Blog do Grupo Gerenciar

7 limitações dos documentos em papel e como superá-los

7 limitações dos documentos em papel e como superá-los

Durante séculos, os documentos em papel sustentaram o mundo quando se tratava de manutenção de registros e comunicação empresarial. Cinquenta anos atrás, simplesmente não havia alternativas aos documentos em papel. As empresas armazenavam registros vitais em pilhas de arquivos de papel. À medida que avançamos no século 21, percebemos que controlar pilhas cada vez maiores de registros em papel não é apenas cansativo e complicado, é insustentável. Nós nos inclinamos para esse crescente aborrecimento com o papel à medida que as tecnologias digitais se moviam para o local de trabalho e logo para nossas casas. Nos últimos anos, as desvantagens do papel no gerenciamento de documentos estão cada vez mais evidentes à medida que as tecnologias mais recentes ultrapassaram a dependência dos registros físicos pela introdução dos recursos digitais. Por isso, listamos as principais limitações dos documentos baseados em papel. Principais limitações dos documentos baseados em papel 1. Documentos em papel ocupam muito espaço Para uma pequena empresa, pode ser viável armazenar alguns documentos em papel. No entanto, conforme o negócio cresce, o espaço de armazenamento fica reduzido ou é muito caro. Além disso, arquivos volumosos não só geram desordem física no local de trabalho, mas também podem afetar a produtividade dos funcionários e dificultar a localização dos registros. Um ambiente de escritório desordenado é pouco inspirador, certamente não é o ideal. Por isso, é importante converter registros de papel para o digital, promovendo assim um local de trabalho ordenado e fácil de manter. 2. São caros de manter O custo da utilização de documentos em papel vai muito além dos gastos com impressora, papel e tinta. Inclui também arquivo e armazenamento de papel, cópia, compartilhamento pessoal e envio por correio, serviços de segurança e destruição de documentos confidenciais, manutenção e reparos de impressoras e copiadoras. Além dos custos com…

Continue Reading

LER MAIS
Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência

Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência?

A organização e controle de documentos são cuidados que devem existir em qualquer empresa ou instituição, independente do seu porte. Ao lidar com documentos digitais ou físicos, é essencial organizar seus arquivos no ambiente de trabalho de modo que ofereça suporte a sua produtividade e aumente sua eficiência. Se você está constantemente procurando por documentos perdidos ou tendo que voltar para encontrar informações necessárias para concluir um projeto, você está perdendo um tempo crucial que poderia ser utilizado para realizar outas atividades do trabalho. A diminuição da produtividade pode significar prazos perdidos e uma série de inconvenientes. Por isso, é essencial implementar estratégias de organização e controle de documentos eficiente na sua empresa. Por que ter uma estratégia de organização e controle de documentos? Em sua aceitação mais simples, o controle de documentos refere-se a uma série de práticas para garantir que os documentos sejam organizados, revisados, distribuídos e descartados de maneira sistemática e verificável. Esses procedimentos podem ajudar uma empresa a se manter organizada e ágil, principalmente à medida que continua em pleno crescimento. Além disso, as práticas de organização e controle de documentos são fundamentais para manter a integridade e a rastreabilidade dos arquivos, aspectos essenciais para qualquer empresa. Como organizar os documentos de maneira eficiente? As etapas a seguir podem orientá-lo na classificação, categorização e armazenamento de sua papelada física e ajudá-lo a aplicar um sistema de gerenciamento de arquivos eficaz: Intitule e separe os documentos por tipo Intitule seus documentos físicos por categorias, como relatórios, propostas, contratos ou faturas. Você pode diferenciar ainda mais cada documentos utilizando níveis de categorias de subtipos, ex: “ficha de controle de EPI” (tipo: ficha, subitem: controle de EPI), “ficha de registro de funcionário” (tipo: ficha, subitem: registro de funcionário). Essa estratégia de nomenclatura e divisão por camadas pode ajudá-lo a…

Continue Reading

LER MAIS
Gerenciamento de fluxo de trabalho workflow

Sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho (workflow): porque ter um?

Frequentemente, os colaboradores de uma empresa gastam muito tempo, tanto no trabalho quanto nos processos que dão suporte às operações. Esse desperdício de tempo se torna ainda mais perceptível quando a empresa precisa lidar com muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, etc.). Graças aos avanços da tecnologia e a ampla aceitação dos sistemas automatizados, a lista de motivos para otimizar os processos de negócios através de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho cresce a cada ano, possibilitando a implementação de uma grande mudança nas rotinas corporativas e essas razões justificam a importância de adotá-lo a tempo para organizações de todos os níveis. O que é gerenciamento de fluxo de trabalho? Antes de falarmos sobre os motivos para adquirir uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, vamos entender o que significa o termo. Um fluxo de trabalho (workflow) pode ser descrito como um conjunto de passos necessários que permite a automatização da movimentação sequencial de documentos, grupo de tarefas sequenciais ou atividades de trabalho envolvidas em um processo de negócios, ou como um conjunto complexo de processos. O termo gerenciamento de fluxo de trabalho está relacionado ao processo de coordenação das várias tarefas que, coletivamente, constituem o trabalho de uma equipe ou organização e mostra como os processos afetam uns aos outros de acordo com um conjunto de regras, rotas e funções. Assim, o objetivo da gestão do fluxo de trabalho é garantir que os resultados alcançados correspondam aos objetivos definidos. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho por sua vez, fornece a base e a infraestrutura para definir, controlar, implementar e executar com êxito as várias atividades definidas em um fluxo de trabalho. A maioria dos softwares de workflow pode ser integrada a outro sistema como um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Razões para ter…

Continue Reading

LER MAIS
Quais as consequências da falta de gerenciamento de documentos

Quais as consequências da falta de gerenciamento de documentos?

Toda e qualquer empresa necessita de soluções voltadas para o gerenciamento de documentos, a fim de se obter operações eficientes e produtivas. Infelizmente, o gerenciamento dos registros ainda é um procedimento frequentemente esquecido e subestimado no universo corporativo. A ausência de uma estratégia inteligente para solucionar a desordem do acervo documental e do fluxo das informações, faz com que as empresas desenvolvam também problemas de comunicação e perda de dados. A má gestão dos arquivos também pode levar a relacionamentos comerciais danificados e atrasos nas operações de rotina. Portanto, é essencial descobrir os elementos do gerenciamento inadequado de registros e como você pode evitá-lo em sua empresa. Como identificar se sua empresa precisa adotar o gerenciamento de documentos? Esses são os principais sinais de que sua empresa precisa fazer uma mudança e investir na gestão de documentos: As pilhas de documentos crescem mais rápido do que o arquivamento; O compartilhamento dos arquivos e informações é lento e sem controle; O armazenamento da papelada ocupa muito espaço no escritório; Os documentos são arquivados incorretamente ou extraviados; É necessário criar várias cópias do mesmo documento; Os colaboradores perdem muito tempo para localizar um documento; Principais consequências da falta de gerenciamento de documentos: Financeiro: quando os registros são perdidos ou não são rastreados adequadamente, as empresas podem ter problemas com impostos, orçamentos e pagamentos, gerando gastos (que poderiam ser evitados) com a recriação de documentos – podendo, por exemplo, afetar o manuseio da folha de pagamento. Legal: se as empresas enfrentarem ação legal ou auditoria, o acúmulo desordenado dos documentos torna difícil a localização dos registros dentro do prazo requerido, resultando em problemas desde complicações legais, como multas, processos e até perdas de receita. Produtividade: quando você e seus funcionários perdem tempo procurando documentos perdidos, você perde eficiência e dinheiro (já que tempo…

Continue Reading

LER MAIS
Soluções inteligentes para acelerar a transformação digital nos negócios

Soluções inteligentes para acelerar a transformação digital nos negócios

Vivemos em uma era em que a tecnologia desempenha um papel fundamental no cotidiano das pessoas, empresas e instituições. Diante de um cenário cada vez mais digital, hiperconectado e competitivo, impulsionar a transformação digital nos negócios não se trata apenas de uma mera opção e sim de uma questão de sobrevivência. Setores empresariais de todo o mundo adentraram em um ritmo acelerado de atualização tecnológica para garantir o controle estratégico de dados, documentos, métricas, operações e instalações. A tendência atual é tornar os processos de negócio cada vez mais inteligentes, incorporando os conceitos digitais e sustentáveis ao DNA das empresas, visando mais economia e rentabilidade. A transformação digital é um conceito revolucionário e disruptivo, onde as operações que até ontem eram realizadas de forma manual e em ambiente físico, tende a ser rapidamente substituídas por operações automatizadas ou remotas, através de ferramentas virtuais. Neste cenário cada vez mais digital, ser uma empresa Paperless é a tendência da vez. Esta concepção representa um ambiente de trabalho no qual a utilização de papel é eliminada ou muito reduzida, onde os dados e os documentos não necessitam mais serem impressos, apenas gerados, visualizados e compartilhados em formato digital, diminuindo gastos com insumos e espaço físico, adicionando produtividade e facilidade nas tomadas de decisões. Embora a eliminação total do papel talvez ainda não represente uma meta facilmente atingível a curto prazo em todos os segmentos de negócios, mesmo uma pequena redução pode já em um primeiro momento representar uma economia de custos considerável e a melhoria na eficiência dos processos. Não importa se sua empresa está na fase inicial ou desenvolveu políticas e procedimentos bem estabelecidos, sempre há vantagens na interrupção ou mesmo na redução do uso de papel. Razões para digitalizar os documentos e atividades da sua empresa Produtividade aprimorada: Localizar e compreender…

Continue Reading

LER MAIS
Documentos digitalizados e a prova na Justiça do Trabalho

#Artigo: Documentos digitalizados e a prova na Justiça do Trabalho

A cada dia avança a produção de documentos eletrônicos e digitalização de documentos físicos com sua migração para o ambiente virtual. Por se tratar de um caminho sem volta, dadas as incontáveis vantagens, a informatização atingiu os processos judiciais[1].  Dos documentos físicos, até então considerados o “normal” em processos judiciais, na última década houve um avanço sem volta rumo aos processos judiciais eletrônicos. Novos processos judiciais foram propostos já na forma eletrônica e houve uma corrida pela digitalização e virtualização dos processos já existentes em meio físico como forma de melhor adequação ao novo padrão adotado. Na Justiça do Trabalho, atualmente adota-se o sistema PJE (processo judicial eletrônico) para a tramitação de processos judiciais. Com este sistema, os processos são distribuídos pela via eletrônica e as peças e documentos são assinados por meio de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada. Inclusive a ata de audiência que é o registro de evento presencial, dispensa a assinatura física das partes.[2] Por tais razões, é cada vez mais recorrente o anseio pela produção de prova documental em via apenas digitalizada com a dispensa da via original em documento físico, mormente em razão não só dos fatores citados, mas em especial em razão do avançado estágio de evolução do gerenciamento, guarda e digitalização desses documentos. Para as partes – em especial empregadores e suas áreas de departamento pessoal, departamento de recursos humanos e arquivos – haveria vantagem com maior organização e segurança, com a possibilidade de terceirização da guarda e digitalização a companhias especializadas, além de melhor gerenciamento, tratamento de documentos e menor necessidade de espaços físicos para seu armazenamento. Com a citada informatização do processo judicial foram introduzidos dispositivos legais que dão força ao valor probatório dos documentos digitalizados e à consequente adesão à guarda e digitalização de documentos. Exemplo disso é…

Continue Reading

LER MAIS
5 dicas para gerenciar a empresa com organização

5 dicas para gerenciar a empresa com organização

Para ter sucesso é preciso gerenciar a empresa com organização. Existem diferentes formas de fazer isso, e você pode ver seu negócio crescer muito se manter uma gestão de qualidade. Uma empresa organizada consegue manter as suas contas em dia. Os departamentos funcionam de maneira correta e isso pode ter impacto direto na melhoria da produção e no lucro obtido. Mas, quais setores podem ser bem organizados? O que você pode fazer para melhorar a gestão de sua empresa? Uma das formas de fazer isso é através da organização de documentos e digitalização de papelada. Como Funciona o Arquivamento de Documentos? 4 Dicas Para Automatizar O Fluxo De Trabalho Consultoria personalizada oferecida pela Gerenciar Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes  Quais São As Normas Para Emissão De Diploma Digital? Conheça as dicas para gerenciar a empresa com organização Para começar a gerenciar a empresa com organização você precisa primeiro definir o que precisa ser feito e entender como é possível melhorar a rotina e otimizar a atividade de seu empreendimento. 1. Desenvolva a sua mente empreendedora: Você precisa começar a pensar como um empreendedor. Se você quer gerenciar a empresa com organização essa é a primeira dica essencial. Um empreendedor não pensa apenas em manter as coisas funcionando, mas procura pelas melhores alternativas, aquelas que otimizem as tarefas e tornem os resultados ainda melhores. 2. Aposte em um software de gestão: Felizmente você pode apostar na tecnologia como sua grande aliada para conseguir gerenciar empresa com organização. Softwares de gestão oferecem ferramentas que ajudam na gestão de sua empresa. É possível fazer um acompanhamento de fluxo e caixa, gerenciar estoque, manter relatórios referentes a todas as atividades etc. 3. Tenha uma comunicação interna de qualidade: A comunicação interna é fundamental para que a empresa tenha sucesso….

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00002

A digitalização de documentos ajuda em que?

A digitalização de documentos ajuda a organizar a sua empresa em diferentes aspectos. É uma estratégia simples que pode mudar completamente sua rotina fazendo com que a documentação fique arrumada e facilmente acessível. O processo de digitalização tem ocorrido em empresas de diferentes portes. Isso acontece porque essas marcas entendem a importância de manter uma gestão adequada de todos os documentos. O excesso de papeis acaba comprometendo o ambiente, a organização e a própria rotina de trabalho. Afinal de contas, com pilhas de arquivos e pastas fica difícil encontrar rapidamente o que você precisa e até tomar decisões assertivas. A Importância de Investir em Digitalização Faça uma doa organização de documentos administrativos Entenda mais sobre isso: digitalização de documentos ajuda em que? A digitalização de documentos ajuda você a tornar o ambiente de trabalho mais agradável e organizado. Isso acontece porque você poderá finalmente se livrar de todos os papeis que lotam mesas, armários e gavetas. • Segurança dos documentos: Mas, muito além da questão de organização do ambiente, a digitalização de documentos ajuda também a manter a devida segurança dos documentos. Isso porque os arquivos físicos correm riscos diversos. Eles podem embolorar, molhar, estragar por conta dos efeitos do tempo além de estarem sujeitos a furtos, roubos etc. Já os arquivos digitalizados estão mais seguros porque só serão acessados por pessoas previamente autorizadas. Além disso, eles serão arquivados em nuvem, o que impede o risco de desaparecerem mesmo diante de uma pane. A digitalização e a sustentabilidade Além do que falamos até agora existe outro fator que não pode ser ignorado, que é o fato de a digitalização ser uma estratégia sustentável. Ou seja, ela traz também benefícios para o meio ambiente. Com a digitalização você não gerará mais tantos documentos em papel. Com isso diminui consideravelmente o consumo…

Continue Reading

LER MAIS
Quais as vantagens da digitalização de documentos

Quais as vantagens da digitalização de documentos?

São inúmeras as vantagens da digitalização de documentos. Através disso você pode manter a sua empresa mais organizada e facilitar a rotina de trabalho de todos os funcionários. A digitalização já é uma realidade em muitas empresas. Inclusive, independentemente do porte e do segmento, é possível obter muitos benefícios com essa estratégia moderna e inovadora. Quem não se desenvolve e não acompanha os avanços tecnológicos fica para trás na corrida por espaço mercadológico. É por isso que é fundamental estar de olho nas vantagens da digitalização de documentos. A Importância De Terceirizar A Gestão De Documentos Por Quanto Tempo Devo Guardar Documentos Empresariais? Como Organizar Documentos De Forma Segura E Fácil  4 Vantagens de se Ter a Digitalização de Documentos Confira A Maneira Simples De Indexar Documentos Digitais Quais são as vantagens da digitalização de documentos? As principais vantagens da digitalização de documentos dizem respeito a organização. Quando você transforma os papeis de sua empresa em arquivos digitais consegue uma organização incrível do ambiente e das informações contidas neles. É por isso que muitas empresas de grande porte também aderiram a essa solução moderna e eficiente. Elas entenderam que manter a papelada em plena organização é importantíssimo e pode até mesmo ser considerado um diferencial competitivo. Você perceberá que administrar a papelada não apenas toma sei tempo, mas também compromete o bem-estar dos funcionários. Afinal, ume escritório lotado de pilhas de arquivos é desagradável e pouco acolhedor. Não perca tempo procurando papeis: Quando você precisa tomar uma decisão importante para a sua empresa é aquele desespero. Os papeis, contratos e documentos importantes nunca estão onde deveriam. Para agilizar o processo de busca você acaba deslocando um funcionário para fazer a procura, o que por sua vez atrasa outras atividades que deveriam estar em andamento. Para evitar todo esse problema simplesmente…

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00008

Como digitalizar documentos de forma rápida?

A sua empresa está cheia de documentos desorganizados e que atrapalham o funcionamento do trabalho? Saber como digitalizar documentos de forma rápida é uma das maneiras mais eficientes de resolver esse problema! Manter os seus documentos sempre organizados é fundamental para o sucesso da empresa. Porém, fazer isso de forma eficiente quando você possui um grande volume a ser administrado pode ser um tanto trabalhoso. Mas, existe meios de como digitalizar documentos de forma rápida que podem ser a saída para que você finalmente consiga a organização e o controle que almeja para os dados importantes de sua empresa. Quais Documentos Você Deve Arquivar? Como Manter a Boa Organização e Armazenamento de Documentos Como Digitalizar Documentos Pelo Smartphone? Qual o melhor software workflow Como Elaborar Uma Consultoria Documental Por Que É Importante Saber Como Digitalizar Documentos De Forma Rápida? Os seus documentos são recheados de informações importantes e essenciais a respeito de sua empresa. Somente por isso eles já merecem total atenção e precisam ser armazenados de maneira correta e segura. Afinal, só quem já passou pela frustração e pela preocupação de procurar um documento e não encontrar no momento em que precisa saber o quanto isso pode ser desgastante. A situação piora ainda mais quando está envolvida alguma relação comercial, um contrato ou uma estratégia que não podem ser fechados por conta da ausência de dados importantes. Isso acaba atrasando decisões e pode comprometer os seus prazos e suas relações comerciais. Como resultado você vê suas estratégias e planos de crescimento serem adiados e drasticamente comprometidos. Felizmente esse problema pode ser facilmente resolvido ao descobrir como digitalizar documentos de forma mais rápida. Dicas Importantes Para Agilizar O Processo De Digitalização Se você quer saber como digitalizar documentos de forma mais rápida, saiba que para isso você precisará contar com o…

Continue Reading

LER MAIS

Grupo Gerenciar

Normalmente responde na hora

Entre em contato através do whatsapp! Preencha o formulário e envie-nos uma mensagem.

Ao informar meus dados, eu concordo com a Política de Privacidade e com os Termos de Uso.