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GED Contabilidade – Como funciona na prática?

GED Contabilidade – Como funciona na prática?
20 ago 2018
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Imagine quantos documentos são impressos diariamente dentro de um escritório de contabilidade. São relatórios, guias de pagamento, contas, registros, documentos oficiais. É muita coisa. E tudo deve ser rigorosamente armazenado, de maneira que futuras consultas sejam feitas de maneira rápida e simples.

A organização é algo complicado quando se trabalha um grande volume de dados e pilhas de papéis que não tem fim, mas para isso surgiu uma tecnologia chamada GED Contabilidade, que pode tomar conta de todos esses dados.

O que significa GED Contabilidade?

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Trata-se de um conjunto de ferramentas capazes de organizar e administrar de maneira digital todos os documentos do escritório contábil.

Essa é uma tecnologia que está se popularizando na contabilidade, devido à facilidade que representa ter um sistema GED Contabilidade que organiza os arquivos essenciais para os clientes e para o funcionamento da empresa. Ele é capaz de integrar todas as informações em um ambiente seguro e confiável.

Bases do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Imagine o processo de encontrar um documento necessário na hora em que ele é requerido. Pode tomar um pouco de tempo, e este pode ser muito precioso para empresas de contabilidade que trabalham com um grande fluxo de dados. O GED opera, basicamente, baseado em três pilares.

Digitalização de documentos

O Document Imaging é o processo de digitalizar os dados impressos em papéis. Contratos assinados, recibos físicos de pagamentos, guias registradas em cartório. Todos esses documentos e muitos outros passam pela captura da informação através de um scanner, e ficam disponíveis de maneira digital, reduzindo significativamente o espaço físico necessário para armazená-las.

Gerenciamento de documentos

Quando eles já estão digitalizados, é necessário que sejam organizados de maneira que os usuários possam encontrá-los com facilidade. Geralmente as pastas são criadas baseadas nos tópicos que elas irão armazenar, e quanto mais informação for adicionada ao arquivo, mais fácil será a identificação em meio ao banco de dados.

Os governos, escritórios e empresas estão caminhando em uma só direção, em que cada vez menos cópias físicas são mantidas, de maneira que se busca evitar a produção excessiva de lixo e gastos desnecessários. Um sistema de GED também é útil para que esses documentos físicos sejam guardados com segurança, aprimorando o armazenamento e a gestão. O software é capaz de informar onde as cópias ficam armazenadas, por quanto tempo estarão disponíveis, e ainda controla os empréstimos realizados, garantindo a melhor otimização possível nos processos que envolvem tais informações.

Workflow

O fluxo de produção é uma série de processos padronizados e elaborados para facilitar o uso do sistema. Seguindo procedimentos bem definidos, os prazos são respeitados, é possível avaliar a produtividade, e a qualidade geral do serviço é ampliada significativamente. Por isso é essencial um software GED Contabilidade ter o workflow integrado.

O que isso significa na prática?

Pense em todos os serviços prestados por uma contabilidade. Cada um deles possui as suas especificidades, por exemplo, a abertura de uma empresa envolve a obtenção de alvarás, registros nos órgãos públicos, geração de notas fiscais e muitas outras etapas. Enquanto a admissão de um funcionário é feita em alguns dias com o contrato assinado, protocolo de admissão no sistema e cumprimento das exigências legais.

O que torna todos esses serviços comuns é a necessidade de seguir prazos estritos. Resolver os problemas com velocidade, assim como avançar na cadeia produtiva, é essencial para qualquer escritório de contabilidade que busca se manter no mercado.

Um software GED ajudará a automatizar os processos, capturar, armazenar e processar os documentos de acordo com um workflow bem definido. Por exemplo, se você precisa emitir folhas de pagamento mensalmente em uma data específica, o sistema irá te avisar que o prazo está chegando, e irá disponibilizar todos os documentos necessários para realizar o cálculo, além de poder ser configurado para fazer isso automaticamente.

A qualidade do serviço tende a aumentar quando um sistema digital é implantado, uma vez que as falhas humanas são reduzidas drasticamente. Com o GED Contabilidade é possível notar inconsistências entre informações declaradas, e encontrar soluções para resolvê-las.

Hoje em dia é mais do que necessário conhecer as novas tecnologias disponíveis para otimizar os processos em um escritório de contabilidade. Isso mantém a qualidade do serviço e reduz o tempo necessário para que determinados processos sejam finalizados. O Grupo Gerenciar oferece serviços em gerenciamento eletrônico de documentos e está pronto para se tornar um aliado da sua empresa, entre em contato comercial@grupogerenciar.com.br, e acesse o nosso site para mais informações.

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