Gestão de documentos em loteadoras e urbanizadoras: Conheça as melhores práticas

Toda empresa precisa saber lidar com um volume constante e alto de informação. Seja por processos ou vendas, compreender a melhor forma de organizar essas informações é fundamental para o sucesso da empresa. E quando falamos em negócios de loteamento e urbanismo, essa importância aumenta.

Os projetos desenvolvidos exigem que os profissionais tenham acesso àquela informação de forma segura e objetiva. Além disso, são necessárias formas de armazenamento especiais, uma vez que se trata de informações e materiais diferentes.

Investir em gestão documental é uma forma eficaz de otimizar esse processo. Ela trata de administrar documentos em diferentes fases: a corrente, que representa a primeira idade, e a intermediária, que representa a segunda idade.

A gestão de documentos em loteadoras e urbanizadoras, funciona para organizar de forma otimizada inúmeros documentos para consultas futuramente. Trata-se de um cuidado com documentos físicos, porém, com o desenvolvimento de tecnologias, novas formas são encontradas para otimizar esse processo.

O importante é que toda empresa deve investir nesse conhecimento. Inclusive, existem algumas práticas que possibilitam um melhor desempenho da gestão de documentos de empresas de loteamento e urbanismo. Veja, abaixo, algumas práticas que podem ser usadas no dia a dia para otimizar processos e proteger informações.

Defina um local específico para armazenamento

Como estamos falando no armazenamento de documentos físicos, o local deve ser escolhido com cuidado. Isso porque a má conservação dos projetos pode atrapalhar o desempenho de outros processos que dependem disso.

Mantenha os arquivos em um local específico. Assim, além de facilitar o acesso às informações, pensar nisso proporciona um controle maior desse material. Isso significa que apenas pessoas autorizadas podem ter acesso e organizar esses documentos. O mais indicado nessa situação é investir em uma sala exclusivamente para armazenar essa documentação.

Estabeleça métodos de arquivamento

Uma das regras mais importantes da gestão documental é estabelecer formas de organizar arquivos. E uma maneira de fazer isso é através da categorização dos arquivos.

A organização deve ser prática, pois todos os arquivos estarão em um mesmo local. Para isso, separe de modo universal todos os documentos. E uma dica bônus: evite generalizar a definição dos arquivos. Registrar pastas e caixas como “diversos” pode prejudicar a organização do arquivamento.

Pense que, à medida que a sua empresa tenha mais projetos, a possibilidade de sofrer com a falta de organização pode prejudicar o desempenho da mesma. Isso quer dizer que quanto mais cedo você investir nisso, melhor.

E se você já tem uma empresa desse setor, mas não investe muito nessa área, fique atento. Analise o desempenho dos projetos no decorrer dos anos e compreenda como foi a performance dos mesmos com a organização.

Pratique a indexação

Armazenando os documentos em um local único, chegou a hora de definir métodos para indexação. Critérios como data, assunto, cliente entre outros podem ser utilizados nesse momento.

Seja qual for a forma de realizar a indexação, isso deve ser feito. Dica bônus: organize os arquivos por assunto em ordem crescente. Como um mesmo cliente pode desempenhar vários projetos, é mais indicado organizar assim.

Pense no ciclo de vida dos documentos

Quando falamos em documentos armazenados fisicamente, deve-se compreender que há, também, um ciclo de vida relacionado. Isso é importante para guardar o projeto no tempo da sua produção e ainda aguardar mais algum período após a sua finalização.

Mantenha em vista a temporalidade documental. Isso quer dizer que o tempo obrigatório de arquivamento deve ser sempre pensado, seja como for. E uma das alternativas nesse momento é a escolha de soluções digitais.

Analise soluções digitais

Pensar em alternativas digitais é uma forma de otimizar a gestão documental. É uma tarefa complexa, que exige esforço e dedicação a cada dia. Mas, ao mesmo tempo, através da automatização, é possível resolver situações mais rapidamente, que poderiam demorar horas para serem solucionadas. Inclusive, os sistemas podem diminuir os riscos de erros e extravios.

Deve-se pensar, ainda, que os documentos possuem características específicas, como o tamanho do papel por exemplo. Isso exige que uma solução seja desenvolvida para atender de forma geral pontos como estes.

O gerenciamento eletrônico dos documentos permite que o armazenamento dos projetos seja mais eficiente por diversos motivos. O sistema do Grupo Gerenciar é um dos mais reconhecidos no mercado. Profissionais e empresas consolidadas buscam nossos serviços por várias razões. Entre elas estão:

  • Segurança da informação através de um software protegido contra invasões e fraudes.
  • Acesso mais rápido a projetos diversos.
  • Capacidade de armazenar grande quantidade de dados e arquivos de diversos tamanhos.
  • Acessos permitidos apenas para pessoas autorizadas.
  • Produção de relatórios gerenciais.
  • Digitalização de projetos em tamanho real.
  • Criação de um manual de Gestão Documental.

Existem ainda outras características que tornam o gerenciamento documental eletrônico realizado pelo sistema do Grupo Gerenciar um dos mais procurados no mercado. Empresas de loteamento e urbanismo buscam cada vez mais sistemas otimizados como o nosso para desenvolver todo o seu potencial.

O software é desenvolvido para ser funcional. Isso quer dizer que as informações são facilmente encontradas através de um design atrativo e objetivo. Assim, você pode acessar o sistema do notebook ou do celular sem riscos de confundir o caminho que vai seguir.

Hoje em dia, mais do que ter acesso à informação, deve-se facilitar a tomada de decisão. A rapidez e a disponibilidade desses dados são fundamentais para uma empresa de loteamento e urbanismo bem sucedida.

Lembre-se que ainda existem outros pontos importantes para o desenvolvimento da empresa. A parte operacional e financeira são outras áreas que devem ser organizadas. Com o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, notas fiscais e outros documentos são facilmente organizados, e isso permite um melhor cumprimento de prazos por parte da empresa, além de mais eficiência em suas ações e nas tomadas de decisão.

Tudo isso em um mesmo sistema de gerenciamento. Todas as informações disponibilizadas de forma organizada, com acesso apenas para pessoas autorizadas. A Gerenciar desenvolve o sistema perfeito para alavancar o seu negócio.

Tenha um diferencial na sua empresa, entre em contato conosco agora mesmo e confira nossas soluções.

Gerenciar, a inteligência documental que a sua empresa precisa.

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