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5 passos para a digitalização de documentos

5 passos para a digitalização de documentos
06 jul 2017
Digitalização, Organização
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A digitalização de documentos é um serviço que integra muitos benefícios para qualquer empresa, porém, no entanto, demanda organização e planejamento antes de ser implantado. Para você compreender melhor como funciona esse processo, apresentamos aqui os principais passos para a digitalização de documentos.

Passos para a digitalização de documentos:

Passo 1 – Coleta dos documentos

Nesse primeiro passo é feita a coleta de documentos físicos que serão digitalizados.

Tudo é conferido e organizado da forma que ficar melhor para o usuário, seja em pastas, temas entre outros.

Passo 2 – Classificação/Preparação

Após a coleta de todo material é feita a análise, reparação e exclusão de materiais que estão ilegíveis, amassados, rasgados, entre outras avarias.

Essa etapa é extremamente necessária para que digitalize apenas documentos aptos e que não danifiquem o scanner.

Ou seja, visa-se elevar ao máximo a qualidade da imagem que será digitalizada.

Passo 3 – Digitalização de documentos

A etapa esperada acontece.

É importante que cada documento seja scanneado um por um, para facilitar a ordem na hora de guarda-los.

Nessa etapa é preciso que se remova todas as imperfeições da folha, regule a nitidez e contraste até atingir uma qualidade máxima.

Passo 4 – Indexação

É hora de organizar os documentos dentro do computador, em pastas, no servidor correto.

Com informações que proporcionem facilidades ao procura-lo, como nomes, datas, códigos, títulos, entre outros.

Essas informações são de suma importância pois localizam o arquivo de forma mais rápida.

A forma ideal de armazenar esses arquivos é utilizando o software GED Gerenciar, que pode disponibilizar a pesquisa online somente através de login e senha.

Passo 5 – Entrega/consulta

Após todas as etapas agora é hora de disponibilizar os documentos para quem precisa,  através do software gerenciador eletrônico de documentos – GED Gerenciar, ou pendrives, cds, dvds e outras mídias.

E em relação aos arquivos físicos (papéis) é necessário que se faça o seu armazenamento ou exclusão, decisão que será tomada em acordo com seu cliente.

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O Grupo Gerenciar garante uma maior organização e gestão dos seus documentos através do software GED Gerenciar.

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