Como um Software GED pode aumentar a eficiência dos processos administrativos?

Os softwares de gestão eletrônica de documentos (ou GED) não se resumem a simples plataformas para acessar documentos digitalizados. Tratam-se de poderosas soluções de gestão que integram diversas ferramentas para digitalizar, assim como também organizar e acessar de forma inteligente um determinado acervo documental.

Ganhando em competitividade

As organizações do Século XXI sabem que é essencial aumentar o nível da eficiência operacional para ter competitividade, ainda mais em um momento econômico complicado como o que vivemos.

A melhor maneira de fazer isso é através de simplificação, padronização e automatização dos processos gerenciais, e os serviços de GED Administrativo são soluções primordiais para alcançar esses objetivos.

Eficiência corporativa

Quando falamos em eficiência não estamos sugerindo um conceito optativo ou de segunda classe. Eficiência no uso dos recursos e na gestão dos processos é questão de sobrevivência. No entanto, muitas empresas ainda insistem em processos gerenciais antigos e ineficientes que representam um gargalo para o crescimento dos negócios.

A modernização dos sistemas de armazenamento e gestão dos documentos pode ser benéfica para qualquer empresa, independente do tamanho e da área de atuação, pois permite que as organizações possam alcançar novos patamares de efetividade na segurança das informações, otimização dos espaços físicos, controle dos acessos e aumento da produtividade.

Como ganhar eficiência através de um software GED Administrativo

A diferença entre solicitar um documento para o setor de arquivo e aguardar horas para, eventualmente, receber o documento errado ou digitar algumas palavras em um software e ter acesso instantâneo ao documento necessário já deveria ser argumento suficiente para atestar o ganho de eficiência da utilização de um software de gestão eletrônica de documentos em uma organização.

Entretanto, a rapidez do acesso não é a única vantagem de um software de GED.

O serviço permite que a transferência e acesso instantâneo de documentos através dos setores de uma empresa com um simples clique. Com um banco de dados estruturado e online é muito fácil enviar arquivos, até mesmo para o outro lado do mundo, sem esforço.

Segurança

O elevado grau de efetividade dos documentos, através dos sistemas de criptografia, e a gestão de permissões de acesso permitem que os processos administrativos sejam muito mais seguros.

Empresas que não possuem o GED Administrativo estão vulneráveis a espionagem corporativa, vazamento de informações sigilosas ou a perda permanente de documentos, como no caso de roubos ou desastres. Com os documentos digitais armazenados em uma boa plataforma de sistema GED, no entanto, a possibilidade de ocorrer problemas como estes será mínima.

Integração com outras ferramentas

A possibilidade de usar o software de GED Administrativo na sua empresa em conjunto com outras soluções facilita muito a gestão de uma empresa. A criação e a estruturação de um fluxo de trabalho automatizado e contínuo, através de uma ferramenta workflow integrada à ferramentas gerenciais e tributárias, assinatura digital e serviços para gestão de projetos torna os processos administrativos melhor e mais dinâmico.

A tecnologia permite que qualquer organização possa otimizar os seus processos, melhorando a gestão e ganhando em competitividade, e, como vimos neste artigo, a gestão eletrônica de documentos é essa solução essencial para deixar as rotinas de trabalho ainda mais eficientes e eficazes.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

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