Blog do Grupo Gerenciar

A digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas nas empresas

A digitalização da gestão de documentos e das rotinas administrativas nas empresas

A digitalização invadiu todos os aspectos de nossas vidas e negócios. Tornar-se um negócio digital não é mais uma opção. A pandemia do COVID-19 nos ensinou que devemos ser extremamente ágeis para nos adaptarmos a ocorrências disruptivas. Embora muitas empresas tenham migrado para o modelo digital de negócios, a grande maioria tem seus processos internos ainda na era do papel. Para todas essas organizações, agilizar o fluxo de informações, otimizar a gestão de documentos e agilizar a coordenação das rotinas administrativas representa uma mudança fundamental. Essas medidas os ajudam a melhorar a qualidade do serviço, reduzir custos de gerenciamento, aumentar sua agilidade e manter seus negócios competitivos no mercado. Os documentos e as informações são o combustível da infraestrutura operacional de cada organização e, portanto, ativos chaves do negócio. Implementar a transformação digital nas rotinas organizacionais pode ajudar a evitar que sua empresa fique para trás. O que significa digitalizar a gestão de documentos e as rotinas administrativas? De acordo com o Gartner, a digitalização é “o uso de tecnologias digitais para mudar um modelo de negócios e fornecer novas oportunidades de geração de receita e valor; é o processo de mudança para um negócio mais digital.” As informações e os documentos são extremamente necessários para a execução das atividades administrativas de uma empresa, pois são as bases fundamentais das tomadas de decisões estratégicas e assertivas nas organizações. Os documentos registram as informações de serviços e operações, formalizando-os para fins de controle gerencial e comprovação jurídica. Além disso, todos os processos formais de negócios iniciam-se produzindo documentos e informações ou com a troca destes. A digitalização dos registros documentais, das informações e dos processos de trabalho tem como resultado a melhora da eficiência das operações da sua organização e a garantia de que os processos sejam executados sem problemas. Promover a…

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O Gerenciamento eletrônico de documentos no processo de adequação à LGPD

O Gerenciamento eletrônico de documentos no processo de adequação à LGPD

Gerenciar grandes volumes de documentos tornou-se um grande desafio para as organizações empresariais. Reconhecer, analisar e extrair dados vitais de vários documentos ajuda as empresas a tomar as decisões certas. O gerenciamento eletrônico de documentos – que lida com a criação, digitalização, armazenamento e controle de documentos, tornou-se cada vez mais significativo devido à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que entrou em vigor no Brasil em 2021. Estar em conformidade com a LGPD tornou-se indispensável nas relações de negócios em escala nacional, sobretudo na forma como os dados são armazenados, manipulados e processados. Atualmente, observa-se uma corrida mundial para constituir leis que estabelecem a segurança e a proteção de dados pessoais em toda sociedade e em suas atividades dentro de territórios nacionais (Ex: a Information Protection and Electronic Documents Act – PIPEDA do Canadá), em acordos bilaterais entre países ou mesmo cooperações entre blocos econômicos (Ex: General Data Protection Regulation – GDPR da União Europeia) Para cumprir a LGPD, é importante observar como grandes volumes de documentos e dados são gerenciados atualmente em sua empresa e, para isso, a maioria das empresas depende de serviços de processamento de dados. Se o seu negócio ainda não se adequou à legislação vigente, uma boa ideia seria começar revisando as tecnologias atualmente utilizadas em sua empresa, analisar se elas são adequadas e estão em conformidade legal com as diretrizes de privacidade e governança de dados e decidir se continuará utilizando os mesmos recursos, se agregará outros ou simplesmente substituirá por novas tecnologias e estratégias que atendam as expectativas e regras de negócio e aos regulamentos jurídicos da LGPD. Quem não cumprir os requisitos da lei geral de proteção de dados corre o risco de receber multas pesadas, caso haja algum vazamento de dados pessoais e sua organização seja denunciada à Autoridade Nacional…

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Gerenciamento de documentos e processos para operadoras de planos de saúde

Gerenciamento de documentos e processos para operadoras de planos de saúde

Mais do que qualquer outro ambiente de escritório, o que os planos de saúde, caixas de assistência, operadoras de planos de saúde e administradoras de benefícios têm em comum é o fato de possuírem um volume considerável de documentos e fluxo de informações, tanto referente às demandas dos seus clientes e associados quanto em seus processos internos. Desse modo, essas empresas lutam diariamente para gerenciá-los de maneira eficaz e sem complicações, além de cumprir rigorosos padrões de segurança de dados de saúde. Controlar as atividades, padronizar as tarefas, acompanhar os beneficiários, gerenciar pagamentos, ações dos beneficiários, fazer um controle financeiro e ter registro contábil de qualidade, são operações que demandam esforço, atenção, agilidade, e claro, assertividade. No setor de saúde, velocidade, eficiência e precisão são elementos críticos para fornecer o melhor atendimento aos pacientes e associados. Os departamentos administrativos nestes ramos desempenham um papel fundamental no atendimento ao paciente, gerenciando informações pessoais, cobrança, garantindo a conformidade e rastreando o seguro de saúde. De fato, eles precisam processar um número crescente de documentos diariamente. A importância da Gestão documental para operadoras de planos de saúde O primeiro passo para uma gestão documental eficaz na área da saúde é ter um bom controle de todas as documentações. O controle de documentos inicialmente indica que você tem um plano para gerenciar as informações, que reduz os riscos e supervisiona a integridade e a autenticidade dos documentos. Ao implementar políticas sobre como lidar com suas informações, você pode garantir a conformidade com os vários órgãos de governo de sua organização, bem como com os departamentos das suas operadoras de planos de saúde ou administradoras de benefícios de saúde. Isso protegerá sua organização, seus funcionários e os pacientes que você atende além de conferir confiança ao nome da instituição perante seus clientes e o mercado. Sendo assim, a efetivação…

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Gerenciamento de documentos e processos para operadoras de saúde

Sistema de gerenciamento de documentos: minha empresa precisa de um?

Os documentos são recursos valiosos para a memória corporativa das empresas. No escopo mínimo de qualquer operação será sempre produzido um arquivo, onde o mesmo deverá ser aprovado dentro da regra do negócio e a ação em si será realizada. Esses documentos são fontes de informações corporativas vitais para o futuro e refletem as atividades e os procedimentos dos trabalhos e se estes são bem executados e estão corretos. Se esse processo não for gerenciado adequadamente, podem gerar complicações que podem ocasionar efeitos críticos aos negócios. Todas as empresas têm necessidade de gerenciar documentos e de organizá-los de modo a facilitar a localização destes sempre quando preciso. O que distingue as empresas é o quão bem elas gerenciam esses documentos. Isso torna decisivo encontrar e investir nos recursos certos, especificamente, em uma ferramenta robusta de gerenciamento de documentos para erradicar ineficiências herdadas ao longo do tempo e ajudar a alcançar a transformação digital. Por que uma organização precisa de um sistema de gerenciamento de documentos? A necessidade de cada empresa é diferente. As empresas menores podem almejar a oportunidade de digitalizar processos manuais e físicos. Empresas maiores podem apreciar novos recursos para integrar dados de documentos em vários fluxos de trabalho de clientes, financeiros, jurídicos e de conformidade com mais eficiência e com um nível mais alto de refinamento. O mais importante é que em algum momento, todas as empresas que não gerenciam seus arquivos sofrerão com a sobrecarga de documentos – contratos, faturas, comunicações internas e externas, demonstrações financeiras e muito mais. Assim, eliminar problemas de gerenciamento de documentos pode ser crucial para o bom andamento dos negócios. Entenda melhor o que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de…

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Gerenciamento de Documentos para Cooperativas de Crédito

Gerenciamento de Documentos para cooperativas de crédito: conheça os benefícios

Cooperativas de crédito e instituições financeiras lidam com centenas de milhares de documentos a cada ano, exigindo a alocação crescente de espaço físico para armazenar documentos de membros, cartões de assinatura, formulários de inscrição, documentos de gestão de patrimônio, demonstrações financeiras, contratos de empréstimo entre tantos outros documentos. A maioria dessas informações é tratada por meio de processos manuais que geralmente exigem o manuseio e a movimentação de documentos em papel das filiais para o escritório principal, além do uso e distribuição de cópias de documentos repetidas vezes em diversos locais. Por isso, o modo como os documentos financeiros são armazenados e gerenciados desempenha um papel fundamental, tanto na eficácia das atividades, quanto na competitividade de uma organização ou cooperativa de serviços financeiros: a eficiência de suas operações, como o risco é evitado e a precisão de importantes decisões financeiras. Cooperativas de crédito e instituições financeiras exigem conveniência, funcionalidade de autoatendimento e acesso instantâneo a documentos e relatórios. Elas precisam fazer mais do que simplesmente digitalizar seus documentos – elas têm necessidade de gerenciar suas informações digitalmente de uma maneira que melhore a eficiência do processo e reduza os custos. Em vista disso, as soluções de gerenciamento de documentos tornam-se vitais para o setor financeiro. Para melhor servir os membros hoje, as organizações e cooperativas de crédito devem empreender mudanças transformadoras para otimizar os processos e procedimentos de negócios. Investir em ferramentas modernas pode acelerar as jornadas de transformação digital das cooperativas de crédito de maneiras diferentes e positivas. Por exemplo, ao fazer investimentos inteligentes em novas tecnologias, as cooperativas de crédito podem transformar sua abordagem de gerenciamento de documentos – e colocar seus negócios em um patamar superior por causa disso. O que é uma solução de gerenciamento de documentos? O gerenciamento de documentos, muitas vezes referido como Sistemas…

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Gerenciamento de Documentos para Cooperativas de Crédito

Assinaturas eletrônicas: como elas podem melhorar a experiência do cliente

Organizações de todos os tamanhos estão conduzindo seus negócios em uma variedade de processos diários estruturados para garantir melhor desempenho. Por exemplo, muitos processos que exigiam contratos tradicionais em papel, incluindo diversos outros documentos jurídicos, hoje estão sendo digitalizados com o avanço das assinaturas eletrônicas. A adoção dessa tecnologia está permitindo que documentos comerciais importantes sejam assinados e enviados online, conduzindo a uma melhoria contínua da produtividade, eficiência, fluxos de trabalho aprimorados e economia de custos nos ecossistemas de negócios em escala global. Às vezes, o mais simples recurso faz uma diferença enorme para o consumidor. No caso de assinaturas eletrônicas, poupar o cliente de 45 minutos de carro para assinar a papelada, evitar todo o trâmite com envio de documentos físicos para a assinatura ou dar a eles o espaço de que precisam para revisar um contrato em particular pode levar a experiência do cliente a um nível totalmente novo. Oferecer uma ótima experiência ajuda a gerar mais clientes e mais receita. Portanto, quando o cliente está disposto a assinar, simplesmente não faz sentido oferecer uma experiência negativa. O que é uma assinatura eletrônica? Vamos entender melhor sobre as assinaturas eletrônicas. Em termos simples, podemos dizer que a assinatura eletrônica é um sistema de identificação e consentimento, que substitui as assinaturas manuscritas no meio digital. No âmbito jurídico, encontramos uma definição específica na Lei n.º 14.063, de 23 de setembro de 2020 o art. 3.º em seu item II assim dispõe: “II – Assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos nesta Lei;” Portanto, uma assinatura eletrônica (em sua grande maioria): Identifica inequivocamente o signatário. Garante a integridade do…

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Serviço de Digitalização de Documentos: o passo para a transformação digital

Serviço de Digitalização de Documentos: o passo para a transformação digital

A pandemia de Covid-19 mudou essencialmente o modo como vivemos e conduzimos os negócios. Como resultado, as empresas tiveram que adotar medidas para trazer velocidade e agilidade aos negócios, por meio de ferramentas tecnológicas para aumentar a eficiência, melhorar a produtividade e aprimorar a experiência do cliente acelerando assim a transformação digital. Esse processo não é fácil, mas no ritmo em que avança as inovações tecnológicas nos ecossistemas corporativos atualmente, as organizações que atrasam a transformação digital enfrentarão o risco de obsolescência. Os processos de negócios, métodos de comunicação e colaboração e tempos de resposta que considerávamos serem bons alguns anos atrás, agora estão desatualizados. As empresas devem atingir um certo nível de maturidade digital para fornecer produtos e serviços centrados no cliente, proporcionando-lhes uma clara vantagem competitiva. Por isso, as organizações que adotarem tecnologias transformadoras e desenvolverem seus recursos digitais vencerão a corrida, ganhando fatias consideráveis do mercado. Dessa maneira, o serviço de digitalização de documentos é uma das melhores abordagens para tornar os fluxos de trabalho das empresas eficientes, simplificados, convenientes e rápidos. O que é o serviço de digitalização de documentos? A digitalização de documentos refere-se ao processo representação digital de um registro físico, ou seja, reprodução de um documento em papel no ambiente digital. Antigamente, as empresas e negócios eram inundados com um excesso de documentos em papel que exigiam medidas complexas de armazenamento, arquivamento e recuperação. Atualmente, quase nenhum documento é gerado exclusivamente em papel, sem uma cópia digital. Isso permite que os dados e informações mais importantes de um negócio sejam facilmente armazenados, pesquisados e acessados eletronicamente, sem ocupar tanto espaço físico. Contudo, se sua organização necessita manusear documentos em papel do passado, a digitalização de documentos pode ser a solução perfeita. O serviço de digitalização de documentos irá converter seus documentos em papel…

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Segurança dos documentos: dicas para proteger as informações da sua empresa

Segurança dos documentos: dicas para proteger as informações da sua empresa

A privacidade de dados se tornou uma preocupação de estrema relevância para empresas, funcionários, clientes e partes interessadas. Violações de privacidade podem evidenciar problemas com práticas de gerenciamento de documentos e segurança de documento. Por que é importante garantir a segurança dos documentos da sua empresa? A falha em proteger documentos e informações confidenciais pode causar uma série de complicações para as organizações: • Perda de negócios: quando documentos com informações sigilosas são alvos de exposição indevida, pode criar uma sensação de desconfiança em clientes e parceiros, o que prejudica os resultados financeiros da empresa. • Atividade criminosa: quando informações confidenciais são expostas, podem ser utilizadas indevidamente para cometer atividades criminosas como fraude, manchando a reputação de uma empresa. • Perda de vantagem competitiva: quando planos de negócios, propriedade intelectual ou dados comerciais são divulgados ilegalmente, isso coloca as empresas em risco de perder sua vantagem competitiva. • Moral diminuído: Quando as informações confidenciais de funcionários ou clientes ficam expostas, são compartilhadas ou divulgadas sem consentimento, isso deteriora a confiança e a lealdade do empregador. Exemplos de documentos e informações do local de trabalho que devem ser protegidos: As informações confidenciais do local de trabalho podem ser divididas em cinco categorias: • Informações dos colaboradores: Isso pode incluir a divulgação de informações de identificação confidenciais por parte do empregador, como o número do seguro social de um funcionário, endereço residencial, números de telefone, endereços de e-mail, informações de login e senha, número da carteira de motorista, dados médicos confidenciais e muito mais. • Informações de gestão: podem incluir documentação relativa a questões de relações privadas empregador / empregado ou ações disciplinares, demissões planejadas ou redundâncias, investigações de má conduta de funcionários no local de trabalho, salários e negociações de contrato e outras informações relacionadas ao emprego. • Informações da empresa:…

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Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua empresa deve evitar

Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua empresa deve evitar

Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os negócios. Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de documentos muito comuns, principalmente porque carecem de ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas atividades. Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as empresas enfrentam desde problemas de comunicação a perda de dados. Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de documentos e veja como evitá-los em sua empresa: 1. Não ter uma política sólida de gestão de documentos Este é um dos erros mais frequentes nas corporações. Primeiramente é necessário que você defina quais documentos devem ser mantidos, por quanto tempo podem ser armazenados e quando é o momento adequado para destruí-los. Deixar de controlar os documentos de maneira padronizada leva à perda de arquivos e pode impactar gravemente a sua posição durante uma auditoria. A criação de uma política sólida de gerenciamento de documentos permite que todos esses procedimentos sejam formalizados e garante que sua empresa esteja em conformidade com todos os requisitos legais e regulamentares relevantes. A formalização de uma política de gerenciamento de documentos é o primeiro passo para medidas eficazes de segurança da informação. Você pode criar sua própria programação de retenção ou atualizar uma programação existente para evitar que esta deficiência se arraste por mais tempo. No entanto, buscar a orientação de uma empresa especializada em gerenciamento de documentos ou de especialistas em arquivos (arquivistas) pode ajudar você a garantir que atenderá a todos os requisitos necessários. 2. Não categorizar os arquivos e documentos A…

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Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de documentos e veja como evitá-los em sua empresa:

Assinatura Eletrônica e Gerenciamento de Documentos: soluções integradas para revolucionar seus fluxos de trabalho

Qualquer empresa e organização é direcionada por documentos e informações. Na fase inicial de um negócio, o arquivamento manual e o manuseio de documentos podem ser rotinas relativamente fáceis e rápidas, pois o volume de arquivos ainda é mínimo. No entanto, conforme a empresa começa a crescer, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos requisitados nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. O processo de gerenciamento de documentos da empresa pode ser demorado, tedioso e às vezes até improdutivo. Como a gestão documental é parte integrante do desempenho de tarefas essenciais dos negócios, a implementação do uso de ferramentas que venham agilizar e simplificar o processo é crucial. Um bom exemplo é a assinatura eletrônica que está sendo cada vez mais utilizada como uma ferramenta que aprimora o gerenciamento de documentos e melhora o fluxo de trabalho para funcionários, clientes e fornecedores. Pare um pouco e analise, quanto tempo você espera pela devolução de um documento após enviá-lo a um cliente para recolhimento de assinatura? Isso atrasa todo o processo de trabalho, principalmente quando os clientes são difíceis de localizar ou até mesmo quando cometem um erro ao assinar os documentos. Porém, graças ao avanço tecnológico, esse processo de assinatura se tornou algo instantâneo, prático e seguro, permitindo a manutenção da organização com um nível de produtividade superior. O software de gerenciamento eletrônico de documentos também é outra tecnologia revolucionária para as rotinas de trabalho, pois possibilita que dados e arquivos sejam preparados e armazenados em formato digital, criando uma estrutura simplificada para organizar e recuperar com agilidade as informações essenciais para a tomada de decisão e execução das atividades. Além disso, com a solução certa de assinatura eletrônica, todo o seu processo de fluxo de trabalho pode ser ainda mais produtivo, colaborativo e econômico….

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