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Como a digitalização de documentos pode otimizar os processos de um setor acadêmico?

Como a digitalização de documentos pode otimizar os processos de um setor acadêmico?
14 nov 2018
Digitalização, GED Acadêmico, GED/ECM, Gestão documental, Tecnologia
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Nada mais angustiante do que precisar de um documento e não encontrá-lo. Quem trabalha no setor acadêmico sabe que a produção é extensa e, portanto, a eficiência na localização dos arquivos é imprescindível para organizar a vida no departamento.

Além disso, a questão de segurança também é uma preocupação recorrente. Saiba, então, como é possível organizar a produção de seu setor acadêmico e otimizar os processos por meio da digitalização.

Por que fazer a digitalização de documentos no setor acadêmico?

Documentos em papéis além de ocuparem espaço podem causar transtornos como traças, umidade e até mesmo alergias respiratórias. Além disso, torna a busca pelos arquivos muito trabalhosa.

Em um setor acadêmico, os arquivos são produzidos diariamente em grandes quantidades: emissão de formulários, requerimentos, certificados, protocolos, atestados. Sempre há a necessidade de criar e gerir documentos importantes.

Ao digitalizar os documentos além de resolver o problema de armazenamento há uma maior facilidade para organizar e encontrar os arquivos na hora em que for preciso, trazendo mais agilidade ao trabalho.

Digitalização agora é lei

Você sabia que o Brasil está exigindo que as instituições de ensino superior transponham seus arquivos para o meio digital? De acordo com a portaria 315/2018 do MEC isso tem que ser feito até 2020. Portanto, a questão da digitalização agora é lei. Mas não se preocupe, os benefícios de uma gestão de arquivos digital farão você buscar este serviço o quanto antes.

Benefícios da digitalização de documentos no setor acadêmico

  • Suas informações se tornam mais seguras, já que ficam organizadas e a localização se torna muito mais rápida;
  • Crie sistemas de identificação e padronização para facilitar ainda mais a busca de acordo com as características do seu setor;
  • Você tem a opção de encontrar arquivos de forma remota e em nuvem;
  • Economize espaço físico no seu departamento e não precise se preocupar com o armazenamento dos arquivos;
  • Ocorre uma integração estratégica dos processos nos setores que utilizam os documentos;

Como a gestão de arquivos da Gerenciar pode otimizar seu setor acadêmico?

Além dos processos de digitalização a Gerenciar faz a guarda dos seus documentos. Tudo é pensado de forma estratégica para facilitar o trabalho do setor acadêmico. Desde as facilidades para os alunos enviarem arquivos digitalizados até a emissão de documentos e realização de tarefas online.

Como o software é desenvolvido pela nossa empresa, podemos customizar o serviço de acordo com as suas demandas. Por isso, temos uma equipe de consultoria desde o início acompanhando todo o processo.

Conheça os diferenciais da Gerenciar

A Gerenciar realiza uma consultoria personalizada ao seu setor para entender quais as suas especificidades. Assim, desenvolvemos um processo de organização e guarda dos documentos de acordo com as necessidades do cliente. Além da digitalização, também oferecemos o serviço de microfilmagem, que possibilita a preservação e o amparo legal para o descarte de documentos temporários.

Todas estas ações são planejadas garantindo que nada seja extraviado ou descartado sem o conhecimento do cliente. Além de tudo, nosso software possui uma interface simples de usar.

Nossa empresa ainda realiza auditorias para verificar se os processos estão ocorrendo conforme o planejado.
Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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