5 cuidados que você deve ter na hora de armazenar seus arquivos digitais

Não há empresa hoje em dia que não mantenha arquivos digitais como parte de sua rotina. Seja ao guardar apenas alguns documentos essenciais, seja ao digitalizar toda sua papelada para preservá-la. É inevitável ter que lidar com inúmeros registros virtuais, que podem estar em um computador, um HD externo ou na nuvem. Mas não é porque esse meio é considerado mais seguro para proteger esses documentos tão essenciais que não deve agir com cautela. Por isso, conheça os principais cuidados que deve ter ao armazenar seus arquivos digitais:

Use um software de confiança

Para ter uma administração eficiente dos seus documentos virtuais é indispensável utilizar um programa que facilite o trabalho e evite erros. O GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um sistema de gestão criado para dar controle de todos os arquivos digitais para o gestor. Ele elimina desperdícios, tanto de tempo quanto de custo. Mas para que isso aconteça, é preciso conhecer bem a empresa que deseja contratar. Dessa forma poderá garantir que seja uma organização experiente no setor e que forneça um sistema completo para se adequar às suas necessidades.

Defina quem terá acesso

Mesmo sendo digitalizados, os documentos de uma empresa, em sua maioria, são privados e merecem cuidados especiais. Alguns contêm informações sigilosas, enquanto outros devem estar disponíveis para os colaboradores fazerem seu trabalho. É fundamental definir o que poderá ser acessado de acordo com nível e função, isso pode ser feito no próprio software. Assim você terá mais segurança para seus dados e evitará vazamento de informações inadequadas. É importante lembrar também que, mesmo usando sistemas na nuvem, é preciso assegurar que os dispositivos usados também devem estar seguros para acessá-los.

Escolha boas senhas

Reforçar a segurança de suas informações nunca é demais. Por isso, certifique-se que todas as senhas de acesso, do computador ao software, sejam seguras. Evite envolver datas e nomes óbvios, use senhas complexas, não as repita, altere-as periodicamente e sempre faça logout quando sair. Tenha cuidado com perguntas de segurança e métodos de recuperação de senha, para que também não sejam muito fáceis. Em partes mais sigilosas, adote a autenticação de dois passos e/ou criptografia para elevar a proteção.

Faça backup constantemente

É claro que ninguém espera perder seus dados em algum acidente ou ataque. Mas é bom garantir que terá uma forma de recuperá-los para não ter dias, meses ou até anos de trabalho perdido permanentemente. Por isso, tenha uma forma de backup para armazenar e salvar o trabalho com a maior frequência possível. Assim terá uma forma de recuperar os documentos a qualquer momento para dar prosseguimento ao trabalho sem maiores prejuízos.

Organize seus arquivos

Assim como os documentos físicos, os digitais também devem estar bem organizados e indexados adequadamente. Isso agiliza o trabalho de armazenar, facilita a busca e evita que dados sejam perdidos por descuido. Use nomenclatura adequada para identificar o que é o que facilmente e utilize pastas e subpastas para agrupar arquivos relacionados. Quando algum documento não tiver mais utilidade (valor jurídico), delete-os para não formar lixo eletrônico no meio das informações mais vitais para o seu negócio. Uma boa gestão exige organização.

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