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Vantagens em terceirizar o arquivo da empresa

Vantagens em terceirizar o arquivo da empresa
18 jan 2017
Arquivamento, Digitalização, Documentos
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Terceirizar o arquivo – Para facilitar a localização de documentos sempre que necessário e também por ocasião da declaração do imposto de renda ou em caso de malha fiscal.

Terceirizar o arquivo – Muitas empresas estão contratando o serviço terceirizado de organização, acondicionamento e gerenciamento de documentos.
Focadas em sua especialidade ou atividade, as empresas não se concentram em organizar documentos de forma correta, estão mais focadas em seu trabalho e função, porém todo processo gera documento.

Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um ‘arquivo morto’ colocado em um local ou sala qualquer, como se atrapalhassem.

Porém, é um centro de informação necessária, que poderá ter dados importantes se um dia faltarem numa regulamentação.
Apesar de toda a evolução tecnológica e informática, o acumulo de documento ainda é muito necessário nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos.

Algumas informações de arquivo devem necessariamente ser mantidas na forma original em papel, sem permissão para tê-los apenas digitalizados.

Por isso, terceirizar o arquivo garante mais rapidez no acesso a informações e integração entre empresas.

Ou mesmo dentro delas, fatores que justificam o crescimento desse tipo de prestação de serviços.
Um dado interessante é que hoje as empresas gastam seis vezes o valor da elaboração do documento só para encontrá-lo e onze vezes mais para reproduzir novamente.

Mais de 7% dos documentos gerados são perdidos.

Profissionais investem entre 5% e 15% lendo informações e gastam mais de 50% do tempo procurando por elas.

Nos EUA há cerca de 4 trilhões de papeis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano.

No Brasil, ainda não há estatística, mas uma das principais características do nosso sistema é o elevado número de consulta ao mesmo documento.

No Brasil há poucas empresas que prestam este serviço, porém algumas apenas guardam em caixas ou arquivos lacrados.

O ideal é buscar um serviço que seja mais completo, que além de acondicionar, organiza e também gerencia.

Mas, há também como terceirizar o arquivo da organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação.

É oportuno que este serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia.
Para facilitar a localização de documentos sempre que necessário e também por ocasião da declaração do imposto de renda ou em caso de malha fiscal.

Muitas empresas estão contratando o serviço terceirizado de organização, acondicionamento e gerenciamento de documentos.
Focadas em sua especialidade ou atividade, as empresas não se concentram em organizar documentos de forma correta, estão mais focadas em seu trabalho e função, porém todo processo gera documento.

Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um ‘arquivo morto’ colocado em um local ou sala qualquer, como se atrapalhassem.

Porém é um centro de informação necessária, que poderá ter dados importantes se um dia faltarem numa regulamentação.

Apesar de toda a evolução tecnológica e informática, o acumulo de documento ainda é muito necessário.

Nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos.

Algumas informações de arquivo devem necessariamente ser mantidas na forma original em papel, sem permissão para tê-los apenas digitalizados.

Por isso, terceirizar essa tarefa de arquivar garante mais rapidez no acesso a informações e integração entre empresas.

Ou mesmo dentro delas, fatores que justificam o crescimento desse tipo de prestação de serviços.

Um dado interessante é que hoje as empresas gastam seis vezes o valor da elaboração do documento só para encontrá-lo e onze vezes mais para reproduzir novamente.

Mais de 7% dos documentos gerados são perdidos.

Profissionais investem entre 5% e 15% lendo informações e gastam mais de 50% do tempo procurando por elas.

Nos EUA há cerca de 4 trilhões de papeis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano.

No Brasil, ainda não há estatística, mas uma das principais características do nosso sistema é o elevado número de consulta ao mesmo documento.
No Brasil há poucas empresas que prestam este serviço, porém algumas apenas guardam em caixas ou arquivos lacrados.

O ideal é buscar um serviço que seja mais completo, que além de acondicionar, organiza e também gerencia.

Mas, há também como terceirizar a organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação. É oportuno que este serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia.

Para mais informações: http://grupogerenciar.com.br/grupo-gerenciar/

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