Blog do Grupo Gerenciar

Documento Digital e Documento Digitalizado: Qual a Diferença?

Documento Digital e Documento Digitalizado: Qual a Diferença?

Por décadas, o ambiente corporativo foi dominado por pilhas de documentos físicos, ocupando salas e exigindo espaço para armazenamento. No entanto, à medida que avançamos para a era digital, a necessidade de mudança se torna cada vez mais clara. Os documentos impressos, antes considerados fundamentais, estão perdendo espaço para os documentos digitais e documentos digitalizados. Essa mudança dos documentos físicos para os digitais não é apenas uma mudança de formato. É uma alteração estratégica que modifica como as companhias operam, colaboram e inovam. Os documentos físicos, que antes eram a base da documentação empresarial, enfrentam diversos obstáculos, incluindo a perda, a deterioração e a dificuldade de acesso e compartilhamento. A transição para documentos digitais e digitalizados se revelou uma solução completa e estratégica, que vem impulsionando a produtividade, a colaboração e a inovação nas relações e atividades organizacionais. Embora os termos “Documento Digital” e “Documento Digitalizado” sejam semelhantes, compreender suas diferenças é crucial para uma utilização otimizada e estratégica. Neste artigo, vamos explorar essas diferenças, discutir sua validade jurídica e destacar os benefícios gerados por um gerenciamento eficiente neste novo cenário digital. O que é um documento digital e quais suas características? Ao tratarmos de documentos digitais, é crucial distinguir entre dois conceitos que frequentemente se misturam no universo eletrônico: o “documento digital” e o “nato digital”. Enquanto ambos se enquadram na esfera eletrônica, suas origens e características fundamentais apresentam variações significativas. No entanto, vamos nos deter sobre o termo “documento digital”, que é usado para se referir a documentos “nato digitais”, que são criados e gerados exclusivamente em meio digital, sem qualquer relação física. Estes são criados diretamente em formato eletrônico, por diferentes softwares. Sua principal característica é a sua origem totalmente eletrônica, o que elimina a necessidade de conversões a partir de formatos físicos. Alguns exemplos de documentos…

Continue lendo

LER MAIS
Ferramenta Workflow para RH e Financeiro: Como otimizar os processos?

Ferramenta Workflow Para RH e Financeiro: Como Otimizar os Processos?

Nos bastidores do mundo empresarial, os departamentos de Recursos Humanos e Financeiro desempenham papéis cruciais, coordenando uma série de processos documentais que são fundamentais para manter o funcionamento fluido das organizações. Tanto no dia a dia do departamento de Recursos Humanos quanto no Financeiro, os processos documentais desempenham um papel crucial na gestão eficiente e na tomada de decisões estratégicas. Enquanto o RH se dedica à administração do capital humano, o departamento Financeiro concentra-se nas finanças corporativas. Embora esses setores desempenhem funções distintas, compartilham uma complexa sequência de processos documentais essenciais para o bom funcionamento de uma organização. A necessidade de otimizar tarefas e aumentar a produtividade está impulsionando a adoção de ferramentas de fluxo de trabalho para documentos, uma abordagem inovadora que vai além da simples digitalização, promovendo uma transformação completa nos processos documentais. Neste artigo, iremos explorar os principais processos documentais que impactam as atividades diárias dos departamentos de Recursos Humanos e Financeiro. Abordaremos a forma como uma ferramenta de fluxo de trabalho pode se tornar uma aliada valiosa na otimização desses processos, destacando os benefícios significativos que essa transformação pode proporcionar. Além disso, discutiremos estratégias eficientes para a implementação bem-sucedida dessa ferramenta. O que é o Workflow e qual a sua importância nos processos empresariais? Antes de nos aprofundarmos nos processos documentais dos departamentos de RH e Financeiro, é crucial entendermos o que é o Workflow e como ele se relaciona com as atividades desses setores. No cenário empresarial, onde a busca por eficiência é constante, a compreensão aprofundada do termo “Workflow” se revela essencial. Este conceito vai além da simples automação de processos, sendo uma abordagem operacional que rege a estruturação, otimização e aprimoramento contínuo das atividades empresariais. O Workflow refere-se à sequência lógica e ordenada de atividades em um processo de trabalho, e é aqui…

Continue lendo

LER MAIS
Transformação Digital dos Documentos: Como Iniciar Na Sua Empresa

Como Iniciar o Processo de Transformação Digital dos Documentos da Sua Empresa?

 Na era das informações instantâneas, arquivos e documentos não são apenas registros. Eles são a base das operações, os instrumentos dos acordos e a história que anima os negócios. Gerir documentos não é somente arquivar papéis, e sim a essência para o funcionamento eficiente de uma organização. Na perspectiva da Indústria 4.0, que destaca a automação e conectividade avançada, a transformação digital de documentos surge como a chave para alinhar as práticas comerciais com as inovações tecnológicas. E, gerenciar documentos digitalmente vai além de ser uma resposta às demandas atuais, é uma estratégia crucial para manter a eficiência operacional. Diante dessa situação, a adaptação ao digital não é somente uma opção, mas o fator decisivo que levam as empresas a superarem os desafios. A transformação digital de documentos é uma forma de as organizações se adaptarem à modernidade e aproveitarem as oportunidades recentes e inovadoras. Esta jornada supera a simples digitalização de documentos, trata-se de liberar o verdadeiro potencial da informação, capacitando as empresas a prosperarem numa era onde agilidade e eficiência são fundamentais para o sucesso. Neste artigo, vamos explicar o que é a transformação digital de documentos, quais são os seus benefícios e como você pode começar a implementá-la na sua empresa. O que é transformação digital? A transformação digital consiste em aplicar tecnologias digitais nas atividades, processos e cultura das organizações, visando aumentar a eficiência, inovação e adequação às exigências do mundo contemporâneo. Essa mudança envolve vários aspectos, desde o uso de ferramentas tecnológicas até a reformulação de processos e mindset organizacional. A transformação digital nos documentos empresariais significa substituir os processos manuais e em papel para procedimentos ágeis e otimizados em ambientes digitais, utilizando tecnologias avançadas para capturar, armazenar, processar e compartilhar informações de forma mais eficaz. Essa mudança não só elimina o papel, mas também…

Continue lendo

LER MAIS
padronizar processos empresariais com uma ferramenta de Fluxo de Trabalho Digital

Como Padronizar Processos Empresariais Com Uma Ferramenta de Fluxo de Trabalho Digital

Na era empresarial moderna, a orientação a processos tornou-se uma abordagem fundamental para o sucesso organizacional. Empresas de diversos setores estão cada vez mais adotando essa mentalidade, redefinindo suas operações em torno de processos empresariais eficientes e interconectados. A transição para uma estrutura orientada a processos reflete uma compreensão crescente de que a eficácia organizacional não é apenas sobre as partes individuais, mas sobre como essas partes se integram para alcançar objetivos comuns. Em vez de se concentrar apenas em funções específicas, as empresas voltam sua atenção para os fluxos de trabalho de ponta a ponta, desde a concepção até a entrega de produtos ou serviços. Isso não apenas elimina silos organizacionais, mas também promove uma abordagem mais integral e centrada no cliente. A importância dessa abordagem reside na capacidade de proporcionar uma visão integrada das operações, identificar oportunidades de otimização e garantir a agilidade diante das mudanças do mercado. Integrar uma ferramenta de fluxo de trabalho digital a esses processos empresariais aprimora ainda mais a eficiência operacional, proporcionando uma gestão mais inteligente, padronizada e eficiente para as organizações. Neste artigo, exploraremos mais sobre a importância da padronização de processos empresariais, como uma ferramenta de fluxo de trabalho digital pode ajudar, quais os principais benefícios e como implementar uma ferramenta workflow de maneira assertiva. O Que é Uma Ferramenta de Fluxo de Trabalho? Uma ferramenta de fluxo de trabalho, também conhecida como workflow, no contexto de documentos e informações empresariais, é um software projetado para otimizar e automatizar os processos relacionados à gestão inteligente de documentos e processos nas organizações modernas. Essa ferramenta oferece uma abordagem sistemática nas diversas etapas envolvidas na criação, revisão, aprovação, circulação e arquivamento de documentos dentro de uma empresa promovendo eficiência operacional e colaboração entre equipes. Por meio de interfaces intuitivas, essas ferramentas desempenham um…

Continue lendo

LER MAIS
Gestãoo de Documentos Acadêmicos para Instituições de Ensino: Como Funciona?

Gerenciamento de Documentos Acadêmicos para Instituições de Ensino: Como Funciona?

A era digital trouxe novos desafios e oportunidades para instituições de ensino superior no que se refere a gestão de seus documentos acadêmicos. Esses documentos incluem registros de alunos, professores, pesquisas, projetos e demais atividades educacionais. Essa gestão não apenas garante que os documentos acadêmicos e o conhecimento gerado por alunos e professores sejam preservados de maneira eficaz, como também assegura que a instituição esteja em conformidade com regulamentos governamentais. Nos últimos anos, o Ministério da Educação (MEC) introduziu portarias que têm um impacto direto na maneira como as instituições de ensino superior lidam com seus documentos acadêmicos. Além disso, o Decreto nº 10.278 estabelece diretrizes cruciais para a digitalização e preservação desses registros. Neste artigo, exploraremos a importância do gerenciamento de documentos nas instituições de ensino superior. Analisaremos o que essas portarias dizem e como essas regulamentações afetam a preservação de documentos acadêmicos e a transição para o meio digital. Por fim, vamos mostrar como essas normas contribuem para a autenticidade e a integridade das informações acadêmicas. Contexto legal: o que diz as Portarias do MEC nº 315 e nº 613? Com o avanço da tecnologia e as mudanças constantes no cenário educacional, as Instituições de Ensino Superior (IES) estão enfrentando novos desafios, especialmente no que diz respeito à gestão de documentos. Diante desse contexto, o Ministério da Educação (MEC) implementou uma série de regulamentações, incluindo as importantes portarias nº 315 e nº 613, que juntamente com o Decreto nº 10.278/2020, impactam diretamente a maneira como as IES lidam com seus documentos acadêmicos. A Portaria MEC nº 315 é um marco fundamental no que se refere à organização e gestão dos documentos acadêmicos nas IES. Ela estabelece diretrizes para a organização e gestão de documentos acadêmicos. Reconhecendo a importância da preservação desses documentos para garantir a autenticidade e integridade…

Continue lendo

LER MAIS
Gestão de Documentos e Segurança de Dados: Como Proteger Informações Sigilosas

Gestão de Documentos e Segurança de Dados: Como Proteger Informações Sigilosas

A segurança de documentos e dados empresariais nunca foram tão importantes como nos dias atuais. Em um cenário em que informações valiosas são frequentemente armazenadas em documentos empresariais, tanto em formato digital quanto em papel, proteger esses ativos tornou-se uma prioridade crítica para organizações de todos os tamanhos e setores. A vulnerabilidade dos documentos empresariais, que frequentemente contêm informações confidenciais, impulsiona a necessidade iminente de proteção. A perda, roubo ou acesso não autorizado a documentos empresariais pode resultar em danos financeiros substanciais, perda de confiança do cliente e até mesmo violações de regulamentações de proteção de dados. Portanto, as empresas precisam adotar medidas rigorosas para garantir a segurança desses documentos. Neste contexto, sobre a importância da segurança de dados, mergulharemos na necessidade de proteger dados empresariais confidenciais e entenderemos como a gestão de documentos adequada desempenha um papel vital nesse processo. Gestão de Documentos e Dados Confidenciais Os documentos empresariais são mais do que simples papéis ou arquivos digitais. Eles são os registros vitais que capturam a essência do funcionamento interno de uma organização. Desde contratos e relatórios financeiros até correspondências e comunicações internas, esses documentos contêm um tesouro de informações sobre as operações de uma empresa. Em um ambiente empresarial cada vez mais regulamentado, como o atual, a gestão de documentos e segurança de dados tornam-se ainda mais essenciais. Isso se deve ao fato de que esses documentos frequentemente contêm informações extremamente sigilosas, como detalhes financeiros, estratégias de negócios, propriedade intelectual e dados de clientes, colaboradores e fornecedores. Ademais, é importante destacar que a perda, exposição indevida ou violação dessas informações podem acarretar consequências graves, como mencionado anteriormente, incluindo danos financeiros, perda da confiança de clientes e até implicações legais. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo, instituiu normas rigorosas para o tratamento de informações pessoais,…

Continue lendo

LER MAIS
Organização Empresarial: vantagens do gerenciamento de documentos para os negócios

Organização Empresarial: Vantagens do Gerenciamento de Documentos para os Negócios

No dinâmico cenário empresarial, vemos que a organização é a pedra angular que sustenta o sucesso de qualquer empreendimento. Basicamente, a organização empresarial é como a estruturação consciente e eficiente de todos os elementos que compõem uma empresa. Essa organização não se restringe apenas a estruturação física. Ela se estende ao fluxo de trabalho, à comunicação entre equipes e à coordenação geral da empresa, de modo a otimizar o funcionamento do negócio. Ter essa estrutura é fundamental para alcançar metas e objetivos de forma consistente. Empresas bem organizadas têm processos definidos e otimizados, o que acelera a tomada de decisões e a execução de tarefas, permitindo que os colaboradores saibam exatamente o que é esperado deles, evitando confusões e retrabalhos. Isso é crucial para enfrentar a concorrência, atender às demandas dos clientes e adaptar-se às transformações do mercado. No contexto atual, em que a competitividade é alta e a informação é um ativo valioso, a maneira como os documentos são gerenciados pode definir a eficiência, a produtividade e até mesmo a segurança de uma organização. Afinal, em um ambiente empresarial movimentado, a quantidade de informações que fluem diariamente é vasta e essencial. Neste artigo, vamos explorar em detalhes como o gerenciamento de documentos está diretamente ligado com a organização empresarial, gerando inúmeras vantagens para os negócios. Desafios do arquivamento tradicional de documentos À medida que exploramos a ligação entre organização empresarial e gerenciamento de documentos, é essencial mergulharmos nos desafios pertencentes ao arquivamento tradicional de documentos. No mundo contemporâneo, onde a tecnologia molda o cenário empresarial, as abordagens ultrapassadas de armazenamento e gerenciamento de documentos físicos se destacam como obstáculos à eficiência e inovação. O primeiro desafio evidente é a ocupação de espaço físico. Nas instalações físicas de uma empresa, o acúmulo de papel pode consumir um espaço valioso que…

Continue lendo

LER MAIS
Gestão de documentos paperless: o que é e como implementar na sua empresa?

Gestão de documentos paperless: o que é e como implementar na sua empresa?

O mundo dos negócios está em constante evolução, e com isso, novas formas de gerenciar e organizar informações surgem a todo momento. Você já parou para pensar em como o cenário corporativo mudou ao longo dos anos? Até pouco tempo atrás, pilhas de papel, pastas e arquivos ocupavam enormes espaços nos escritórios, tornando a busca por informações um verdadeiro desafio. Mas, graças à tecnologia e à transformação digital, esse cenário está mudando radicalmente. Empresas estão adotando uma abordagem mais sustentável, eficiente e segura para lidar com seus documentos. E nesse contexto, a tendência é a gestão documental paperless ganhar cada vez mais espaço nas empresas. Ao abraçar este novo conceito no gerenciamento de seus documentos, as organizações encontram um novo universo de possibilidades que transformam de forma definitiva e positiva suas rotinas de negócio. Mas o que é paperless? Como a transformação digital contribui para a eliminação do papel? Como fazer a transição do papel para o digital e ter uma gestão de documentos paperless? Quais os benefícios de um escritório sem papel? E como o Sistema Gerenciar pode te ajudar nessa jornada? Neste artigo, vamos responder essas e outras perguntas sobre a gestão de documentos paperless. Acompanhe! O que é paperless? Imagine um ambiente de trabalho livre de papel, onde todos os documentos são armazenados, compartilhados e gerenciados de forma digital. Essa é a essência do conceito “paperless”, ou seja, sem papel. Ser paperless significa eliminar a dependência de documentos físicos e adotar uma cultura organizacional voltada para o uso inteligente da tecnologia, como digitalizar, armazenar e gerenciar todos os arquivos eletronicamente. É uma abordagem que busca reduzir a papelada, simplificar os processos e promover uma gestão mais eficiente dos documentos e informações. Nesse cenário, todas as informações são acessadas por meio de dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets ou…

Continue lendo

LER MAIS
Fluxo de trabalho digital: como tornar os processos da sua empresa mais eficiente?

Fluxo de trabalho digital: como tornar os processos da sua empresa mais eficientes?

Os fluxos de trabalho estão presentes em todas as áreas e níveis hierárquicos de uma empresa. Em cada setor, em cada departamento, em cada tarefa realizada, os processos estão presentes, guiando as ações, definindo as etapas a serem seguidas e garantindo a harmonia entre as diferentes áreas. Durante muito tempo, as organizações dependiam de processos manuais e burocráticos para gerenciar suas tarefas e documentos. O tempo gasto na impressão, transporte, coleta de assinaturas, arquivamento e na busca por papéis era uma dor de cabeça constante. Com o avanço da tecnologia, especialmente na era digital, e a crescente necessidade de agilidade nos negócios, os fluxos de trabalho digitais surgiram como a resposta para esses desafios. Surgiram sistemas integrados, softwares de gestão e otimização de tarefas, proporcionando as empresas uma maior eficiência nas operações empresariais. Imagine agora o poder de ter todas as informações ao alcance de suas mãos, em qualquer lugar e a qualquer momento. A implementação de fluxos de trabalho digitais proporciona inúmeros benefícios para as atividades e para os negócios de modo geral. Ao substituir os processos manuais e baseados em papel por fluxos digitais, as empresas podem experimentar uma série de vantagens. Se você visa alcançar maior eficiência e agilidade na gestão de documentos da sua empresa, os fluxos de trabalho digitais são recursos revolucionários que você não pode simplesmente ignorar. Neste artigo, vamos explorar em detalhes como os fluxos de trabalho digitais funcionam e como eles podem transformar a maneira como sua empresa lida com seus documentos. O que é um fluxo de trabalho digital e quais os benefícios? Um fluxo de trabalho é, basicamente, um conjunto de etapas organizadas e interconectadas que visam alcançar um objetivo específico. Em uma empresa ele define a maneira como as informações, atividades e documentos fluem entre as pessoas e departamentos,…

Continue lendo

LER MAIS
temporalidade documental

Temporalidade documental: o que é e qual a sua importância para a gestão documental nas empresas

Os documentos e arquivos desempenham um papel fundamental nas empresas em termos de organização, comunicação, conformidade legal e tomada de decisões. E, estão presentes em todos os setores, eles são registros que detêm informações relevantes para as operações garantindo a continuidade e a sustentabilidade da empresa. Conforme a empresa cresce é comum que o volume de documentos aumente devido às demandas e processos das rotinas do negócio. Assim, a gestão documental é uma atividade essencial para qualquer organização que produz ou recebe documentos em seu cotidiano. Ela envolve desde a produção, classificação, registro, tramitação, uso, avaliação até a destinação final dos documentos, seja a guarda permanente ou a eliminação. É nesse contexto que entra em cena um instrumento muito importante da gestão documental: a tabela de temporalidade documental (TTD), que define os prazos de permanência e eliminação dos documentos em cada fase do seu ciclo de vida. Esse instrumento estratégico visa otimizar o processo de arquivamento e organização dos documentos, permitindo aos gestores uma administração mais precisa e eficiente ao longo de períodos determinados. Neste artigo, vamos explicar o que é a temporalidade documental, qual a sua importância na gestão de documentos, quais são as fases dos arquivos existentes, quais os passos para criar a Tabela de temporalidade documental de uma empresa, como o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode auxiliar nessa tarefa e como o Sistema Gerenciar pode ajudar na jornada de gestão documental da sua empresa. Se você deseja compreender mais como a temporalidade documental funciona e como adotá-la pode simplesmente revolucionar a maneira como sua empresa lida com seus arquivos, acompanhe este artigo. O que é a temporalidade documental e qual a sua importância na gestão de documentos? A temporalidade documental é o tempo que um documento deve ser mantido em um arquivo, levando em conta…

Continue lendo

LER MAIS
clique aqui

Conheça Nossas Soluções

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.