Quais as consequências da falta de gerenciamento de documentos

Quais as consequências da falta de gerenciamento de documentos?

Toda e qualquer empresa necessita de soluções voltadas para o gerenciamento de documentos, a fim de se obter operações eficientes e produtivas. Infelizmente, o gerenciamento dos registros ainda é um procedimento frequentemente esquecido e subestimado no universo corporativo. A ausência de uma estratégia inteligente para solucionar a desordem do acervo documental e do fluxo das informações, faz com que as empresas desenvolvam também problemas de comunicação e perda de dados. A má gestão dos arquivos também pode levar a relacionamentos comerciais danificados e atrasos nas operações de rotina. Portanto, é essencial descobrir os elementos do gerenciamento inadequado de registros e como você pode evitá-lo em sua empresa. Como identificar se sua empresa precisa adotar o gerenciamento de documentos? Esses são os principais sinais de que sua empresa precisa fazer uma mudança e investir na gestão de documentos: As pilhas de documentos crescem mais rápido do que o arquivamento; O compartilhamento dos arquivos e informações é lento e sem controle; O armazenamento da papelada ocupa muito espaço no escritório; Os documentos são arquivados incorretamente ou extraviados; É necessário criar várias cópias do mesmo documento; Os colaboradores perdem muito tempo para localizar um documento; Principais consequências da falta de gerenciamento de documentos: Financeiro: quando os registros são perdidos ou não são rastreados adequadamente, as empresas podem ter problemas com impostos, orçamentos e pagamentos, gerando gastos (que poderiam ser evitados) com a recriação de documentos – podendo, por exemplo, afetar o manuseio da folha de pagamento. Legal: se as empresas enfrentarem ação legal ou auditoria, o acúmulo desordenado dos documentos torna difícil a localização dos registros dentro do prazo requerido, resultando em problemas desde complicações legais, como multas, processos e até perdas de receita. Produtividade: quando você e seus funcionários perdem tempo procurando documentos perdidos, você perde eficiência e dinheiro (já que tempo…

Continue Reading

LER MAIS
Soluções inteligentes para acelerar a transformação digital nos negócios

Soluções inteligentes para acelerar a transformação digital nos negócios

Vivemos em uma era em que a tecnologia desempenha um papel fundamental no cotidiano das pessoas, empresas e instituições. Diante de um cenário cada vez mais digital, hiperconectado e competitivo, impulsionar a transformação digital nos negócios não se trata apenas de uma mera opção e sim de uma questão de sobrevivência. Setores empresariais de todo o mundo adentraram em um ritmo acelerado de atualização tecnológica para garantir o controle estratégico de dados, documentos, métricas, operações e instalações. A tendência atual é tornar os processos de negócio cada vez mais inteligentes, incorporando os conceitos digitais e sustentáveis ao DNA das empresas, visando mais economia e rentabilidade. A transformação digital é um conceito revolucionário e disruptivo, onde as operações que até ontem eram realizadas de forma manual e em ambiente físico, tende a ser rapidamente substituídas por operações automatizadas ou remotas, através de ferramentas virtuais. Neste cenário cada vez mais digital, ser uma empresa Paperless é a tendência da vez. Esta concepção representa um ambiente de trabalho no qual a utilização de papel é eliminada ou muito reduzida, onde os dados e os documentos não necessitam mais serem impressos, apenas gerados, visualizados e compartilhados em formato digital, diminuindo gastos com insumos e espaço físico, adicionando produtividade e facilidade nas tomadas de decisões. Embora a eliminação total do papel talvez ainda não represente uma meta facilmente atingível a curto prazo em todos os segmentos de negócios, mesmo uma pequena redução pode já em um primeiro momento representar uma economia de custos considerável e a melhoria na eficiência dos processos. Não importa se sua empresa está na fase inicial ou desenvolveu políticas e procedimentos bem estabelecidos, sempre há vantagens na interrupção ou mesmo na redução do uso de papel. Razões para digitalizar os documentos e atividades da sua empresa Produtividade aprimorada: Localizar e compreender…

Continue Reading

LER MAIS
Documentos digitalizados e a prova na Justiça do Trabalho

#Artigo: Documentos digitalizados e a prova na Justiça do Trabalho

A cada dia avança a produção de documentos eletrônicos e digitalização de documentos físicos com sua migração para o ambiente virtual. Por se tratar de um caminho sem volta, dadas as incontáveis vantagens, a informatização atingiu os processos judiciais[1].  Dos documentos físicos, até então considerados o “normal” em processos judiciais, na última década houve um avanço sem volta rumo aos processos judiciais eletrônicos. Novos processos judiciais foram propostos já na forma eletrônica e houve uma corrida pela digitalização e virtualização dos processos já existentes em meio físico como forma de melhor adequação ao novo padrão adotado. Na Justiça do Trabalho, atualmente adota-se o sistema PJE (processo judicial eletrônico) para a tramitação de processos judiciais. Com este sistema, os processos são distribuídos pela via eletrônica e as peças e documentos são assinados por meio de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada. Inclusive a ata de audiência que é o registro de evento presencial, dispensa a assinatura física das partes.[2] Por tais razões, é cada vez mais recorrente o anseio pela produção de prova documental em via apenas digitalizada com a dispensa da via original em documento físico, mormente em razão não só dos fatores citados, mas em especial em razão do avançado estágio de evolução do gerenciamento, guarda e digitalização desses documentos. Para as partes – em especial empregadores e suas áreas de departamento pessoal, departamento de recursos humanos e arquivos – haveria vantagem com maior organização e segurança, com a possibilidade de terceirização da guarda e digitalização a companhias especializadas, além de melhor gerenciamento, tratamento de documentos e menor necessidade de espaços físicos para seu armazenamento. Com a citada informatização do processo judicial foram introduzidos dispositivos legais que dão força ao valor probatório dos documentos digitalizados e à consequente adesão à guarda e digitalização de documentos. Exemplo disso é…

Continue Reading

LER MAIS
Dicas Para Gerenciar A Empresa Com Organização

5 Dicas Para Gerenciar A Empresa Com Organização

Para ter sucesso é preciso gerenciar a empresa com organização. Existem diferentes formas de fazer isso, e você pode ver seu negócio crescer muito se manter uma gestão de qualidade. Uma empresa organizada consegue manter as suas contas em dia. Os departamentos funcionam de maneira correta e isso pode ter impacto direto na melhoria da produção e no lucro obtido. Mas, quais setores podem ser bem organizados? O que você pode fazer para melhorar a gestão de sua empresa? Uma das formas de fazer isso é através da organização de documentos e digitalização de papelada. Como Funciona o Arquivamento de Documentos? 4 Dicas Para Automatizar O Fluxo De Trabalho Consultoria personalizada oferecida pela Gerenciar Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes  Quais São As Normas Para Emissão De Diploma Digital? Conheça As Dicas Para Gerenciar A Empresa Com Organização Para começar a gerenciar a empresa com organização você precisa primeiro definir o que precisa ser feito e entender como é possível melhorar a rotina e otimizar a atividade de seu empreendimento. Desenvolva a sua mente empreendedora: Você precisa começar a pensar como um empreendedor. Se você quer gerenciar a empresa com organização essa é a primeira dica essencial. Um empreendedor não pensa apenas em manter as coisas funcionando, mas procura pelas melhores alternativas, aquelas que otimizem as tarefas e tornem os resultados ainda melhores. Aposte em um software de gestão: Felizmente você pode apostar na tecnologia como sua grande aliada para conseguir gerenciar empresa com organização. Softwares de gestão oferecem ferramentas que ajudam na gestão de sua empresa. É possível fazer um acompanhamento de fluxo e caixa, gerenciar estoque, manter relatórios referentes a todas as atividades etc. Tenha Uma Comunicação Interna De Qualidade A comunicação interna é fundamental para que a empresa tenha sucesso. Se não houver…

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00002

A Digitalização De Documentos Ajuda Em Que?

A digitalização de documentos ajuda a organizar a sua empresa em diferentes aspectos. É uma estratégia simples que pode mudar completamente sua rotina fazendo com que a documentação fique arrumada e facilmente acessível. O processo de digitalização tem ocorrido em empresas de diferentes portes. Isso acontece porque essas marcas entendem a importância de manter uma gestão adequada de todos os documentos. O excesso de papeis acaba comprometendo o ambiente, a organização e a própria rotina de trabalho. Afinal de contas, com pilhas de arquivos e pastas fica difícil encontrar rapidamente o que você precisa e até tomar decisões assertivas. Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes Como Digitalizar Documentos Pelo Smartphone? A Importância De Investir Em Digitalização Quais São As Normas Para Emissão De Diploma Digital? Faça Uma Boa Organização De Documentos Administrativos Entenda Mais Sobre Isso: Digitalização De Documentos Ajuda Em Que? A digitalização de documentos ajuda você a tornar o ambiente de trabalho mais agradável e organizado. Isso acontece porque você poderá finalmente se livrar de todos os papeis que lotam mesas, armários e gavetas. Segurança dos documentos: Mas, muito além da questão de organização do ambiente, a digitalização de documentos ajuda também a manter a devida segurança dos documentos. Isso porque os arquivos físicos correm riscos diversos. Eles podem embolorar, molhar, estragar por conta dos efeitos do tempo além de estarem sujeitos a furtos, roubos etc. Já os arquivos digitalizados estão mais seguros porque só serão acessados por pessoas previamente autorizadas. Além disso, eles serão arquivados em nuvem, o que impede o risco de desaparecerem mesmo diante de uma pane. A Digitalização E A Sustentabilidade Além do que falamos até agora existe outro fator que não pode ser ignorado, que é o fato de a digitalização ser uma estratégia sustentável. Ou seja, ela traz…

Continue Reading

LER MAIS
Vantagens De Digitalizar Documentos

Vantagens De Digitalizar Documentos

São inúmeras as vantagens de digitalizar documentos. Através disso você pode manter a sua empresa mais organizada e facilitar a rotina de trabalho de todos os funcionários. A digitalização já é uma realidade em muitas empresas. Inclusive, independentemente do porte e do segmento, é possível obter muitos benefícios com essa estratégia moderna e inovadora. Quem não se desenvolve e não acompanha os avanços tecnológicos fica para trás na corrida por espaço mercadológico. É por isso que é fundamental estar de olho nas vantagens de digitalizar documentos. A Importância De Terceirizar A Gestão De Documentos Por Quanto Tempo Devo Guardar Documentos Empresariais? Como Organizar Documentos De Forma Segura E Fácil  4 Vantagens de se Ter a Digitalização de Documentos Confira A Maneira Simples De Indexar Documentos Digitais Quais São As Vantagens De Digitalizar Documentos? As principais vantagens de digitalizar documentos dizem respeito a organização. Quando você transforma os papeis de sua empresa em arquivos digitais consegue uma organização incrível do ambiente e das informações contidas neles. É por isso que muitas empresas de grande porte também aderiram a essa solução moderna e eficiente. Elas entenderam que manter a papelada em plena organização é importantíssimo e pode até mesmo ser considerado um diferencial competitivo. Você perceberá que administrar a papelada não apenas toma sei tempo, mas também compromete o bem-estar dos funcionários. Afinal, ume escritório lotado de pilhas de arquivos é desagradável e pouco acolhedor. Não perca tempo procurando papeis: Quando você precisa tomar uma decisão importante para a sua empresa é aquele desespero. Os papeis, contratos e documentos importantes nunca estão onde deveriam. Para agilizar o processo de busca você acaba deslocando um funcionário para fazer a procura, o que por sua vez atrasa outras atividades que deveriam estar em andamento. Para evitar todo esse problema simplesmente porque não encontra um…

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00008

Como Digitalizar Documentos De Forma Rápida?

A sua empresa está cheia de documentos desorganizados e que atrapalham o funcionamento do trabalho? Saber como digitalizar documentos de forma rápida é uma das maneiras mais eficientes de resolver esse problema! Manter os seus documentos sempre organizados é fundamental para o sucesso da empresa. Porém, fazer isso de forma eficiente quando você possui um grande volume a ser administrado pode ser um tanto trabalhoso. Mas, existe meios de como digitalizar documentos de forma rápida que podem ser a saída para que você finalmente consiga a organização e o controle que almeja para os dados importantes de sua empresa. Quais Documentos Você Deve Arquivar? Como Manter a Boa Organização e Armazenamento de Documentos Como Digitalizar Documentos Pelo Smartphone? Qual o melhor software workflow Como Elaborar Uma Consultoria Documental Por Que É Importante Saber Como Digitalizar Documentos De Forma Rápida? Os seus documentos são recheados de informações importantes e essenciais a respeito de sua empresa. Somente por isso eles já merecem total atenção e precisam ser armazenados de maneira correta e segura. Afinal, só quem já passou pela frustração e pela preocupação de procurar um documento e não encontrar no momento em que precisa saber o quanto isso pode ser desgastante. A situação piora ainda mais quando está envolvida alguma relação comercial, um contrato ou uma estratégia que não podem ser fechados por conta da ausência de dados importantes. Isso acaba atrasando decisões e pode comprometer os seus prazos e suas relações comerciais. Como resultado você vê suas estratégias e planos de crescimento serem adiados e drasticamente comprometidos. Felizmente esse problema pode ser facilmente resolvido ao descobrir como digitalizar documentos de forma mais rápida. Dicas Importantes Para Agilizar O Processo De Digitalização Se você quer saber como digitalizar documentos de forma mais rápida, saiba que para isso você precisará contar com o…

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00056

Por Que Digitalizar Documentos?

Encontrar estratégias que ajudem a sua empresa a crescer e se tornar mais competitiva no mercado é o maior desafio para o sucesso. Talvez você já tenha se perguntado “por que digitalizar documentos? Quais vantagens isso pode me trazer?”. É natural ter dúvidas com relação isso. Fato é que o processo e digitalização de papeis tem ganhado cada vez mais espaço no mundo dos negócios, tanto entre empresas de pequeno quando grande porte. Isso prova que é uma estratégia interessante e vantajosa para qualquer empresário. Então, descubra a resposta para a pergunta que não quer calar: por que digitalizar documentos? O Que Considerar Na Decisão De Digitalizar Documentos? Confira A Importância Da Automação Da Gestão Documental Como Digitalizar Documentos Pelo Smartphone? LGPD: O QUE É A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS? Os diferenciais da Gerenciar garantem maior organização Encontre A Resposta: Por Que Digitalizar Documentos? Digitalizar documentos é um processo moderno e inovador que pode ajudar a sua empresa a se tornar mais competitiva no mercado. Como? É simples! Com documentos devidamente organizados e fáceis de serem acessados você e os membros de sua equipe conseguem tomar decisões rapidamente. Isso melhora muito a dinâmica de trabalho de modo geral. Com facilidade nas tomadas de decisões, por sua vez, você terá muito mais agilidade para implementar estratégias, resolver problemas e – o mais importante – atender os seus clientes de maneira eficiente e adequada. 5 Principais Motivos Pelos Quais Você Deve Digitalizar Documentos Mas, muito além de posicionar melhor a sua empresa no mercado, quando você pergunta “por que digitalizar documentos?” podemos responder com diversos outros motivos que fazem dessa uma estratégia importantíssima para os negócios. Sem burocracias: O primeiro bom motivo é que você vai se livrar da burocracia desnecessária, aquela que faz com que você perca 5 horas…

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00012

Como Usar O Software Na Gestão De Documentos?

Você está pensando em inovar e modernizar a sua empresa? Então usar o software na gestão de documentos é o caminho adequado para isso. Com essa ajuda tecnológica você terá muito sucesso com seu negócio. A tecnologia se tornou uma grande aliada do empreendedor moderno. Contar com ferramentas tecnológicas que posam otimizar o trabalho e facilitar a rotina é um dos caminhos essenciais para quem quer crescer e conquistar mais espaço no mercado. Nesse contexto podemos citar o software na gestão de documentos como uma das coisas mais uteis e primordiais para qualquer empresário que almeja sucesso. Afinal, sem organização é difícil pensar em crescimento e lucro. CNA – VII Congresso Nacional de Arquivologia DIPLOMA DIGITAL Como Arquivar Notas Fiscais Dos Seus Fornecedores Como Funciona A Digitalização De Documentos? Qual é a Importância da Automação da Gestão Documental? O Que É E Como Funciona O Software Na Gestão De Documentos? O software na gestão de documentos, como o próprio nome sugere, é um programa de computador que permite que você gerencie corretamente toda a papelada de sua empresa. Não importa o porte de sua empresa: ela com certeza gera muito papel. E quanto mais tempo você passa sem administrar corretamente isso, mais e mais papel é acumulado. O resultado é um escritório atochado de coisas, sem espaço e sem organização e uma imensa dificuldade para localizar qualquer informação quando se faz necessário. O que o software faz é justamente condensar tudo isso que ocupa espaço físico transformando os documentos em arquivos digitais. A digitalização é feita com validação para que os documentos tenham o mesmo valor. Quais São As Principais Funções De Um Software Desse Tipo? Um software na gestão de documentos pode atuar em diferentes frentes, todas elas sempre otimizando o trabalho e tornando a administração da papelada mais…

Continue Reading

LER MAIS
Grupo Gerenciar_00000

Digitalização E Indexação De Documentos

Se você tem uma empresa com certeza busca diariamente por estratégias para que ela cresça e se torne mais competitiva no mercado. A digitalização e indexação de documentos pode ser uma estratégia interessante para alcançar o sucesso. Com o passar dos anos a sua empresa acumula milhares de documentos. Notas fiscais, comprovantes de transações…são documentos das mais variadas origens e tipos, e que precisam ser arquivados por alguma razão. Mas, guardar todos os papeis pode se tornar algo incalculável e difícil. Aos poucos você perceberá que seu escritório está tão atolado de coisas que parece até difícil realizar as tarefas simples. A digitalização e indexação de documentos pode lhe ajudar com isso. É uma estratégia moderna e eficiente que vem ajudando empresários de diferentes portes e conquistarem o sucesso. O QUE É GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS? 4 Razões para se investir no GED Gerenciar PAPERLESS: ELIMINE O PAPEL DE SUA EMPRESA A Importância De Investir Em Digitalização Software GED Para Contabilidade Funciona? O Que É E Como Funciona A Digitalização E Indexação De Documentos? Uma das coisas mais chatas na rotina de trabalho é ter de lidar com pilhas e maios pilhas de papel antigo. Procurar um documento pode levar horas – às vezes dias – e acaba tomando o tempo e a paciência de qualquer profissional. O Que a digitalização e indexação de documentos propõe é justamente acabar com isso transformando todos os papeis em arquivos digitais administrados através de um software específico. O que é a digitalização? A digitalização em si é a transformação do documento em arquivo. Todas as informações contidas no papel deverão ser transformadas em dados digitais que possam ser acessados rapidamente através de um sistema. O que é indexação? A indexação é a possibilidade de transformar esses dados em algo organizado numa espécie de índice…

Continue Reading

LER MAIS

Grupo Gerenciar

Normalmente responde na hora

Entre em contato através do whatsapp! Preencha o formulário e envie-nos uma mensagem.

Ao informar meus dados, eu concordo com a Política de Privacidade e com os Termos de Uso.