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5 erros ao implantar um sistema GED

erros ao implantar um sistema GED
07 ago 2018
Digitalização, GED Acadêmico, Ged Contabil, Ged Contabilidade, Ged nas nuvens, GED/ECM, Gestão documental, Software, Tecnologia
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O uso de um software GED (Gestão Eletrônica de Documentos) tem se tornado cada vez mais frequente nas empresas, devido a alta importância da segurança dos dados do empreendimento. Entretanto, a desinformação faz com que muitos gestores cometam erros ao implantar um sistema GED, fazendo com que o processo de transição se torne uma desnecessária dor de cabeça.
Como o conhecimento é o segredo para o sucesso no meio corporativo e a observação de erros se faz essencial para evitar recorrências, conheça a seguir os 5 principais erros cometidos por empresas ao implantar o sistema GED.

1. Assessoria não qualificada

Por mais vantajosa que seja a implantação do software GED visando a organização de documentos empresariais, fazer a entrega do acervo documental da sua companhia em mãos erradas não é a melhor das decisões.
Isso porque uma equipe não qualificada junto de um suporte com treinamento ineficaz pode comprometer a migração dos arquivos. Para evitar este erro, busque uma empresa de administração de documentos com expertise para solucionar todos os seus problemas, sem criar outros.

2. Imprecisão das demandas

Embora certos gestores tenham conhecimento daquilo que companhia necessita e qual a solução apropriada, eles não sabem como exatamente fazer a busca, tampouco daquilo que se pretender alcançar. Esta ausência de visão e determinação de um objetivo para guardar e gerenciar documentos pode complicar o procedimento de implantação do software GED.
Para que se obtenha êxito ao implantar o sistema GED, é fundamental que se tenha uma análise prévia do número e qualidade do acervo, assim como as necessidades e hábitos de acesso.


3. Criação excessiva de regras irrelevantes

Quando uma empresa decide investir no software de Gestão Eletrônica de Documentos, ela almeja obter:
– Segurança dos dados;
– Rapidez;
– Simplificação de procedimentos;
– Organização e controle.
Em outras palavras, de nada serve implantar um sistema GED se existir a demanda de regras excessivas, irrelevantes, desnecessárias e sem nenhuma ordem de prioridade. Neste tipo de situação, o programa acaba se tornando inacessível.
Sendo assim, a definição das necessidades para registro, organização, arquivamento e digitalização são fundamentais, bem como a definição de um objetivo simples e claro, para que assim possam ser tratados os documentos presentes, e desenvolvidas estratégias práticas para a posterioridade.

4. Escolha errada do software GED

Outro erro bastante comum e que deve ser evitado é má escolha do sistema GED. Existem diversos softwares para gestão eletrônica de documentos, onde cada um possui funcionalidades específicas.
As organizações que precisam de uma gestão de documentos mais simples, por exemplo, normalmente investem em soluções com funções padronizadas para uma sistematização simples.
É importante dizer que o erro não está na organização de documentos empresariais por meio de um software padronizado – desde que ele atenda a todas as demandas. Trata-se de um critério que somente o gestor poderá avaliar.
Um sistema GED pode contar com funcionalidades personalizadas, tais como a criação de usuários e níveis de acesso aos arquivos.

5. Armazenamento inadequado da documentação física

Feita a digitalização dos documentos da empresa, onde os documentos originais devem ser mantidos? Esta é a dúvida de muitos empreendedores, e também é aí onde muitos erram: Na forma como guardam os arquivos.
A preservação da documentação física mesmo após a digitalização é primordial, devendo ser uma das preocupações do gestor. Por isso, também é importante que se tenha uma estratégia de como será o procedimento de armazenamento dos arquivos originais.

Acima você conferiu os 5 erros que muitas empresas cometem ao implantar um sistema GED. Para evitar que isso aconteça com você, entre em contato conosco e conheça nossas soluções, acesse: www.grupogerenciar.com.br. Com o Grupo Gerenciar, é possível desenvolver soluções que atendam às demandas de qualquer empreendimento com eficácia.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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