Digitalização e microfilmagem: qual a diferença?

O acúmulo de documentos em papel se tornou um problema para as organizações em tempos mais recentes. Afinal para qualquer modelo de negócio, privado ou público, este é um suporte cada vez menos prático. É preciso estrutura física para acomodar os documentos, além de cuidados específicos para sua conservação. É por isto que vêm sendo cada vez mais utilizadas as técnicas de atualização, especialmente digitalização e microfilmagem.

Você sabe qual a diferença entre Digitalização e microfilmagem?

Digitalização

Este é o processo mais conhecido para atualização de documentos. Neste caso é utilizada a combinação entre software e um equipamento de digitalização, como um scanner. Trata-se de um procedimento muito similar ao que se faz em casa com um hardware doméstico.

Os documentos que forem assim atualizados passarão a ser armazenados virtualmente. As cópias digitais poderão ser registradas em discos rígidos, dispositivos de memória, ou até mesmo na nuvem.

Vantagens da Digitalização

Esta forma de atualização de documentos permite armazenar um grande volume de arquivos. Além de permitir fácil transporte e consulta. Este acesso mediado por softwares permite inclusive que mais de uma pessoa visualize simultaneamente o documento. Torna-se também mais fácil organizar os seus arquivos desta forma. Entre os benefícios que serão agregados à organização estão:

• Facilidade para acessar, organizar e recuperar documentos;
• Otimização de espaço físico;
• Manutenção de acervo automatizada;
• Criação de um banco de dados para busca de informações;
• Documentos que podem ser disponibilizados simultaneamente para mais de um usuário;
• Arquivos não precisam estar no local de consulta – podem ser acessados pela nuvem;
• Melhoramento de legibilidade – muito útil para documentos deteriorados.

Entretanto, há um porém a ser mencionado com relação à digitalização. Para fins legais estes documentos não são válidos. Ou seja, este processo deve ser utilizado para consulta e organização, mas sem que os arquivos digitais possuam valor legal. Portanto, o documento original que foi digitalizado não poderá ser descartado.

Microfilmagem

No processo de microfilmagem é feita uma cópia dos documentos para que estes sejam armazenados em microfilme. Na prática são captadas imagens através de um procedimento fotográfico. E aqui reside a maior diferença para com a digitalização: para a legislação brasileira a microfilmagem tem o mesmo valor legal do que os documentos originais. Por conta disto, ela pode ser utilizada para preservação ou mesmo substituição dos registros em papel.

Para que os arquivos assim armazenados sejam consultados é necessária a utilização de máquinas especiais. Os recursos deste equipamento podem ser apenas de leitura, ou também incluir a impressão. Os rolos que contém os microfilmes, se armazenados de forma correta, podem durar até 500 anos sem que haja deterioração. Assim a legibilidade e a segurança dos documentos estão garantidas por um longo período de tempo.

Vantagens da microfilmagem

Resumindo os benefícios desta forma de arquivamento analógica temos o seguinte:

• Libera espaço físico na sua empresa;
• Maior segurança contra ação do tempo e perdas;
• A renovação tecnológica pouco afeta os arquivos analógicos;
• Reprodução dos arquivos em alta qualidade;
• Menor risco de falsificações;
• Fácil de fazer a gestão das informações.Possui validade jurídica

Agora que você entende as diferenças entre digitalização e microfilmagem, vale dizer que ambas são utilizadas por empresas públicas e privadas. Contudo, ao invés de escolher entre uma e outra, é altamente recomendável adotar um sistema híbrido para a sua organização. Assim é possível se beneficiar das vantagens de cada uma das formas de arquivamento.

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