Como gerenciar os documentos empresariais de forma inteligente e eficiente?

 O mundo das informações e documentos empresariais tem se alterado drasticamente graças à constante evolução da tecnologia. Com tantos formatos e ferramentas para elaborar e armazenar uma informação, é comum não sabermos exatamente onde procurar um determinado documento na hora que necessitamos dele. Isso porque a gestão de documentos empresariais não depende apenas do arquivamento dos dados, mas também de outras etapas que geralmente são ignoradas.

Os documentos não estruturados – como e-mail, conteúdos da internet e até os arquivos Office do dia a dia – são os ativos digitais das empresas e o desperdício ou mau uso desses ativos é como o desperdício ou mau uso de qualquer outro recurso, portanto, devem ser combatidos da mesma forma.

Esse combate, porém, não se resume a “não jogar fora”. A estratégia não deve ser armazenar tudo – até porque isso não é uma estratégia e só gerará mais custos desnecessários. O objetivo deve estar centrado em ações práticas: criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos organizacionais. Afinal, como extrair o valor de uma informação sem possuir o controle total sobre esta?

Sem o controle das informações corporativas, as empresas se expõem ao aumento de custos e a baixa da produtividade. As organizações que não armazenam documentos jurídicos, por exemplo, de forma a seguir as recomendações judiciais, estão sempre correndo risco de sofrerem com auditorias externas e serem penalizadas com multas. Boas práticas e uma solução estruturada podem trazer economia não só de tempo e energia, mas também financeira.

Outro benefício que um gerenciamento inteligente de documentos traz é o máximo aproveitamento dos conhecimentos dos colaboradores – mesmo quando estes se tornam ex-colaboradores. O registro correto e inteligente do conhecimento humano faz com que a rotatividade de funcionários não cause o desperdício de informações. As empresas que se preocupam com isso e conseguem capturar e manter o conhecimento de ex-funcionários levam considerável vantagem competitiva sobre as demais. Para isso, é fundamental estabelecer um procedimento padrão para o armazenamento de documentos físicos: a digitalização destes e o armazenamento em nuvem são as práticas mais recomendadas, já que são ações preventivas aos riscos existentes no acúmulo de grandes arquivos de documentos físicos.

O Grupo Gerenciar é uma empresa especializada em digitalização de documentos e no Software GED Gerenciar, bem como no processo de gerenciamento, organização, arquivamento e guarda documental da sua Empresa.