Saiba como um sistema GED otimiza a busca de documentos nas empresas

A tecnologia ganhou espaço nas tarefas do dia a dia e, nas empresas, é um fator imprescindível. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), por exemplo, otimiza e potencializa a gestão e busca de documentos.

O que é o sistema GED?

O sistema armazena e gerencia tanto arquivos físicos quanto arquivos digitais por meio de um conjunto de tecnologias. Na prática, isso significa que o sistema, além de armazenar, recupera e localiza informações que estão presentes em dados eletrônicos e em documentos.

Tais documentos podem ser das mais variadas formas, como som, imagem, microfilme, arquivos de texto, planilhas eletrônicas, papel ou outros.

Com isso, a organização e o acesso às informações importantes dentro da empresa são simplificados. Como todos os dados estarão integrados em um sistema, os resultados otimizam o funcionamento dos negócios.

Além da simples conversão de um documento físico para um arquivo digital, o sistema GED permite também controlar e compartilhar informações.

É importante destacar que a segurança no armazenamento de dados é um dos grandes destaques do sistema de gestão eletrônica dos documentos, uma vez que os usuários podem acessar as informações de forma rápida e segura, pois a gestão dos arquivos passa a ser organizada por meio de um software.

Otimização do tempo na busca de documentos

O sistema GED traz benefícios para todos os setores da empresa. Como ele categoriza os documentos por meio de temporalidades e parâmetros específicos, isso permite maior controle das ações, além de otimizar tempo.

Afinal, a precisão e a velocidade para localizar um determinado documento aumentam drasticamente. O resultado se transforma em benefícios para o próprio cliente, que passa a contar com respostas precisas e rápidas.

Sistema GED e a busca avançada

Para otimizar a busca de documentos, a tecnologia GED é uma ferramenta que permite pesquisa avançada por meio da indexação, que nada mais é que uma atividade que possui rotinas e procedimentos específicos para gerenciar informações.

Quais empresas podem optar pelo sistema?

Todos os ramos de atividades podem aderir ao sistema GED, independentemente do porte ou segmento da empresa. Hospitais, clínicas, escritórios de contabilidade, cooperativas de crédito, indústrias, empresas de urbanismo, imobiliárias e instituições são apenas alguns exemplos de estabelecimentos que optam pelos serviços.

As instituições de ensino superior são as que devem ficar mais atentas à importância da solução. A portaria 315/2018, do Ministério da Educação, informa que todas as instituições de ensino superior, públicas ou privadas, devem migrar os documentos do meio físico para o digital. O prazo se encerra em abril de 2020.

Além da simples digitalização, é preciso gerenciar uma base de dados que preserve o acervo acadêmico com segurança. Se as instituições não estiverem adequadas às novas regras, elas podem ser acusadas de irregularidade administrativa e sofrer as sanções da lei.

Gerenciar é a solução

Para garantir uma base de dados consistente, você precisa de uma empresa especializada, detentora de tecnologia em gestão eletrônica de documentos e expert em gestão documental. A Gerenciar possui, em seu quadro, profissionais capacitados e as soluções mais eficazes para que haja uma garantia de qualidade e segurança na hora de implantar a solução.

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