Afinal, devo digitalizar todos os documentos físicos da minha empresa?

A digitalização de documentos é um processo pelo qual cada vez mais empresas estão optando. Essa solução ajuda a economizar mais recursos financeiros, otimiza o uso de espaço físico na empresa e garante um maior ganho de tempo durante o trabalho, já que os documentos são mais fáceis de acessar e localizar. Porém, com essa opção surgem algumas dúvidas. Uma delas é: será que você deve digitalizar todos os documentos físicos da sua empresa?

Cada empresa é única

É claro que cada empresa tem suas características únicas. Seu objetivo, seus recursos e até mesmo, a sua forma de trabalhar.

Por isso, a gestão documental é fundamental para ajudar a empresa a entender como utilizar esse recurso de forma ótima. Mas, de maneira geral, qualquer documento pode ser digitalizado e trazer muitos benefícios durante o processo.

Os documentos essenciais

Certos documentos são essenciais. São registros críticos que podem conter informações oficiais ou delicadas, que devem ser protegidas a todo custo.

Mesmo que eles não sejam acessados com muita frequência, existem fatores de risco como incêndios e outros sinistros que podem destruir os arquivos, e proteger esses documentos é fundamental. Por isso, a digitalização garante a sua segurança, a partir de uma organização mais segura.

Os documentos oficiais

Assim como alguns registros específicos essenciais, os demais documentos originais físicos também precisam ser guardados durante algum período de tempo específico ou, até mesmo, durante todo o funcionamento da empresa. Por isso, a digitalização é uma forma de protegê-los.

Além disso, com a Lei de Digitalização de Documental (Lei 12.682/12), os documentos digitalizados e com certificação digital, passam a ter praticamente o mesmo respaldo jurídico dos documentos originais físicos, fazendo com que essa opção seja usada até mesmo em meios judiciais. Por isso, digitalizar esses documentos é seguro e fundamental para a preservação do original.

Os documentos mais acessados

Todos os documentos são importantes, mas alguns precisam estar à mão o tempo todo, seja para consulta ou para uso prático. Para esses documentos, a digitalização tem todos os benefícios.

Primeiramente, ela elimina a necessidade de se deslocar até o acervo físico, e de perder tempo procurando o arquivo. Por mais que o acervo físico seja organizado, é muito comum que o documento seja colocado no lugar errado, ou que seja momentaneamente perdido. É preciso haver muita organização para garantir que ele estará sempre no lugar correto.

Com a digitalização, a organização prática é muito menor. Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos facilitam o armazenamento, a localização, e o compartilhamento de todos os documentos que precisam ser acessados com muita frequência.

A digitalização dos documentos da empresa

Além dos benefícios específicos de cada tipo de documento, os documentos aproveitam uma vantagem em comum. Digitalizar todos os papéis é uma ótima forma de garantir o melhor aproveitamento do espaço da empresa, do tempo do funcionário e do manuseio excessivo dos arquivos.

Todos os documentos ficam mais seguros, e não há a necessidade de perder muito tempo procurando-os.

Por todos esses motivos, qualquer documento da empresa pode ser digitalizado, mesmo os oficiais, e todos trazem inúmeros benefícios. Portanto, é importante avaliar se o processo de digitalização é benéfico, e ele quase sempre é. Os documentos mais importantes estarão mais seguros e as informações requisitadas serão acessadas com mais facilidade.

Por isso, analise bem e confira como vale muito a pena digitalizar os documentos físicos da sua empresa. Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções. Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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