FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO
FALE CONOSCO

Como gerenciar os documentos empresariais de forma inteligente e eficiente?

Como gerenciar os documentos empresariais de forma inteligente e eficiente?
13 out 2016
Digitalização, Documentos, Gestão documental, Software
Nenhum comentário

Avatar for Grupo Gerenciar Grupo Gerenciar

 O mundo das informações e documentos empresariais tem se alterado drasticamente graças à constante evolução da tecnologia. Com tantos formatos e ferramentas para elaborar e armazenar uma informação, é comum não sabermos exatamente onde procurar um determinado documento na hora que necessitamos dele. Isso porque a gestão de documentos empresariais não depende apenas do arquivamento dos dados, mas também de outras etapas que geralmente são ignoradas.

Os documentos não estruturados – como e-mail, conteúdos da internet e até os arquivos Office do dia a dia – são os ativos digitais das empresas e o desperdício ou mau uso desses ativos é como o desperdício ou mau uso de qualquer outro recurso, portanto, devem ser combatidos da mesma forma.

Esse combate, porém, não se resume a “não jogar fora”. A estratégia não deve ser armazenar tudo – até porque isso não é uma estratégia e só gerará mais custos desnecessários. O objetivo deve estar centrado em ações práticas: criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais. Afinal, como extrair o valor de uma informação sem possuir o controle total sobre esta?

Sem o controle das informações corporativas, as empresas se expõem ao aumento de custos e a baixa da produtividade. As organizações que não armazenam documentos jurídicos, por exemplo, de forma a seguir as recomendações judiciais, estão sempre correndo risco de sofrerem com auditorias externas e serem penalizadas com multas. Boas práticas e uma solução estruturada podem trazer economia não só de tempo e energia, mas também financeira.

Outro benefício que um gerenciamento inteligente de documentos traz é o máximo aproveitamento dos conhecimentos dos colaboradores – mesmo quando estes se tornam ex-colaboradores. O registro correto e inteligente do conhecimento humano faz com que a rotatividade de funcionários não cause o desperdício de informações. As empresas que se preocupam com isso e conseguem capturar e manter o conhecimento de ex-funcionários levam considerável vantagem competitiva sobre as demais. Para isso, é fundamental estabelecer um procedimento padrão para o armazenamento de documentos físicos: a digitalização destes e o armazenamento em nuvem são as práticas mais recomendadas, já que são ações preventivas aos riscos existentes no acúmulo de grandes arquivos de documentos físicos.

O Grupo Gerenciar é uma empresa especializada em digitalização de documentos e no Software GED Gerenciar, bem como no processo de gerenciamento, organização, arquivamento e guarda documental da sua Empresa.

Recommended Posts

Powered by  GDPR Cookie Compliance
Visão geral da privacidade

Cookies e Sua Privacidade

Este site usa cookies para que possamos oferecer a melhor experiência de usuário possível. Quando você visitar qualquer site da web, pode armazenar ou recuperar informações em seu navegador, principalmente na forma de cookies. Esta informação pode ser sobre você, suas preferências ou o dispositivo e é usado principalmente para fazer funcionar o site como você espera que ele. A informação não costuma identificá-lo diretamente, mas pode dar-lhe uma experiência web mais personalizada.

Porque nós respeitamos seu direito à privacidade, você pode optar por não permitir alguns tipos de cookies. Clique nas categorias ao lado para saber mais e mudar as nossas configurações padrão. No entanto, alguns tipos de bloqueio de cookies pode afetar sua experiência no site e os serviços que são capazes de oferecer.