de atividades que compõem um fluxo de trabalho. Basicamente, os fluxos de trabalho são processos de negócios em ação. Portanto, da mesma forma que otimizamos os processos para a máxima eficiência e eficácia, a otimização do fluxo de trabalho visa alcançar o mesmo sistematicamente. No nível da empresa, é uma sequência em que as tarefas, informações ou documentos são distribuídos de um colaborador para outro, de acordo com um conjunto de regras de procedimento. Os fluxos de trabalho unificam os sistemas de informação para auxiliar a concluir tarefas, organizando e alinhando a automação e execução de processos. Desse modo, após otimizar seus processos de negócios, automatizá-los em um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é fundamental para contribuir para o aumento do sucesso da empresa. Como saber quando é hora de otimizar os seus fluxos de trabalho? Bem, responda às seguintes perguntas para…

Continue lendo

LER MAIS
Indexação de documentos: conceitos e importância para a gestão documental

Indexação de documentos: conceitos e importância para a gestão documental

Um dos maiores obstáculos quando se trata de produtividade na maioria das organizações é o manuseio de papéis ou a procura de documentos armazenados em um método de arquivamento manual. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contribuem muito no aumento da eficiência e proporcionam um melhor ambiente de trabalho. É aqui que entra o recurso da indexação de documentos. A indexação de documentos é crucial para o processo de armazenamento de arquivos. Portanto, saber quais arquivos estão armazenados e exatamente onde estão localizados facilita o gerenciamento de documentos e potencializa a produtividade da sua empresa. O que é indexação de documentos? A indexação de documentos é a identificação de atributos específicos de um documento para simplificar e agilizar a localização e recuperação precisa de um documento. Isso é feito por meio de um índice, metodologia utilizada para facilitar a localização de informações com dados descritivos. Os campos de índice, ou campos-chave, são campos de banco de dados usados para categorizar e organizar documentos. Eles geralmente são definidos pelo usuário e podem ser usados para pesquisar e recuperar documentos. Alguns exemplos incluem nome, sobrenome, endereço, número da fatura e data. É importante que a indexação do documento seja feita com precisão, caso contrário, será difícil, senão impossível, recuperar um documento digitalizado. Em outras palavras, a indexação cria um caminho para documentos com base em como os processos de negócios de uma empresa são executados e como a equipe trabalha. Para obter o máximo de recursos possíveis dos seus dados indexados, você precisará de um sistema que possa lidar com eles de maneira eficaz. Por isso, certifique-se de ter um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED eficiente que possa usar os metadados. A importância da indexação para a gestão documental O objetivo principal da indexação é garantir a capacidade…

Continue lendo

LER MAIS
Gerenciamento de documentos: conheça as melhores práticas

Gerenciamento de documentos: conheça as melhores práticas

O gerenciamento de documentos consiste em um conjunto de práticas que visa a organização e controle dos arquivos documentais e a preservação adequada das informações que fazem parte de uma instituição. Como sabemos, todo ambiente corporativo produz uma quantidade considerável de documentos. Organizar todos esses registros de maneira eficiente certamente representará um grande desafio, porém os resultados serão extremamente benéficos e satisfatórios para a sua empresa, proporcionando agilidade na localização dos documentos, segurança jurídica e redução de custos. Para que isso aconteça, entretanto, é necessário estimular boas práticas administrativas, algo inerente a qualquer processo de uma gestão verdadeiramente assertiva. Mesmo em menor escala, ainda há negligência do empresariado em torno da gestão de documentos, o que traz sérios riscos para qualquer negócio. Melhores práticas para o gerenciamento de documentos da sua empresa Para que a gestão de documentos realmente facilite a vida da sua empresa, nós vamos lhe apresentar as melhores práticas aplicáveis ao seu acervo e às rotinas do seu trabalho, com foco na eficiência e nos resultados. Confira: Digitalização dos documentos Os avanços tecnológicos revolucionaram as rotinas de praticamente todos os serviços, inclusive na gestão de arquivos. Neste contexto, a digitalização de documentos se tornou uma das melhores soluções disponíveis para esse tipo de gestão. Além de dinamizar o acesso às informações documentais (ao alcance de uma simples pesquisa em um software), a gestão eletrônica de documentos ainda reduz a utilização de papel, contribuindo para o meio ambiente e para o seu bolso, já que as cópias e impressões de documentos envolvem custos. Os documentos digitalizados e certificados com ICP-Brasil (assinatura digital) de acordo com a legislação vigente (Lei 13.874/2019, Decreto 10.278/2020 e MP 2200-2/2001) recebem todo o respaldo jurídico para substituir o documento original e consequentemente eliminá-lo. Saiba mais. Tenha um espaço organizado Para garantir o controle...

Continue lendo

LER MAIS
7 limitações dos documentos em papel e como superá-los

7 limitações dos documentos em papel e como superá-los

Durante séculos, os documentos em papel sustentaram o mundo quando se tratava de manutenção de registros e comunicação empresarial. Cinquenta anos atrás, simplesmente não havia alternativas aos documentos em papel. As empresas armazenavam registros vitais em pilhas de arquivos de papel. À medida que avançamos no século 21, percebemos que controlar pilhas cada vez maiores de registros em papel não é apenas cansativo e complicado, é insustentável. Nós nos inclinamos para esse crescente aborrecimento com o papel à medida que as tecnologias digitais se moviam para o local de trabalho e logo para nossas casas. Nos últimos anos, as desvantagens do papel no gerenciamento de documentos estão cada vez mais evidentes à medida que as tecnologias mais recentes ultrapassaram a dependência dos registros físicos pela introdução dos recursos digitais. Por isso, listamos as principais limitações dos documentos baseados em papel. Principais limitações dos documentos baseados em papel 1. Documentos em papel ocupam muito espaço Para uma pequena empresa, pode ser viável armazenar alguns documentos em papel. No entanto, conforme o negócio cresce, o espaço de armazenamento fica reduzido ou é muito caro. Além disso, arquivos volumosos não só geram desordem física no local de trabalho, mas também podem afetar a produtividade dos funcionários e dificultar a localização dos registros. Um ambiente de escritório desordenado é pouco inspirador, certamente não é o ideal. Por isso, é importante converter registros de papel para o digital, promovendo assim um local de trabalho ordenado e fácil de manter. 2. São caros de manter O custo da utilização de documentos em papel vai muito além dos gastos com impressora, papel e tinta. Inclui também arquivo e armazenamento de papel, cópia, compartilhamento pessoal e envio por correio, serviços de segurança e destruição de documentos confidenciais, manutenção e reparos de impressoras e copiadoras. Além dos custos com…

Continue lendo

LER MAIS
Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência

Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência?

A organização e controle de documentos são cuidados que devem existir em qualquer empresa ou instituição, independente do seu porte. Ao lidar com documentos digitais ou físicos, é essencial organizar seus arquivos no ambiente de trabalho de modo que ofereça suporte a sua produtividade e aumente sua eficiência. Se você está constantemente procurando por documentos perdidos ou tendo que voltar para encontrar informações necessárias para concluir um projeto, você está perdendo um tempo crucial que poderia ser utilizado para realizar outas atividades do trabalho. A diminuição da produtividade pode significar prazos perdidos e uma série de inconvenientes. Por isso, é essencial implementar estratégias de organização e controle de documentos eficiente na sua empresa. Por que ter uma estratégia de organização e controle de documentos? Em sua aceitação mais simples, o controle de documentos refere-se a uma série de práticas para garantir que os documentos sejam organizados, revisados, distribuídos e descartados de maneira sistemática e verificável. Esses procedimentos podem ajudar uma empresa a se manter organizada e ágil, principalmente à medida que continua em pleno crescimento. Além disso, as práticas de organização e controle de documentos são fundamentais para manter a integridade e a rastreabilidade dos arquivos, aspectos essenciais para qualquer empresa. Como organizar os documentos de maneira eficiente? As etapas a seguir podem orientá-lo na classificação, categorização e armazenamento de sua papelada física e ajudá-lo a aplicar um sistema de gerenciamento de arquivos eficaz: Intitule e separe os documentos por tipo Intitule seus documentos físicos por categorias, como relatórios, propostas, contratos ou faturas. Você pode diferenciar ainda mais cada documentos utilizando níveis de categorias de subtipos, ex: “ficha de controle de EPI” (tipo: ficha, subitem: controle de EPI), “ficha de registro de funcionário” (tipo: ficha, subitem: registro de funcionário). Essa estratégia de nomenclatura e divisão por camadas pode ajudá-lo a…

Continue lendo

LER MAIS

Grupo Gerenciar

Normalmente responde na hora

Entre em contato através do whatsapp! Preencha o formulário e envie-nos uma mensagem.

Ao informar meus dados, eu concordo com a Política de Privacidade e com os Termos de Uso.