Saiba quais erros você não pode cometer na sua Gestão de Notas Fiscais Eletrônicas

Realizar a gestão das notas fiscais em sua empresa é um fator determinante para que se possa evitar muitos problemas e transtornos. Essa gestão deve englobar tanto as notas de entradas, quanto as de saídas. Por isso, é importante saber quais erros devem ser evitados na gestão de notas fiscais e, desse modo, ter mais tranquilidade e produtividade.

Veja, neste artigo, quais são os erros mais cometidos e como evitá-los!

Achar que a DANFE é o documento fiscal

É muito comum as pessoas acharem que o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é o documento fiscal. Esse documento, como o próprio nome diz, é auxiliar e utilizado apenas para o seu transporte e, também, para que o destinatário possa realizar a escrituração da nota fiscal.

Não verificar a autenticidade da nota fiscal

Não verificar a autenticidade da nota fiscal é um erro muito grave, dado que, como dito anteriormente, a DANFE não é a nota fiscal, mas sim, apenas um documento que lhe auxilia em algumas atividades como, por exemplo, a verificação da sua autenticidade.

Com a chave de acesso, você deve verificar se a nota fiscal foi assinada digitalmente pelo emissor, e se foi processada e registrada na Secretaria de Fazenda, responsável pela sua homologação.

Não armazenar os arquivos XMLs

Apesar de a nota fiscal eletrônica estar em vigor há alguns anos, muitas empresas ainda negligenciam o armazenamento dos arquivos XMLs que, ao contrário das DANFEs, são os documentos fiscais que formalizam a negociação comercial.

O não armazenamento dos arquivos XMLs das notas fiscais emitidas e recebidas pode implicar em sanções e multas por parte dos órgãos fiscalizadores.

Não respeitar o tempo de guarda de documentos estabelecido pela lei

Todo documento possui regras que estabelecem o tempo mínimo que deve ser mantido. Isso não poderia ser diferente com os arquivos XMLs das notas fiscais, que possuem um tempo estabelecido de 5 anos para serem armazenados em meios eletrônicos.

No entanto, vendedores e consumidores ainda negligenciam essa regra e, devido a isso, podem ser penalizados com sanções e multas.

Não classificar e arquivar as notas fiscais eletrônicas de forma adequada

Toda nota fiscal é uma fonte de informações, independe da sua natureza (compra, venda, remessa em garantia, etc.) e, para que as suas consultas sejam realizadas de forma efetiva, é necessário que, primeiramente, seja feita a classificação e arquivamento de forma correta. No entanto, muitas empresas ainda não possuem um padrão sólido e efetivo para arquivar esse tipo de documento.

Vale ressaltar que, essa metodologia deve ser empregada tanto aos documentos fiscais que estão no formato XML, quanto no formato impresso (físico). Ou seja, deve haver a cautela ao manipular, classificar e arquivar as notas fiscais nos formatos físicos e digitais.

Nesse contexto, uma plataforma como o GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos – é a solução ideal para a sua empresa. Acesse o nosso site e saiba mais a respeito dessa excelente ferramenta!

Não realizar cópias de segurança

Não ter backup dos arquivos das suas notas fiscais é um erro muito comum e pode trazer muitos transtornos. Por mais que a empresa adote uma política adequada de armazenagem em meios eletrônicos, não ter cópias de segurança pode representar o risco de perda de informações importantes.

O ideal é que sejam realizadas cópias de segurança em nuvem, alocadas em plataformas confiáveis, que proporcionem a segurança e integridade dos dados. Nesse caso, é de grande importância contar com os serviços de uma empresa especializada, que proporcione a qualidade nos seus serviços e ofereça todo o apoio necessário para que a sua empresa tenha tranquilidade em confiar os seus arquivos.

Com as dicas citadas aqui, certamente, você evitará cometer esses erros e evitará muitos transtornos.

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