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Digitalização de Documentos e Suas Vantagens

Digitalização de Documentos e Suas Vantagens
29 dez 2016
Digitalização
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A digitalização consiste em fotografar o papel original, gerando um arquivo eletrônico, capaz de reproduzir com fidelidade os detalhes e as dimensões contidas no impresso original, esses podem ser indefinidamente guardados, preservando suas características naturais.

Os arquivos podem ser gravados em diversos tipos de mídia segura como CDs, DVDs, memórias, mídias magnéticas e etc. O documento pode ser utilizado e administrado por meio de modernos programas de GED (gerenciamento eletrônico de documentos).

Tais arquivos podem ser gerados como imagem ou como texto alterável, desde que passe por um processo de reconhecimento de caracteres, através de software apropriado (OCR).

Vantagens:

Mais lucro menos fraude: A redução de custo vem com o aumento da produtividade, isto é lucro. Valiosas oportunidades de negócios serão aproveitadas, pela rapidez de informações que você tem e que seu concorrente não tem isto é mais lucro, e mais importante a quantidade de fraude que sua empresa pode evitar com as transparências e compartilhamento de informações a todo processo de auditoria, pode gerar maior segurança.

Back-up e duplicação: O custo de se tirar back-up das imagens dos documentos digitalizados é pequeno quando comparado ao custo de se duplicar documentos em papel.

Impressão: Documentos digitalizados podem ser impressos com boa qualidade, tendo a vantagem de imprimir apenas a quantidade necessária o que evita desperdícios e custos com cópias e distribuição de divulgações desnecessárias.

Espaço Físico: Uma enorme sala de arquivos de documentos em papel pode se transformar em um microcomputador de servidor de imagens para toda empresa. Se você pegar o custo desta infra-estrutura, muitas vezes localizada em locais nobres, pode descobrir que a digitalização fica mais barata.

Pesquisa e compartilhamento: É possível fazer pesquisas amplas, sem perder mais tempo, pois documentos gerados em várias sedes da empresa podem ser vistos de um único lugar, de forma ágil e com segurança por meio de pesquisas avançadas.

Isso proporciona a redução de tempo de atividades que requerem a análise de documentos. Acabam os feudos da informação dentro das empresas, os documentos podem estar on-line e serem vistos imediatamente em qualquer local por meio de sua rede de computadores ou também em qualquer lugar no mundo, aliado a um controle de acesso usando a Internet.

Produtividade e Tempo: a era digital abre caminho a um expressivo aumento de produtividade, através da redução de prazo, com busca de informações para tomadas de decisões. Outra grande vantagem é o acesso simultâneo por várias pessoas, integrando assim toda a empresa.

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