Gestão documental nos hospitais e suas responsabilidades

A gestão documental faz parte da rotina de muitas organizações, mas ela assume um caráter de urgência ainda maior no âmbito hospitalar, afinal, estamos falando do cuidado com vidas. As ações neste sentido são voltadas para ampliar a eficiência nas atividades de rotina dos hospitais, melhorar a administração interna e garantir a confidencialidade dos documentos produzidos.

É importante destacar que a tecnologia é a grande aliada na melhoria do fluxo de informação nas instituições hospitalares, provocando uma série de modernizações neste processo – incluindo a forma como essas informações são arquivadas. A gestão documental nos hospitais é estabelecida por lei, e nós vamos explicar quais são as responsabilidades dessas instituições nesta atividade.

A produção documental de uma instituição hospitalar é voltada para o atendimento das rotinas administrativas e de informações de seus pacientes. Neste sentido, é fundamental que estes documentos sejam organizados, armazenados e preservados da melhor forma possível.

Nos hospitais públicos, por exemplo, a informação se constitui como componente estrutural para a prestação de serviços no Sistema Único de Saúde (SUS), seja para a disponibilização de tratamentos adequados ou propriamente no atendimento efetivo e humanizado a toda população.

Prontuário médico

O processo de gestão documental nos hospitais se inicia pelo prontuário do paciente. O prontuário médico basicamente é o acompanhamento da história da saúde de um indivíduo, no que diz respeito aos cuidados médicos prestados em seu favor. Esses dados são imprescindíveis para subsidiar a tomada de decisão dos médicos, favorecendo o bom atendimento à sociedade.

O Conselho Federal de Medicina (CFM) estabelece que os prontuários médicos em papel devem ser preservados por no mínimo 20 anos, enquanto os prontuários eletrônicos demandam de guarda permanente. É obrigação do hospital implementar uma política de guarda e sigilo do prontuário médico, na qual a gestão de documentos tem um papel fundamental.

A propósito, o prontuário eletrônico foi um dos primeiros frutos do avanço da tecnologia na gestão documental nos hospitais. Ao passo que a digitalização dos documentos favoreceu a otimização dos processos, trazendo agilidade no compartilhamento dos registros, fez-se necessário também o cuidado com a segurança desses documentos, afinal, tratam-se de informações sigilosas protegidas por lei.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

É inegável que a tecnologia trouxe qualidade no atendimento e agilidade para obter informações. Este processo aumentou a produtividade dos profissionais e até diminuiu alguns custos administrativos, como as impressões, por exemplo.

Desta forma, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) se estabeleceu como forma de modernizar essa atividade, garantindo eficiência na atualização da documentação, na interrupção do processo de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de perda do acervo.

A automação e a otimização dos processos médicos e administrativos surgiram exatamente como forma de facilitar o cumprimento dessas obrigações. Um software GED permite que os documentos sejam armazenados eletronicamente, disponibilizando-os na internet em uma rede segura.

Entre os seus ganhos estão a digitalização e indexação dos documentos, garantindo agilidade na hora de obter informações; cópias de segurança e backup periódico; redução de gastos com impressão a partir dos documentos digitais; menor circulação de documentos entre sedes, pessoas e prédios; e acesso instantâneo através de computadores, celulares e tablets.

Acesso à informação

Organizar documentos de forma coerente e preservar a documentação produzida estão entre as responsabilidades de um hospital, mas a realidade nem sempre é desta maneira. Muitas instituições apresentam ausência de estrutura para a guarda dessa documentação, expondo-os em locais impróprios e sujeitando-os à deterioração, o que dificulta radicalmente a recuperação de prontuários.

Na contramão disso, o acesso à informação por meio digital tem ajudado de forma consistente a um bom desempenho de equipes médicas no trabalho de ajudar pessoas, acesso a prontuários médicos mais antigos, ficha de clientes para exames ou mesmo acesso à informação de equipes médicas para a resolução de questões simples.

Sendo assim, a gestão de documentos hospitalares passa a fazer parte do processo institucional, possibilitando a mensuração do procedimento através de indicadores de desempenho. Os procedimentos passam a ser integrados com as equipes assistenciais (eliminando as barreiras dos arquivos médicos) e, como resultado final, garantindo a satisfação dos pacientes e dos profissionais envolvidos.

Acreditação

Acreditação é um sistema de certificação da qualidade por um organismo independente especializado naquele setor, de forma que estimule a melhoria contínua e garanta a realização de todas as atividades com segurança.

A Organização Nacional de Acreditação, também conhecida como ONA, é a responsável pelo processo permanente de avaliação e certificação da qualidade dos serviços de saúde nos hospitais que implementam programas de qualidade. Para o conseguir o certificado, os serviços devem garantir que os procedimentos médicos, assistências de saúde e a segurança da informação estão sendo feitos com excelência.

Desta forma, a gestão de documentos contribui no processo de acreditação, afinal, ela assegura que a informação produzida será bem gerenciada, garantindo a integridade, confidencialidade, autenticidade e rastreabilidade das informações, favorecendo a melhor distribuição dos espaços de guarda dos documentos, eficiência e rapidez nas atividades de rotina e controle do documento desde a sua produção até a destinação final.

Portanto, está claro que a responsabilidade dos hospitais na gestão de documentos assume um caráter muito mais complexo, pois ela não impacta somente nos procedimentos internos, mas sim na qualidade do atendimento à população. Desta forma, este compromisso com a sociedade não pode estar sujeito a erros ou falhas internas, sobretudo com as soluções tecnológicas que surgiram com o passar dos anos para modernizar a gestão de documentos.

A solução para a gestão documental nos hospitais

A Gerenciar é uma empresa de gestão de documentos que oferece consultoria, software GED/ECM, guarda de documentos, guarda de mídias de backups, digitalização de documentos, microfilmagem eletrônica de documentos e organização de arquivos.

A gestão dos documentos é feita através de estudos realizados na própria instituição, criando um Manual de Gestão Documental (MGD) específico para cada hospital e oferecendo um software próprio do Grupo Gerenciar, possibilitando assim uma customização para que a sua demanda seja sempre atendida.

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