Digitalização de canhotos e notas fiscais: benefícios para sua empresa

Termos como “Escritório sem papel”, “Fábrica sem papel”, “Escritório digitalizado” já existem há muito tempo, como uma aspiração para o futuro. Contudo, ainda hoje, a realidade básica é que ainda existem muitos documentos em papel nas empresas e organizações.

Pedidos de compra, faturas, notas de remessa, notas de mercadorias recebidas, canhotos, notas fiscais, notas de comprovante de entrega e vários outros documentos ainda são gerados, recebidos e processados ​​em grande número em empresas em todo o mundo.

Os procedimentos para operar com documentos em papel são em grande parte manuais, consomem tempo e esforço, estão sujeitos a erros, demandam reinserção de dados em várias etapas e resultam em ineficiências operacionais.

A necessidade do momento é beneficiar-se da tecnologia para digitalizar esses documentos e automatizar os processos para tratá-los.

Digitalização de canhotos e notas fiscais

Todos os dias empresas e mais empresas empilham um acumulado de canhotos e notas fiscais de compras e negociações que realizam em suas relações profissionais.

Diante disso, surge-se a necessidade de algum método de arquivar esses comprovantes para eventuais necessidades, e a Gerenciar tem a solução.

Com software eficiente para digitalização de documentos, garante melhor gestão e organização das informações, além disso com o GED é possível certificar que os arquivos tenham maior sigilo e sejam preservados contra danos naturais e ambientais.

Através desse sistema da Gerenciar o usuário consegue pesquisar, organizar e arquivar de forma prática e totalmente online toda a documentação.

Otimizando tempo, facilitando processos e o melhor deixando os canhotos, notas fiscais e demais documentos da empresa assegurados.

O processo de digitalização de canhotos e notas fiscais em papel envolve o seguinte:

• Digitalização da fatura e conversão em formato digital (por exemplo, PDF)
• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para extrair campos de dados e valores específicos do documento
• Gerar e adicionar “tags” ou “metadados” ao documento digital, para ajudar a descrever o documento e para ajudar na pesquisa e recuperação posterior.
• Armazenar os documentos digitais em um repositório de documentos ou sistema de gerenciamento de documentos (GED Gerenciar), para ser acessado quando necessário;
• Compartilhamento seguro e rastreamento das informações garantido;

Os principais benefícios da digitalização:

• Agilidade no processo de busca de canhotos.
• Redução de prejuízo por falta de identificação.
• Aumento da produtividade e melhoria no fluxo do trabalho.
• Redução de custos operacionais com retrabalho.
• Redução de extravio e perda de notas fiscais e canhotos.
• Centralização de estoques.
• Redução do uso e manuseio de papel.

Tenha a melhor solução

Esses processos fazem parte de qualquer organização e a digitalização de tais processos é um grande passo para alcançar a visão de “escritório digitalizado” ou “fábrica sem papel”. Contar com uma empresa especializada em gestão documental é fundamental para o sucesso.

A busca por meios eficazes e práticos tornam o fluxo de trabalho mais dinâmico e produtivo, e a Gerenciar sabendo disso oferece sistemas eficientes para o seu negócio.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.