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Gestão Documental: As vantagens de automatizar esse processo

Gestão Documental: As vantagens de automatizar esse processo
21 set 2018
Arquivamento, Arquivar, Arquivo Digital, Digitalização, Documentos, GED Acadêmico, Ged Contabil, Ged Contabilidade, GED/ECM, Gestão documental, Organização, Software, Tecnologia
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Com o crescimento cada vez mais acentuado de tecnologias em nosso cotidiano, como as redes sociais, aplicativos e dispositivos diferenciados, o documento físico está sendo quase que extinguido da rotina das empresas, que passaram a utilizar assinaturas digitais. Junto a esse movimento, a gestão documental se viu obrigada a se atualizar nesse sentido, automatizando os seus processos.

A sustentabilidade também foi outro impulso para a automatização da gestão documental, uma vez que os cidadãos passaram a pensar no desperdício de papeis recorrentes na rotina da humanidade, que estavam prejudicando cada vez mais o meio ambiente. Com isso, a tecnologia uniu o útil ao agradável, aumentando a eficiência do setor documental e reduzindo a necessidade de intervenção humana.

As vantagens da automatização da gestão documental

A maioria das empresas guarda uma grande quantidade de documentos muito importantes para a história da empresa, contratos, formulários, relatórios, dossiê de funcionários, de operações, planos de produção, documentos de ordens jurídicas, fiscais ou econômicas, entre outros.

Motivações

Ainda é comum que se armazene esses documentos em locais que não os comportam de fato. Tais documentos geralmente possuem uma relevância extrema para o patrimônio da empresa e, se guardados por muito tempo em ambientes fechados, podem deteriorar-se e ter sua integridade perdida. Além disso, o tempo gasto por funcionários procurando tais documentações quando necessário é muito grande, o que interfere na produção e nos ganhos da empresa.

Melhora a busca e organização

Por isso a automatização desses documentos e da sua gestão é tão necessária. Esta é realizada por meio de softwares e dispositivos eletrônicos capazes de transferir e digitalizar todas as operações e documentos, a fim de agilizar a busca, a organização e a agilidade das atividades do setor. A busca por documentos também é muito facilitada, melhorando o atendimento ao cliente e a dinâmica de toda a empresa.

Através da digitalização e armazenamento em nuvem através do GED, esses documentos podem ser facilmente indexados, de acordo com a necessidade da empresa, facilitando toda a gestão desses arquivos. Assim, basta realizar uma busca com o nome do documento, data ou outro detalhe contido no mesmo, para achá-lo. Tal dinâmica facilita também a gestão e o controle das documentações, evitando a perda acidental de um papel importante.

Com isso, todo o trabalho é reduzido, evitando-se as tarefas burocráticas de solicitação, controle e devolução dos documentos impressos, o que reduz, por sua vez, os custos de todos esses processos.

Reduz o erro humano

As chances de erro humano também são reduzidas, já que a maioria dos processos será realizada de maneira automática, evitando o retrabalho. Além disso, o espaço antes usado para armazenar essas documentações poderá ser utilizado para outras finalidades realmente produtivas para a empresa.

Segurança

Apesar da agilidade proporcionada pela automatização, é necessário se atentar à segurança desses documentos. Por isso, alinhe junto ao setor de Tecnologia da Informação (TI) da sua empresa ou de uma terceirizada, para que seja possível controlar o acesso aos documentos.

Assim, só poderão ser visualizados e movidos por determinados funcionários. Isso também é outra benesse da digitalização, uma vez que se tem maior segurança sobre a integridade das informações contidas nesses documentos e o acesso às mesmas.

São inúmeras as vantagens que a gestão documental pode proporcionar ao seu negócio, por isso, tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções: www.grupogerenciar.com.br. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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