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Terceirização Guarda de Documentos Físicos: Conheça os benefícios para sua empresa

Terceirização Guarda de Documentos Físicos Para Sua Empresa
08 out 2018
Arquivamento, Gestão documental, Organização, Terceirização de documentos
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Para algumas empresas, gerenciar os seus próprios arquivos muitas vezes pode representar um grande dilema. Por esse motivo, é cada vez mais comum que essas organizações optem pela terceirização de guarda física de documentos.

Esse tipo de serviço garante a conservação dos variados arquivos da empresa, evitando problemas como perdas de parte do documento, papéis sujos ou amassados ou deteriorados e até mofo, umidade e pragas. Além do mais, é uma forma prática de mantê-los organizados e pode, inclusive, ajudar os funcionários a economizar tempo na hora de procurar um documento.

Contratar um serviço de guarda de documentos pode ser muito vantajoso para a sua empresa. Para te mostrar isso, separamos os 5 principais benefícios que esse investimento pode trazer para você. Acompanhe a seguir!

1. Documentos conservados

Uma empresa precisa lidar diariamente com diversos tipos de documentos, sejam contratos, faturas, notas fiscais, recibos, comprovantes, promissórias, dentre outros. Situações como o constante manuseio e o armazenamento incorreto podem prejudicar e até inutilizar os arquivos.

Ao contratar o serviço de guarda de documentos para a sua empresa, você faz com que os arquivos sejam armazenados em local propício e adequado. Assim, é possível garantir a sua integridade física dos papéis e evitar que eles entrem em contato com problemas como mofo, poeira, umidade, ataque de pragas e até mesmo incêndios.

2. Documentos seguros

A terceirização de guarda física dos documentos da sua empresa também é uma forma de restringir o acesso aos arquivos. Dessa forma, somente funcionários autorizados podem manusear papéis importantes, garantindo, assim, a segurança do acervo e a confidencialidade das informações, evitando que elas caiam em mãos erradas.

3. Documentos organizados

Além de garantir a segurança e a conservação dos arquivos da sua empresa, contratar o serviço de guarda de documentos irá contribuir para mantê-los sempre organizados. A organização dos documentos, por sua vez, é capaz de agilizar os processos da empresa, fazendo com que funcionários de diversos setores, especialmente daqueles que lidam diariamente com uma série de documentos, como o Recursos Humanos, não percam um tempo precioso procurando determinado arquivo.

Aliás, o tempo que os seus funcionários economizam na procura por documentos pode ser empregado com as outras atividades objetivas da empresa.

4. Redução de despesas

Outro benefício importante da terceirização de guarda de documentos é a redução de despesas. Em algumas ocasiões, como disputas judiciais, e processos trabalhistas e fiscais, a empresa tem por obrigação guardar os arquivos por um período determinado por lei. A perda desses documentos pode acarretar em multas elevadíssimas, o que pode ser evitado com a contratação de um serviço especializado.

5. Reaproveitamento de espaço

Por último, vale ressaltar que um dos principais benefícios da terceirização de guarda física de documentos é que a sua empresa pode reaproveitar o espaço onde os arquivos estão atualmente armazenados. Esse espaço pode ser utilizado para outros fins que possam agregar valor ao seu negócio.

Entendeu por que é vantajoso contratar uma empresa especializada na guarda física de documentos?

Tenha um diferencial na sua empresa. Entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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