Por que abandonar o uso arquivos em papéis é um desafio nas empresas de hoje?

É de conhecimento geral que o uso de arquivos em papéis nas empresas é grande, e apesar das buscas pela diminuição do uso do papel e aumento de documentos digitalizados ainda é difícil ver uma mudança significativa e relevante nas organizações.

As salas de arquivo, até este momento, continuam sendo alimentadas pelos diversos setores existentes e este hábito não parece ter uma previsão de diminuir. Mas primeiro, por que a redução de arquivos em papéis é interessante?

Problemas causados por documentos impressos

Primeiramente, documentos impressos podem ser perdidos de maneira muito fácil, não sendo então a melhor maneira de armazenamento. Além disso, documentos digitais são bem mais fáceis de serem localizados e arquivados.

O ambiente de trabalho também fica mais organizado sem o acúmulo de papel, além do ganho de espaço que o descarte de documentos impressos traria. A prevenção do meio ambiente é outro fator que se coloca na conta, levando-se em consideração que o desmatamento é um dos grandes problemas enfrentados pela humanidade atualmente.

E um dos motivos mais importantes: a diminuição de gastos. Desde a compra do papel, até o valor de impressão, é inevitável falar da economia que o abandono de documentos impressos poderia trazer a uma empresa.

Documentos eletrônicos e processos online

Alguns órgãos públicos já abraçaram o recurso digital e deixaram para trás o uso de formulários físicos. Entre eles pode-se citar o uso de notas fiscais eletrônicas e processos judiciais que podem ser feitos online.

Grande parte das empresas já aderiu a estes processos e não usam mais as formas físicas de determinados registros. Mas existem outras formas de diminuir o consumo de papel?

Conscientização dos funcionários

Até por questões de responsabilidade sociais relacionadas ao meio ambiente, é indiscutível que as organizações façam campanhas e projetos que conscientizem os empregados a diminuírem o consumo de papel.

Este trabalho pode ser feito através de metas a cumprirem, campanhas internas e projetos que incentivem os funcionários a participarem (como gincanas e sorteios). Seja aberto sobre a importância de imprimir somente o necessário, usar o modo econômico das impressoras e sempre que possível utilizar a frente e o verso da folha.

Descarte de arquivos em papéis

As tabelas de temporalidades são essenciais para determinarem por quanto tempo os documentos precisam ficar arquivados. Além de impedir o descarte de documentos importantes e maior organização dos mesmos, permitirá que sua empresa se livre de arquivos que não são mais necessários.

O grande desafio encontrado pelas empresas

Apesar de todos os benefícios que a diminuição de documentos físicos pode trazer, os documentos digitalizados não tem o mesmo respaldo jurídico, e este é o grande problema das empresas quando se trata de abandonar arquivos em papéis.

A Lei 12.865/2013 sofreu algumas alterações, sendo assim, atualmente os documentos, atos e termos que estão relacionados à administração tributária podem ser guardados somente em suas formas digitais, depois de certificados.

Quaisquer outros documentos, com exceção daqueles que foram desenvolvidos de forma completamente eletrônica, incluindo as assinaturas, devem ter em formato físico, não podendo ser descartado mesmo após a certificação do arquivo digitalizado. Sendo assim, por motivos legais, o uso de arquivos em papéis é indispensável para as empresas, a não ser que tenha mudança nas leis.

Sejam os arquivos em formato eletrônico ou físico, o Grupo Gerenciar possui soluções completas e inovadoras para melhor gerenciar os documentos de sua empresa.

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