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Segurança dos documentos: dicas para proteger as informações da sua empresa

A privacidade de dados se tornou uma preocupação de estrema relevância para empresas, funcionários, clientes e partes interessadas. Violações de privacidade podem evidenciar problemas com práticas de gerenciamento de documentos e segurança de documento. Por que é importante garantir a segurança dos documentos da sua empresa? A falha em proteger documentos e informações confidenciais pode causar uma série de complicações para as organizações: • Perda de negócios: quando documentos com informações sigilosas são alvos de exposição indevida, pode criar uma sensação de desconfiança em clientes e parceiros, o que prejudica os resultados financeiros......

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Erros comuns no gerenciamento de documentos que a sua empresa deve evitar

Você ainda depende de papel e caneta, ou até mesmo de planilhas, para gerenciar seus documentos? Se sua empresa gerencia manualmente seus documentos, está vulnerável a uma série de erros que apesar de comuns são prejudiciais para os negócios. Muitas empresas se deparam com problemas na gestão de documentos muito comuns, principalmente porque carecem de ferramentas e tecnologia adequadas. O gerenciamento efetivo e seguro de documentos é essencial para que as empresas evitem os erros habituais, adquiram eficiência e produtividade em suas atividades. Sem uma estratégia de gerenciamento de documentos assertiva, as empresas......

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Conheça os erros mais comuns no gerenciamento de documentos e veja como evitá-los em sua empresa:

Qualquer empresa e organização é direcionada por documentos e informações. Na fase inicial de um negócio, o arquivamento manual e o manuseio de documentos podem ser rotinas relativamente fáceis e rápidas, pois o volume de arquivos ainda é mínimo. No entanto, conforme a empresa começa a crescer, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos requisitados nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. O processo de gerenciamento de documentos da empresa pode ser demorado, tedioso e às vezes até improdutivo. Como a gestão documental é parte integrante do desempenho......

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Digitalização e gerenciamento de documentos: qual a importância para seu negócio?

Com as recentes mudanças na forma de trabalho, causadas pela pandemia, as empresas têm repensado o seu espaço de trabalho e seus processos de negócios, especialmente em relação à digitalização e gerenciamento dos documentos e informações. Existem muitos motivos pelos quais a digitalização e o gerenciamento de documentos são importantes e muitos riscos associados ao não gerenciamento adequado dos arquivos. Encontrar uma maneira descomplicada que potencialize o acesso, armazenamento e proteja os documentos é fundamental para garantir o bom andamento de todos os processos de uma empresa. Se uma empresa não gerencia bem......

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Fluxos de trabalho: como otimizá-los com uma ferramenta workflow?

As atividades de uma empresa podem ser divididas em processos, que por sua vez podem ser subdivididos em tarefas. Essas tarefas, desde as mais simples às mais complexas, contribuem para a realização dos objetivos finais da empresa. Isso significa que, quanto melhor eles forem gerenciados, mais bem-sucedidos serão os resultados do negócio. Infelizmente, muitas empresas ainda cometem o equívoco de limitar a agilidade das tarefas que executam, prendendo-se a processos e fluxos de trabalho manuais e pouco práticos. Como consequência, a organização perde produtividade e eficiência. Para evitar a perda de competitividade, é......

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Indexação de documentos: conceitos e importância para a gestão documental

Um dos maiores obstáculos quando se trata de produtividade na maioria das organizações é o manuseio de papéis ou a procura de documentos armazenados em um método de arquivamento manual. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos contribuem muito no aumento da eficiência e proporcionam um melhor ambiente de trabalho. É aqui que entra o recurso da indexação de documentos. A indexação de documentos é crucial para o processo de armazenamento de arquivos. Portanto, saber quais arquivos estão armazenados e exatamente onde estão localizados facilita o gerenciamento de documentos e potencializa a produtividade......

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7 limitações dos documentos em papel e como superá-los

Durante séculos, os documentos em papel sustentaram o mundo quando se tratava de manutenção de registros e comunicação empresarial. Cinquenta anos atrás, simplesmente não havia alternativas aos documentos em papel. As empresas armazenavam registros vitais em pilhas de arquivos de papel. À medida que avançamos no século 21, percebemos que controlar pilhas cada vez maiores de registros em papel não é apenas cansativo e complicado, é insustentável. Nós nos inclinamos para esse crescente aborrecimento com o papel à medida que as tecnologias digitais se moviam para o local de trabalho e logo para......

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Organização e controle de documentos: como realizá-los com eficiência

A organização e controle de documentos são cuidados que devem existir em qualquer empresa ou instituição, independente do seu porte. Ao lidar com documentos digitais ou físicos, é essencial organizar seus arquivos no ambiente de trabalho de modo que ofereça suporte a sua produtividade e aumente sua eficiência. Se você está constantemente procurando por documentos perdidos ou tendo que voltar para encontrar informações necessárias para concluir um projeto, você está perdendo um tempo crucial que poderia ser utilizado para realizar outas atividades do trabalho. A diminuição da produtividade pode significar prazos perdidos e......

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Gerenciamento de fluxo de trabalho workflow

Frequentemente, os colaboradores de uma empresa gastam muito tempo, tanto no trabalho quanto nos processos que dão suporte às operações. Esse desperdício de tempo se torna ainda mais perceptível quando a empresa precisa lidar com muitos documentos (aprovações, solicitações, contratos, etc.). Graças aos avanços da tecnologia e a ampla aceitação dos sistemas automatizados, a lista de motivos para otimizar os processos de negócios através de uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho cresce a cada ano, possibilitando a implementação de uma grande mudança nas rotinas corporativas e essas razões justificam a importância......

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