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Gestão Estratégica dos Documentos: O que é e para que serve?

Gestão Estratégica dos Documentos
24 jul 2018
Gestão, Gestão documental
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A estratégia é fundamental para qualquer empresa, de qualquer ramo, crescer. É pensando dessa forma que o gerente pode tomar as melhores decisões, agora e no futuro, sobre como o negócio irá se comportar. Quando o assunto é a gestão de documentos, também é preciso ter uma estratégia bem inteligente. Afinal, uma empresa que lida com uma grande quantidade de dados deve estar sempre atenta para gerenciá-los da melhor forma. Então, o que é e para que serve a Gestão Estratégica dos Documentos?

O que é Gestão Estratégica de Documentos?

Como definição, a Gestão Estratégica de Documentos é um conjunto de práticas, determinadas através de estudos feitos por empresas para determinar a sua circulação documental, que tem como objetivo assegurar que o processo seja o mais eficiente possível, desde a criação e manutenção até o destino.

Ao parar para pensar, fica claro porque essa necessidade surgiu. Afinal, diariamente, empresas lidam com um volume enorme de documentos, das mais variadas importâncias e com conteúdos completamente diferentes.

Por isso, é preciso de um modelo bem claro para lidar com esses documentos.

Para que serve?

Esse é o objetivo da Gestão Estratégica de Documentos. Criar um modelo, que pode se refletir através de um Manual de Gestão Documental, por exemplo, com soluções de operações técnicas e procedimentos que irão ajudar em qualquer operação que envolva esses documentos. É uma forma de ter respostas para situações, da maneira mais rápida possível.

Como a Gestão Estratégica dos Documentos afeta a sua empresa?

Adotar essa prática irá afetar a sua empresa de diversas formas. Por exemplo, ao procurar um contrato, quanto tempo leva até que os funcionários tenham-no em mãos? Gerir os documentos de forma inteligente não significa apenas guardá-los em segurança, apesar disso ser importante, mas garantir que no momento em que um deles seja necessário, os funcionários consigam encontrá-lo com bastante facilidade, sem perder tempo procurando.

Como isso pode ser feito?

A gestão documental pode ser feita de diversas formas, conforme for melhor para a sua empresa. Porém, o mais eficiente é o uso de um software de gestão, que será capaz de reunir as informações em um único ambiente e facilitar muito no momento de localizar os documentos no acervo físico.

As vantagens da Gestão Estratégica dos Documentos

Essa prática traz inúmeras vantagens. A principal delas é o uso ótimo do tempo. Como dito acima, é gasto muito menos tempo com tarefas não essenciais, como encontrar os documentos, já que a gestão estratégica pode organizar o acervo, ou mesmo, providenciar uma versão digital do mesmo.

Com isso, é possível focar em tarefas mais importantes, que é o objetivo do trabalho de cada funcionário.

A Gestão Estratégica também traz benefícios a segurança, já que é muito mais fácil controlar as informações e fazer um monitoramento dos documentos. Além disso, se houver um acervo digital, a coleção física pode ser armazenada e acessada apenas em casos de maior necessidade, deixando-a sempre protegida. Nesse caso, é diminuído também o uso excessivo de papel.

Essas vantagens resultam em alguns dos maiores objetivos de qualquer empresa diante da aplicação de estratégias de gestão: redução dos custos, ganho de tempo e otimização do trabalho.

A Gestão Estratégica de Documentos é uma solução que pode trazer todas essas vantagens na sua empresa.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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