Digitalização de Documentos – A importância da boa gestão de documentos

A globalização significa que os locais de trabalho estão cada vez mais dispersos geograficamente. Isto significa que os documentos também são usados ​​mais do que nunca, as pessoas em vários países e continentes para comunicação e colaboração.

Você vai ver os problemas de comunicação até mesmo entre os funcionários no mesmo escritório, porque eles não têm fácil acesso aos documentos de que necessitam. Você encontrará alguns documentos mantidos por alguém no escritório contas, diretórios compartilhados que servem a todos, alguns documentos em papel, outros em formulário eletrônico – um bom free-for-all.

Uma explosão no número de documentos que uma empresa precisa não ajuda. Se o seu armazenamento e indexação estão mal organizados, estes documentos tornam-se inúteis, pois eles são quase impossíveis de encontrar.

O resultado de uma má gestão do documento pode levar a uma perda de tempo significativo. Pergunte a si mesmo quantas vezes você se encontrar procurando:

• Um catálogo de fornecedor que tenha sido enviada para um gerente de compras;
• Um contrato assinado cliente há vários meses;
• O conjunto final de termos e condições oferecidos a um cliente específico;
• Os documentos exigidos para o emprego de um novo membro da equipe;
• Uma confirmação da ordem enviada por um cliente a um dos seus vendedores, ou talvez ainda mais comum, quando o vendedor relevante tem ido de férias, se você nunca recebeu tal confirmação do pedido;
• Um procedimento de seu manual de qualidade que tenha havido uma falha de processo;
• Um e-mail que foi enviado para um de seus colegas;
• Um documento que você precisa para ser um modelo para um tipo específico de contrato;
• A história completa de comunicação entre vós e um fornecedor sobre um determinado contrato.

Ainda pior do que a perda de tempo, talvez, a falta de uma boa gestão de documentos é ruim para a qualidade da sua organização e do serviço prestado pela sua empresa. Em tal uma empresa, é provável que:

• Conjuntos de documentos não seguem um layout padrão;
• Todos os vendedores preparar citações em seu próprio caminho e, gradualmente, mudar a forma de fazê-lo para si, mas não para o grupo;
• Uma correção para um tipo de contrato permanece com um pequeno grupo de pessoas e não infiltrar de volta para o resto da empresa para beneficiar outros usuários;
• Gerenciamento de versão é caótico ou até mesmo inexistente.

Assim, um bom sistema integrado de gestão de documentos pode ser uma ferramenta poderosa para ajudar na gestão da empresa no dia-a-dia. Com ele você também pode facilmente:

• Continuar o trabalho iniciado por um colega se ela tem ido de férias e responder aos seus clientes, se necessário;
• Se apossar de exemplos de todos os tipos de documentos com apenas alguns cliques, de modo que você pode seguir os padrões da empresa em áreas como a confirmação do pedido, os pedidos de preços, atas de reunião, as entregas do cliente, exemplos de contratos e modelos de faxes e cartas;
• Recuperar os procedimentos e outros documentos associados, se você não sabe como fazer uma determinada tarefa – como coisas que você deve fazer quando contratar um novo funcionário, organizando uma conferência, ou estruturação atas de reuniões;
• Reutilizar o trabalho feito por um colega para atender às necessidades semelhantes e construir em todo o trabalho individual feito em sua própria empresa;
• Encontre todos os pedidos de um cliente ou de um fornecedor em apenas alguns segundos para responder a perguntas ou continuar uma discussão quando o ponto de contato inicial em sua empresa não estiver disponível;
• Construir em seus métodos de trabalho e permitir que os seus colegas de beneficiar cada melhoria em um tipo de documento ou um procedimento.

A partir destes exemplos, você pode ver a importância de um bom sistema de gestão documental, e que poderia contribuir para a melhoria da produtividade e da qualidade da produção de cada funcionário.

O Grupo Gerenciar é uma empresa especializada em digitalização de documentos e no Software GED Gerenciar, bem como no processo de gerenciamento, organização, arquivamento e guarda documental da sua Empresa.