Um dos maiores obstáculos quando se trata de produtividade na maioria das organizações é o manuseio de papéis ou a procura de documentos armazenados em um método de arquivamento manual. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contribuem muito no aumento da eficiência e proporcionam um melhor ambiente de trabalho. É aqui que entra o recurso da indexação de documentos. A indexação de documentos é crucial para o processo de armazenamento de arquivos. Portanto, saber quais arquivos estão armazenados e exatamente onde estão localizados facilita o gerenciamento de documentos e potencializa a produtividade......
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Às vezes parece difícil definir quais documentos devem ser arquivados e quais deles devem ser descartados. Embora muita gente faça isso de maneira indiscriminada, é preciso ter atenção. Os documentos têm validade e devem ser mantidos com cuidado para garantir que estejam a disposição se necessário. Eles podem ter validade de 2 a 30 anos – isso dependerá de qual documento estamos falando. Mas, naturalmente essa não é uma informação amplamente difundida. Na maioria das vezes o arquivamento é feito de maneira indiscriminada, e muitos documentos valiosos são descartados enquanto outros que não......
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O gerenciamento de informações e documentos é uma das coisas mais importantes para que uma empresa tenha melhores resultados. Pensando nisso, a consultoria arquivística acaba se tornando um ponto fundamental para o sucesso. A escolha de um bom método de gerenciamento é o ponto de partida. Ele precisa ser organizado e coerente com as demandas da empresa. Caso contrário, o método se tornará mais um fardo do que uma solução. Uma boa consultoria arquivística consegue definir muito bem qual método deve ser utilizado. Através de um verdadeiro raio-x da condição documental da empresa......
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Toda empresa no desenvolvimento de suas atividades diárias produz grandes quantidades de documentos. O acúmulo desses arquivos tende aumentar com o passar dos anos, gerando uma crescente demanda por espaços destinados ao armazenamento de todas essas informações. A guarda atrelada a uma boa gestão documental é essencial. Imagine os desafios de uma empresa com documentos fiscais diante de uma comprovação tributária, quando não há uma preocupação com a organização e armazenamento adequado de seu patrimônio documental. Além disso, é fundamental que as informações armazenadas sejam localizadas de maneira ágil, apresentando a organização do......
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Poucas empresas atuais se preocupam com a questão de arquivar documentos importantes dentro da organização – isso prejudica a empresa, podendo perder documentos e até colocá-la em risco trabalhista e fiscal. Atualmente, existem muitos programas e serviços para gerenciamento de documentos e digitalização que podem proporcionar muitas vantagens em um negócio que trabalha com muitos papéis e documentos. No caso de uma empresa que também deseja se posicionar bem no mercado e contar com programas de sustentabilidade, a ideia de arquivar documentos digitalmente é muito importante, seguindo sempre o conceito paperless. Além disso,......
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Nota Fiscal de Serviço (NFS) é um documento que deve ser emitido por todas as empresas que prestam algum tipo de serviço no município no qual esteja sediada. Para isso, entretanto, existem regras específicas que são estipuladas pela prefeitura de cada cidade e que devem ser observadas para evitar problemas. Desta forma, a NFS deve conter todas as informações sobre a venda ou prestação de serviços. Entre elas estão os dados do prestador e do contratante, o valor do serviço feito, e outras informações que possibilitam o levantamento, verificação e cobrança dos Impostos......
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Armazenar informações tem se tornado cada vez mais um desafio no mercado empresarial. Isso porque, mais do que nunca, escolher onde guardar documentos significa manter a salvo dados fundamentais para a sobrevivência do seu negócio. Além da segurança e da confiabilidade, é necessário que esses documentos estejam alocados de maneira organizada, a fim de garantir que os gestores possam acessá-los rapidamente, sempre que for necessário. Assim, uma empresa de gestão documental completa é aquela que disponibiliza, de acordo com o perfil da sua organização, serviços que irão auxiliá-lo a guardar e recuperar Informações......
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