Digitalizar empresa - como promover a transformação digital do seu negócio

Digitalizar empresa: como promover a transformação digital do seu negócio

Nos últimos anos a tecnologia vem revolucionando o cotidiano das pessoas e os processos de negócios das empresas. O meio pela qual as pessoas, hoje adquirem informações, executam trabalhos e até mesmo se relacionam mudou drasticamente e continua em um processo acelerado de transformação. Os novos conceitos de negócios, consumo e comportamento vem ganhado força graças a transformação digital, onde empresas de todos os tamanhos vem ingressando em uma corrida frenética e sem volta, rumo a revolução digital, adotando estratégias para a digitalização dos seus negócios de modo a melhorar a experiência do cliente, otimizar processos operacionais e até mesmo estruturar novos modelos de negócios. Mas, qual o conceito de digitalizar empresa? Muitas pessoas ainda acreditam que o meio para tornar uma empresa digital trata-se apenas da publicação de serviços em redes sociais ou a utilização de um site, por exemplo. Entretanto, o conceito de digitalização das empresas diz respeito a uma importante transformação do negócio, uma redefinição de valores e processos que garantirão serviços executados com maior qualidade que certamente lhe colocarão à frente de muitos concorrentes. A real transformação digital compreende em enxergar a tecnologia como peça chave no negócio e entender que a digitalização de processos é algo essencial para a inovação, considerando a otimização dos investimentos e a sua evolução empresarial. Benefícios de digitalizar sua empresa A digitalização do seu negócio pode trazer consideráveis benefícios, como operar de forma mais simples, mais ágil e mais conectada. Porém, uma das principais vantagens é a otimização dos processos. Dessa forma, padronizar os procedimentos, automatizá-los e centralizá-los, evita retrabalho e desperdício de tempo, garantindo que os processos sejam otimizados. Assim, as empresas concentram a dedicação de suas equipes em atividades mais estratégicas, levando ao aumento de produtividade, redução de custos e melhorias no compartilhamento de informações, podendo dessa maneira,…

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Digitalização De Documentos E A Produtividade

Digitalização De Documentos E A Produtividade

O uso de papel e a manutenção de arquivos físicos estão praticamente obsoletos, e atualmente a digitalização de documentos e a produtividade estão intimamente conectados. A Importância De Terceirizar A Gestão De Documentos Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes Como Funciona o Arquivamento de Documentos? Software GED Para Contabilidade Funciona? PAPERLESS: ELIMINE O PAPEL DE SUA EMPRESA Os impactos dessa inovação – Digitalização De Documentos Empresas estão sempre buscando formas de tornar seu ambiente de trabalho mais produtivo e eficiente, e a administração de documentos desempenha um papel fundamental na busca desse objetivo, como mostra uma pesquisa realizada em 2012, apontando que 21% das perdas em produtividade se devem ao uso de documentação em papel. Converter seus documentos em papel em arquivos digitais agiliza o workflow e pode ser de grande valia para diminuir os percalços causados pelo uso de papel em escritórios e, através disso, torna-se aumentar a eficiência de produção, do uso do espaço físico e também a segurança de suas informações. Abaixo serão demonstradas algumas vantagens de adotar um sistema paperless: Economia de espaço físico Arquivar papéis significa ter diversos gaveteiros de arquivos – e a manutenção destes pode se tornar uma grande dor de cabeça. Livrar-se – ou ao menos diminuir o uso destes – possibilita uma eficiência maior no uso do espaço físico, que pode inclusive permitir a redução de custos com aluguel, já que permite-se alocar em um espaço menor. Trabalhar em um ambiente abarrotado de papéis também impacta emocional e psicologicamente seus funcionários, e a diminuição do uso resulta também em maior eficiência, portanto, mais lucro. Economia de tempo Arquivar documentos digitalmente ajuda também a diminuir o tempo gasto com impressões, arrumações e com o arquivamento físico – além do fim das longas buscas por documentos em intermináveis pilhas…

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Inteligência Documental E A Segurança Contra Perdas

Inteligência Documental E A Segurança Contra Perdas

É essencial assegurar que dados sensíveis sejam vazados, o que torna importante a adoção de medidas de inteligência documental e segurança contra perdas. Seus arquivos de informações são uma das maiores ferramentas para o sucesso de sua empresa, mas também uma das coisas mais difíceis de defender em meio às diversas ameaças como celulares, entrada de terceiros em suas dependências, plataformas virtuais e nuvens. E, em meio a isso, a importância da proteção de documentos cresceu drasticamente no setor de produtos da Tecnologia da Informação (TI), principalmente a DLP (do inglês Data Loss Prevention, ou Prevenção a Perda de Informações em tradução livre). O que é e como implementar a Gestão de Processos de Negócios na sua empresa Como funciona o arquivamento de documentos? O QUE É GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS? Software GED: A importância de integrar ele ao SEFAZ 3 Benefícios Da Inteligência Documental Para Escritório O que é essa ferramenta? A DLP é um conjunto de tecnologias e técnicas de inspeção usadas para classificar informações em um arquivo – esteja ele inativo, em uso e em trânsito através de qualquer rede – e tem a habilidade de aplicar medidas de segurança como logs, classificação, relocação e encriptação através da classificação do nível de sensibilidade ou privacidade dos conteúdos. As ameaças podem vir de qualquer lugar – inclusive de dentro da própria empresa. Então, é importante saber: o que os seus funcionários estão fazendo? Cerca de 75 por cento dos vazamentos de arquivos confidenciais são causados por internos – e a DLP te alerta e toma ações automaticamente sobre qualquer atividade suspeita em seus servidores através de parâmetros definidos pelo usuário-mestre para cada tipo de classificação. As ações tomadas podem ir desde apenas um alerta até o total bloqueio do usuário dentro do sistema e é totalmente configurável. O sistema…

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Paperless E A Sustentabilidade

Paperless E A Sustentabilidade

Empresas que buscam adotar medidas para diminuir sua pegada ecológicas e conseguir certificações de compromisso ambiental devem observar a ligação direta entre o paperless e a sustentabilidade. Empresa De Digitalização: Qual É A Melhor?  Empresa De Digitalização: Qual É A Melhor? Os riscos do destinatário na operação da manifestação da NF-e: A solução GED Contábil 5 Benefícios de se ter GED Acadêmico Como Arquivar Notas Fiscais Dos Seus Fornecedores E por que empresas estão abolindo o papel? Um dos maiores motivos pelos quais a redução do uso de papel e a ecologia é o fato de a indústria do papel ser a quinta maior consumidora de energia no mundo, e o uso do papel impacta gravemente na pegada ecológica das empresas – e não apenas pelo corte de árvores, mas também pelo uso de combustíveis fósseis e dos químicos envolvidos no processo. E é neste ponto em que o paperless e a sustentabilidade se tornam aliados. Para produzir uma tonelada de papel, é estimado o uso de cerca de 253 galões de petróleo e, para cada folha produzida, se utiliza 1,5 copo de água. Os benefícios de uma pública paperless Abaixo estão detalhados os aspectos de cada um dos principais impactos ao meio ambiente causados pelo uso de papel e como a redução do uso deste reduz impactos: Salve árvores O consumo de papel cresceu 400% nos últimos 40 anos, e esse crescimento é causador de um grande e rápido desflorestamento. Como sabido, as árvores são essenciais na redução da concentração de CO2 na atmosfera, além de produzir oxigênio através do processo de fotossíntese – essencial para a vida no planeta. Reduzindo o papel, você também salva árvores ao mesmo tempo que diminui a emissão de gases poluentes gerados pela produção. Diminua a poluição A produção uma tonelada de papel é…

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Como Economizar Espaço Na Empresa Com O Paperless

Como Economizar Espaço Na Empresa Com O Paperless

O acúmulo de papeis sempre foi um problema principalmente para pequenas empresas pelo espaço que ocupam e os gastos que geram. E agora é possível economizar espaço na empresa com o paperless – um sistema de troca de documentos em versão física por documentos digitais. ECONOMIA E PRATICIDADE CNA – VII Congresso Nacional de Arquivologia Como Implementar Diploma Digital? Por Que Implementar Controle De Documentos Na Sua Empresa? Como Funciona O Processo De Digitalização De Arquivos? As vantagens do paperless – Empresa Com O Paperless Quando os administradores de empresas adotam uma política de não uso de papel para documentos, a economia mais óbvia é nos custos das impressões que não serão feitas, já que não haverá mais a necessidade de comprar papel e tinta – ou gastar com o conserto de impressoras. Porém, utilizar menos espaço reduzindo o uso de papel pode trazer também diversos benefícios para startups e empresas com espaço limitado. Veja como fazer seguindo essas dicas básicas: Comece pelo presente O primeiro passo para reduzir o uso de papel é focar no que será feito a partir do momento da mudança da política, e não pela papelada já acumulada – cuide dela mais pra frente. Trabalhar em arquivos retroativos pode ser estressante e, por consequência, te atrapalhar mais do que ajudar. À vista disso, foque inicialmente em não aumentar o acúmulo. Insira estas 5 soluções em sua rotina Há 5 tipos de aplicativos ou serviços que te auxiliarão a trabalhar sem o uso de papel: 1. Aplicativos de anotação: substituirá o uso do post-it; 2. Aplicativo de escaneamento: para transformar documentos físicos em digitais; 3. Um aplicativo de armazenamento em nuvem: para armazenar arquivos digitalmente sem a necessidade de um banco de dados físico; 4. Aplicativo de assinatura eletrônica: para assinar documento sem a necessidade de…

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É Possível Digitalizar Documentos Escolares

É Possível Digitalizar Documentos Escolares? 

Geralmente as escolas são consideradas um dos principais lugares que possuem dados para ser armazenados e, um arquivo físico pode gerar um grande volume de papeis. Digitalizar documentos escolares pode ser uma boa opção na hora de otimizar o espaço de armazenamento e trazer mais praticidade. Algumas escolas buscam uma melhor maneira de organizar seus arquivos, devido ao acumulo de dados que existem. São informações sobre funcionários, alunos, matriculas, provas, enfim, uma infinidade de informações que merecem uma boa organização. Neste artigo vamos entender por que é tão importante digitalizar documentos escolares e como isto pode afetar na organização do ambiente escolar. Veja e entenda. Entenda O Que É Workflow Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes LGPD: O QUE É A LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS? Qual é a Importância da Automação da Gestão Documental? Como funciona o arquivamento de documentos? Por que digitalizar documentos escolares e quais são os principais dado que podem ser digitalizados? Como já falamos acima, digitalizar documentos escolares pode ser muito útil na organização, devido à grande quantidade de informações que são armazenadas todos os dias, como por exemplo: Documentos referentes as informações de frequência dos alunos Nós sabemos que as escolas possuem diversos alunos e cada um deve ter arquivado suas informações, como a frequência escolar e os dados de sua matricula. Essas informações são muito importantes para acompanhar o desempenho dos alunos e precisam estar sempre organizadas, por isso é tão importante digitalizar estar informações. Histórico dos alunos Os históricos escolares também são outra documentação que deve sempre estar organizada. A escola armazena os históricos de alunos ativos e alunos que já passaram, então é importante digitalizar esta informação, pois é algo que sempre é solicitado pelos alunos. Informações sobre os professores e outros funcionários Na escola existem…

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X Dicas Para Organizar Documentos Digitais

 Dicas Para Organizar Documentos Digitais 

Nós já sabemos que a organização é uma das principais ferramentas contra a falta de segurança em relação a documentos, não é mesmo? E por isso é necessário saber como organizar documentos digitais de forma correta. Se você está em transição e ainda está aprendendo a lidar com documentos digitalizados, esse pode estar sendo um momento confuso e um pouco difícil, mas fique tranquilo, pois hoje vamos te ensinar tudo o que você precisa saber para organizar documentos digitais. Além disso, vamos ver também qual é a importância de se manter a organização e como ela pode útil na rotina de sua empresa. Confira! PAPERLESS: ELIMINE O PAPEL DE SUA EMPRESA Qual É A Importância Da Automação Da Gestão Documental? Grupo Gerenciar, o seu parceiro ideal Como Organizar Documentos De Forma Segura E Fácil Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes 5 Dicas para organizar documentos digitais. Se você não sabe como organizar documentos digitais de forma segura e eficaz, é necessário que você aprenda o quanto antes. Isso porque a organização é fundamental para se manter uma rotina de segurança em relação a seus documentos. Pensando nisso, nós separamos 5 dicas que irão te ajudar a organizar documentos digitais de forma simples e muito eficaz. Crie uma estrutura de pastas. O primeiro passo para uma organização ideal, é criar uma estrutura simples de pastas para armazenar adequadamente os documentos digitalizados. Por exemplo, pasta separada para ‘’notas fiscais’’. Assim, quando estiver procurando por um documento em específico ficará muito mais fácil e rápido. Limpe sempre as pastas temporárias Se você mantêm uma pastas de documentos temporários, como os que tem prazo de validade, tenha sempre uma rotina para a limpeza dessa pasta, para que fique com o espaço garantido para documentos mais importantes. Defina bem o nome…

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X Vantagens De Digitalizar Documentos

6 Vantagens De Digitalizar Documentos

Cada vez mais as empresas buscam modernizar seu sistema e vão atrás de maneiras de organizar seus dados, otimizando seu tempo e gerando lucros. Existem muitas vantagens de digitalizar documentos, que envolvem além de tudo, o bom desenvolvimento da equipe de colaboradores. Algumas empresas ainda adotam métodos tradicionais, mas é importante sempre buscar por uma modernização e otimização do tempo, buscando meios que possam avançar os recursos tecnológicos. Neste artigo vamos entender quais são as vantagens de digitalizar documentos de sua empresa e por que modernizar seus dados é tão importante. Veja e entenda! Faça Uma Boa Organização De Documentos Administrativos Arquivo Digital: É Uma Boa Opção Para Investir? Como Organizar Documentos De Forma Segura E Fácil Como Arquivar Notas Fiscais Dos Seus Fornecedores Como Elaborar Uma Consultoria Documental Quais são as vantagens de digitalizar documentos? Cada vez mais as empresas buscam melhorar sua maneira de organizar seus dados e buscar meios que possam otimizar o trabalho da equipe, trazendo mais vantagens para empresa. Veja a seguir quais são algumas vantagens de digitalizar estes documentos: • Reduz os gastos consideravelmente Quando mantemos um arquivo físico, aumentamos também nosso gasto. Pois com isso, é exigido um espaço maior para guardar todos estes arquivos, são realizados gastos em xerox e outros artigos de papelaria que são uteis em um arquivo físico. Com a digitalização, todos os dados se concentram em um lugar e não são utilizados papeis na hora de guardar os dados. • Diminuição do tempo gasto Com o arquivo digital, o tempo de busca é muito menor que no arquivo físico. Isto por que basta apenas digitar alguma referência do dado buscado e automaticamente ele já aparecerá, em questões de segundos. Isto facilitará a busca e ajudará a otimizar o tempo de trabalho. • Melhor distribuição de informações A digitalização…

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O Que É GED E Como Funciona

O Que É GED E Como Funciona?

A tecnologia não para de nos surpreender e facilitar o nosso dia a dia, e foi através dela que o GED é possível. Se você quer saber o que é GED e como funciona, está no lugar certo, pois nós vamos te explicar isso e muito mais! O gerenciamento eletrônico digital está sendo cada vez mais utilizado, não importa se sua empresa é de pequeno, médio ou grande porte, ele pode ser muito útil e necessário para garantir a segurança e otimização de seus documentos. Pensando nisso, nós separamos algumas dicas para que além de o que é o GED e como funciona, você descubra quais são os seus benefícios, e se ele é uma boa opção para sua empresa. GED Contador: Como a tecnologia otimiza os processos da contabilidade? Os benefícios da solução GED em nuvem Como Eliminar De Vez Os Gastos Das Impressões Da Sua Empresa Os principais benefícios de uma solução GED para hospitais e clínicas médicas Saiba Qual É O Melhor Método Para Arquivar Documentos Importantes O que é GED e como funciona: Entenda de forma simples. Se você quer entender de uma vez por todas o que é GED e como funciona, agora é o momento! A sigla GED significa Gerenciamento eletrônico digital, e nada mais é do que o processo que consiste na digitalização, arquivamento e gerenciamento de seus documentos empresariais. Com esse método, você otimiza tempo, espaço e garante maior segurança para sua empresa. Assim, quando precisar de um documento específico, será mais fácil localiza-lo através da nuvem que ele está armazenado, com uma pesquisa rápida e segura. Apenas você terá acesso as pastas restritas, sendo de sua escolha ou não permitir que seus colaboradores também acessem. O GED, de forma geral, é uma solução tecnológica e inteligente que através de seus módulos…

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Como Arquivar Documentos Da Empresa

Como Arquivar Documentos Da Empresa? 

Aprender como arquivar documentos da empresa de uma forma eficiente, faz toda a diferença no crescimento da empresa e melhora consideravelmente os resultados administrativos. Sua organização interna e a forma eficiente de organizar sua documentação mantém a otimização do funcionamento da empresa, trazendo melhorias de dentro para fora. Neste artigo vamos entender como arquivar documentos da empresa e como isto pode trazer benefícios no desenvolvimento empresarial. 4 Razões para se investir no GED Gerenciar Quais Documentos Você Deve Arquivar? Gestão De Documentos Fiscais – Como Fazer? Arquivo Digital: É Uma Boa Opção Para Investir? PAPERLESS: ELIMINE O PAPEL DE SUA EMPRESA Como arquivar os documentos da empresa de uma forma eficiente pode atuar diretamente do crescimento dos negócios? A gestão da empresa é a alma do negócio, pois a partir da forma que a organizamos, podemos encontrar documentos com mais facilidade e decidir como podemos utiliza-los para o crescimento do nosso trabalho. Faça um análise de sua empresa e veja se o pessoal da gestão e administração consegue, com facilidade, encontrar os documentos necessários de maneira inteligente. Se a resposta for não, alguns métodos e dicas poderão ajudar a organizar estes dados de melhor maneira, ajudando no desempenho de sua empresa. Classifique seus documentos para organiza-los O primeiro passo para organizar seus dados da melhor forma e aprender como arquivar documentos da empresa é fazer uma triagem e entender como classificar estas informações. Esta classificação deve se dar da seguinte forma: Documentos de uso atual, ou seja, que são utilizados pelo pessoal da gestao e administração sempre; Dados de uso intermediário ou que serão utilizados de forma provisória, podendo ser descartados ou arquivados permanentemente um dia, sem algum problema; Arquivos que são definidos como permanentes, ou seja, por não serem documentos muito acessados, eles podem ser arquivados em pastas que…

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