Digitalização e o seu “papel” nas empresas
Grupo Gerenciar
Digitalização – Dedicar um tempo maior, no início, para melhorar processos futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão da empresa.
Digitalização – Muitas pessoas consideram o trabalho de digitalização difícil de aplicar, isso porque faz parte da cultura brasileira atuar com processos manuais.
Porém, a evolução tecnológica está trazendo benefícios mensuráveis e dedicar um tempo maior, no início.
Para assim, melhorar processos futuros é uma decisão estratégica que refletirá positivamente para a expansão da empresa.
Vamos tentar ilustrar uma movimentação de documentos na forma manual e digitalizada.
Para termos uma ideia clara do quanto o formato digital e automatizado pode resultar em crescimento expressivo ao longo dos anos.
Vamos começar pelos processos tradicionais do setor de RH.
Imagine que um colaborador será admitido e este trouxe seus documentos pessoais para fins de registro em carteira.
O responsável pela contratação faz a solicitação dos dados e assim que os recebe passa para o estagiário.
O auxiliar faz a captura de todos os documentos e compartilha novamente com o contratante, que repassará tudo para a contabilidade.
Depois disso, a contabilidade devolve os documentos para o contratante responsável.
Este devolve a documentação para o novo colaborador e encerramos em sete linhas uma simulação de uma contratação manual em uma empresa.
Agora vamos imaginar o mesmo processo feito de forma digitalizada.
O responsável pela contratação solicita os documentos.
O novo colaborador traz as certificações que são digitalizadas com scanners inteligentes e com programação para envio automático dos dados para a contabilidade.
Neste mesmo momento o colaborador já retorna com os documentos pessoais e está liberado para início das atividades.
O processo é tão mais dinâmico que conseguimos desenhar detalhadamente o passo a passo em apenas três linhas.
E este é só um dos milhares de procedimentos que podem ser otimizados com a implantação da digitalização inteligente.
Além deste, é possível melhorar processos administrativos, financeiros, licitações, conferências, perícias externas.
Esses podem ter os dados digitalizados assim que identificada a ação com a opção de digitalização mobile e portátil.
Formalização de fases de processos para tê-los registrados e acionados virtualmente quando necessário, entre outros.
Simultaneamente, com a digitalização a economia pode ser vista de diferentes ângulos.
Entre eles a questão de espaço para novos setores no lugar de arquivos e salas cheias de documentos.
Além também da segurança da informação considerando a vulnerabilidade de informações confidenciais.
Agilidade em processos que podem ser escaneados e compartilhados no ato da captura, localização ágil e assertiva, entre outras peculiaridades para diversos setores.
Vale lembrar que há documentos que podem ser digitalizados, porém, o físico não pode ser descartado.
Nestes casos, o documento original deve ser mantido e o ideal é trabalhar com as duas versões.
Física para o caso de algum órgão regulamentador pedir o documento e o digital para o fácil manuseio e localização digital imediata para a rápida tomada de decisão.
A sabedoria de enxergar estrategicamente deve ser considerada nesta época delicada para a economia brasileira.
A crise é sim um momento que traz riscos para os negócios.
Mas é também um momento decisivo de enxergar processos que podem aumentar a produção.
E assim fazer com que empresas saiam do comodismo.
Aquela velha história de que não vale a pena fazer planejamento.
Pois o tempo que é gasto organizando fase por fase pode ser aproveitado já fazendo as atividades, felizmente perdeu força no mundo corporativo.
Empresários que acreditam neste conceito podem estar fadados à falência.
Sabemos muito bem que um bom planejamento considera possíveis riscos e evita retrabalho de ações.
Assim, a digitalização nos leva a um aprendizado similar.
Com a globalização e a nova era da Internet das Coisas caminhando no mesmo ritmo.
A digitalização inteligente começa a superar obstáculos e a abrir portas para novos desafios.
A transformação de documentos antigos para arquivos digitais passa a ser emergencial.
E assim não há mais desculpas para não fazê-la, dizendo que o processo seja complexo ou inacessível,.
Pois já há equipamentos inteligentes que fazem a captura de 30 a 240 páginas por minuto de forma muito produtiva e eficiente.
A escolha pelos equipamentos de maior ou menor capacidade depende da demanda da companhia.
Por exemplo, empresas de médio porte geralmente têm uma demanda de pequena à média escala, de forma distribuída.
Assim, não há necessidade de uma solução que capture 240 páginas por minuto.
Ou seja, um equipamento que digitaliza de 30 a 40 pg. /minuto pode atender muito bem a sua necessidade e terá um valor agregado mais flexível.
Saem à frente as organizações que tiverem uma visão futurística do que pode reverberar no sucesso da empresa.
E também pró-atividade em aplicar antes das concorrentes melhorias assertivas que refletirão no crescimento sustentável da operação.
E assim poder ver nos indicadores ascensão acelerada, fruto de uma transformação positiva e visionária vinda de uma boa gestão.
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