Saiba como implantar um sistema GED nas empresas de urbanismo

As demandas no setor privado de urbanismo vêm crescendo nos últimos anos. E, com mais oportunidades, os negócios na área também têm mais desafios. Por isso é importante saber como implementar um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), nas empresas de urbanismo para centralizar e automatizar documentos.

Além disso, é possível dar mais ênfase nas rotinas produtivas internas. Assim, as organizações que utilizam essa ferramenta se destacam pelo comprometimento com os projetos exigidos pelos clientes, conseguem se organizar e planejar – principalmente na área de urbanismo, que conta com os mais variados documentos.

Processo de implementação do ged

O primeiro passo para implementar um sistema GED nas empresas de urbanismo é procurar o serviço e softwares mais adequados para o seu caso – como da Gerenciar, que conta com soluções exclusivas para profissionais e negócios do ramo de urbanismo. Aqui é importante analisar todos os componentes que o serviço disponibilizará para a sua empresa.

Como o urbanismo lida com diferentes tipos de plantas (irregular, ortogonal, radioconcêntrica, entre outras), dossiê do lote, dossiê do cliente, é preciso ter um serviço que envolta toda a gestão dos documentos, sendo, a criação de um MGD – manual de gestão documental, aquisição de um software GED, a digitalização de documentos, permitindo que você acesse as informações, gerencie o material através de plataformas digitais.

E, no processo para implementar um GED na sua empresa de urbanismo, precisará ver a disponibilidade da digitalização em grandes formatos. Este método é o processo de conversão de documentos físicos acima de A3 (plantas, projetos em geral) em imagem digital, sendo ideal para organizações que precisam das plantas em tamanho real nos dispositivos digitais.

Plano Diretor

A prestação de serviços para o Poder Público – ou, na maioria dos casos, para o Município – é uma das principais áreas de atuação das empresas de urbanismo. Desta forma, é importante saber como implantar o GED para que as demandas do Plano Diretor possam ser centralizadas e compartilhadas por apenas um software.

Isto porque o Plano Diretor é um documento que irá definir questões territoriais e espaciais do Município, sendo necessária uma boa gestão de toda a papelada que será utilizada durante a prestação de serviços. Sem implantar um GED, os processos podem se tornar muito mais burocráticos, a logística comprometerá o cronograma e, em alguns casos, a própria administração pública exige que os documentos estejam digitalizados.

Auxílio profissional

Em resumo, para implantar um sistema GED nas empresas de urbanismo é preciso de um software que faça toda a gestão documental do negócio, mas também que ofereça soluções pontuais para este setor – principalmente por lidar com um grande volume de documentos que precisam ser digitalizados.

E o auxílio profissional neste sentido se faz indispensável. Ao conhecer e analisar quais demandas sua empresa necessita cobrir através do GED, a organização contratada para este tipo de serviço pode mostrar todas as ferramentas que o software disponibiliza – como workflow, centro de documentação do cliente e o próprio módulo urbanismo (este último oferecido pelo Gerenciar).

Para completar, sabendo que os setores de construção – principalmente arquitetura – são integradas ao urbanismo, implantar um sistema GED através de uma empresa especializada no assunto pode aumentar o alcance do trabalho que seu empreendimento realiza. Consequentemente, atraem-se novos clientes e parceiros comerciais.

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