Digitalizar os Documentos: 5 motivos para você fazer na sua empresa

A digitalização de documentos ainda é um tema complicado em muitas empresas, principalmente em instituições de gestão mais tradicional. Mas saiba que existem muitos motivos para transformar aquela sala abarrotada de papéis em um sistema de arquivos digital e inteligente!

A seguir você vai descobrir 5 motivos pelos quais Digitalizar os Documentos é prático, seguro e traz uma enorme economia para a sua empresa.

Porque digitalizar os documentos?

1 – É muito mais seguro

Quando um acervo de documentos é digitalizado e colocado na nuvem, a instituição pode facilmente monitorar os acessos e garantir que curiosos e pessoas mal-intencionadas (incluindo colaboradores da própria empresa) coloquem as mãos em documentos sigilosos ou sensíveis.

Além disso, a empresa se protege contra perdas de arquivos, uma vez que os documentos têm múltiplos backups em servidores seguros, tudo criptografado para que apenas que tem a autorização apropriada possa ter acesso.

2 – Seus documentos ficam acessíveis de qualquer lugar

Com a digitalização é muito fácil acessar os seus documentos mais importantes remotamente, evitando idas desnecessárias à sala do arquivo e garantindo uma maior flexibilidade nas rotinas administrativas.

Gestores podem ter acesso aos documentos de forma intuitiva a partir de qualquer lugar, em um computador, tablet ou até mesmo pelo smartphone, podendo utilizar e compartilhar as informações rapidamente.

3 – Torna a sua empresa mais produtiva

Digitalizar os seus documentos não é apenas colocar um funcionário na frente de um scanner e pedir que ele apenas faça cópias digitais dos documentos. Deve existir uma padronização no processo que possa indicar possíveis falhas e pendências, o que inclui o uso de softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Isso permite a criação de um verdadeiro banco de dados inteligente que otimiza processos e permite um ganho em produtividade, principalmente em setores que precisam acessar um volume maior de documentos, como o departamento de Recursos Humanos, por exemplo.

4 – É bom para o meio ambiente

A digitalização de documentos é uma ação sustentável. Substituir a circulação e o acúmulo de papel na sua empresa garante que a operação cause um impacto ambiental menor, e isso é bom para o planeta e para a imagem da organização.

5 – A digitalização é mais barata

Por fim, o argumento mais eficiente para a digitalização do acervo sua empresa é o financeiro. Armazenar documentos em papel é decididamente mais caro, pois ocupa espaço dentro da empresa, torna os procedimentos administrativos mais demorados e necessita empregar mão de obra para organizar e localizar documentos dentro do arquivo.

Com a digitalização dos documentos e a utilização de GED eficiente, tudo fica mais rápido, e tempo é dinheiro.

O ganho em competitividade é efetivo e vai permitir empregar os recursos que seriam alocados na manutenção do acervo de documentos físicos, incluindo gastos com pessoal, em outros investimentos mais importantes para o crescimento da sua empresa.

Os benefícios da digitalização dos documentos e da implementação de um sistema GED na sua organização são imensos, mas se você ainda tiver alguma dúvida acesse o site do Grupo Gerenciar e entre em contato conosco.

Teremos um enorme prazer por falar com você!

Tenha um diferencial na sua empresa, conheça nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.