Destinação adequada para os documentos

 

Qual seria a melhor forma de armazenar os documentos da sua empresa?

O fundamental a se saber é que todos os arquivos correntes, intermediários ou permanentes necessitam de uma gestão documental eficiente.

Vamos identificar as particularidades de cada tipo:

– Arquivos correntes: São classificados como documentos em curso e que são estreitamente veiculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos.

Se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

– Arquivos intermediários: Não são usados frequentemente na rotina de trabalho da empresa.

Sendo assim, são arquivados por um período temporário, podendo ser eliminados depois de utilizados, ou até, guardados definitivamente.

– Arquivos permanentes: São aqueles arquivos que perderam a validade administrativa, ou seja, não são mais utilizados frequentemente, mesmo assim precisam ser arquivados para fins de prova, pesquisa e informações relevantes ao cotidiano da empresa.

Na maioria das vezes, os arquivos intermediários e permanentes são arquivados fisicamente em algum espaço da empresa, porém, esse acúmulo pode gerar transtornos em relação a perda, dificuldade na procura e gastos extras.

A melhor solução para arquivamento e controle de documentos é o GED Gerenciar, gerenciador eletrônico de documentos, que organiza, administra e gera mais segurança aos arquivos da sua empresa.

Através desse sistema é possível criar tabela de temporalidade para cada tipo documental, definir regras, informar a destinação final do documento e com isso, realizar o processo de eliminação no período correto.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco hoje mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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